💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.

Тема: систематизація окремих категорій документів. Індексація справ. Проходження документів.

Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.

Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:

- алфавітна (в порядку зростання від " А" до " Я". Наприк­лад: анкети, акти, акредитиви та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держава, об­ласть, місто, район та ін.);

- предметно-питальна (принцип " запит-відповідь");

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направ­ляється документація: фірма, керівник, посадова особа);

- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);

- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);

- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її

діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт облікування доку­ментів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

У закладах, де організована діяльність канцелярії 1-2-ї категорій, вхідна та вихідна документи проходять різні етапи обробки.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Головними критеріями для подання документів у струк­турні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (цирку­лярні листи та ін.).

При оцінці важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).

2. Складність і новизна питання (питань), проблеми.

3. Авторство (становище службової особи).

4. Терміновість виконання.

Вид документа та його призначення

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Особлива робота з документами в процесі документообігу вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах-

- розгляд керівником;

- виконання документа.

Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідно­го документа або в день створення проекту вихідного докумен­та. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терм­іну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в ре­золюціях.

Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.

Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обся­гом документів організації за визначений період часу.

Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.

Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.

Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копій Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілю­струє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості да­них про обсяг документа.

Реєстрація, індексація та систематизація документів