ЦХП на підставі заявок-розрахунків, що до них надійшли, складають зведені заявки-розрахунки та укладають договори з постачальниками на виготовлення знаків розрізнення.

5. Вищий начальницький склад працівників залізничного транспорту може замовляти виготовлення форменого одягу, в т.ч. із матеріалу поліпшеної якості, в ательє, у цехах пошиття структурних підрозділів залізниць та відділі надання побутових послуг ДП " Укрзалізничпостач" по індивідуальним замовленням згідно із затвердженими технічними умовами за власні кошти.

6. Розрахунки між ЦХП, НХ та підприємствами залізничного транспорту за отриманий формений одяг та знаки розрізнення здійснюються відповідно до Порядку розрахунків за поставлені товарно-матеріальні цінності між ДП " Укрзалізничпостач" і залізницями та обліку претензійно-позовної роботи, затвердженого наказом Укрзалізниці від 30.04.04р. № 329-Ц. При цьому, ЦХП виписує повідомлення (авізо) тільки НХ залізниць, а не кожному структурному підрозділу залізниць.

Структурний підрозділ залізниці, господарська служба залізниці, дирекція залізничних перевезень та інші підрозділи та підприємства, що підпорядковані залізниці, на підставі одержаних розрахункових документів відображають в обліку вартість одержаного форменого одягу:

- за дебетом субрахунку 20140 " Формений одяг", 20141 “Знаки розрізнення до форменого одягу” та кредитом субрахунку 683 " Внутрішньогосподарські розрахунки".

Підприємства залізничного транспорту, підпорядковані Укрзалізниці на підставі одержаних розрахункових документів відображають в обліку вартість одержаного форменого одягу:

- за дебетом субрахунку 20140 " Формений одяг" та кредитом субрахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” - на вартість комплекту форменого одягу, отриманого від постачальника, без ПДВ;

- за дебетом субрахунку 6411 " Податок на додану вартість" та кредитом субрахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” - на суму ПДВ;

- за дебетом субрахунку 20141 “Знаки розрізнення до форменого одягу” та кредитом субрахунку 682 " Внутрішні розрахунки" – на вартість знаків розрізнення, отриманих від ЦХП, без ПДВ;

- за дебетом субрахунку 6411 " Податок на додану вартість" та кредитом субрахунку 682 " Внутрішні розрахунки" - на суму ПДВ.

Облік форменого одягу на складах підприємств (підрозділів) залізничного транспорту здійснюється у порядку, який встановлено і для обліку інших матеріальних цінностей.

ІІ. Розрахунки за формений одяг з працівниками.

1. Видача готового форменого одягу зі знаками розрізнення працівникам залізничного транспорту здійснюється зі складу підприємства (підрозділу) по вимозі форми ФМУ № 26 УЗ (зразок додається). Зазначена вимога виписується в бухгалтерії підприємства (підрозділу) у трьох екземплярах, які підписуються головним бухгалтером і керівником підприємства (підрозділу).

У вимозі на отримання форменого одягу вказують для працівників:

- прийнятих на роботу, які отримують формений одяг вперше - вид одягу та термін носіння;

- отримуючих формений одяг по закінченню терміну носіння, який визначають по Особовій картці обліку форменого одягу працівника форми №МФ-6 УЗ (зразок додається) та " Оборотній відомості по розрахунках за формений одяг" з працівниками за субрахунком 3772 " Розрахунки з працівниками за формений одяг";

- отримуючих формений одяг до закінчення терміну носіння, у зв`язку з його псуванням чи втратою.

У всіх трьох екземплярах вимог вказують також:

- номер та дату виписки;

- прізвище, ім'я та по батькові, посаду працівника, отримуючого формений одяг;

- ідентифікаційний код працівника;

- табельний номер, номер цеху (відділу, служби);

- найменування і вид форменого одягу;

- код одиниці виміру, потрібну кількість;

- відсоток знижки на формений одяг, число місяців розстрочки;

- дату закінчення терміну носіння (місяць, рік), дату останнього утримання (місяць, рік).

Працівник, який отримує формений одяг, розписується у всіх трьох екземплярах вимог.

Перший та другий екземпляри вимоги передаються до бухгалтерії підприємства (підрозділу), де після відповідної перевірки перший екземпляр служить для обліку витрат матеріалів, а другий для здійснення утримань із заробітної плати працівника вартості форменого одягу.

Щомісячна сума утримань розраховується, виходячи з вартості кожного предмета, за мінусом знижки. Для контролю за утриманням розрахованої вартості форменого одягу з працівника на протязі терміну розстрочки на підставі другого екземпляра вимоги здійснюється запис щодо загальної та щомісячної суми утримання в Особовому рахунку типової форми № П-54а, затвердженої наказом Мінстату України від 22.05.96р. № 144.

Третій екземпляр вимоги видається працівнику на руки, він служить дозволом на винос зі складу отриманого форменого одягу і залишається у працівника.

При видачі форменого одягу зі складу комірник у трьох екземплярах вимог вказує: номер складу, кількість відпущеного одягу та знаків розрізнення, ціну, номенклатурний номер та порядковий номер запису по складській картотеці, що є підставою для списання форменого одягу та знаків розрізнення зі складу та з бухгалтерського рахунку матеріалів.

2. У бухгалтерії на підставі вимоги відображаються розрахунки з працівниками за одержаний формений одяг:

- за дебетом субрахунку 3772 " Розрахунки з працівниками за формений одяг" та кредитом субрахунку 712 “Дохід від реалізації інших оборотних активів” - на вартість форменого одягу (з ПДВ) за мінусом знижки відповідно до Постанови;

- за дебетом субрахунку 712 “Дохід від реалізації інших оборотних активів” та кредитом субрахунку 6411 “Податок на додану вартість” – створено податкове зобов’язання з ПДВ;

- за дебетом рахунку 91 " Загальновиробничі витрати" (ст.503, елемент " Інші витрати") або рахунку 92 " Адміністративні витрати" (ст.550, елемент " Інші витрати") та кредитом субрахунків 20140 " Формений одяг", 20141 “Знаки розрізнення до форменого одягу” - на суму знижки відповідно до Постанови (100% або 50%).

- за дебетом субрахунку 943 “Собівартість реалізованих виробничих запасів” та кредитом субрахунків 20140 “Формений одяг”, 20141 “Знаки розрізнення до форменого одягу” – списано решта вартості форменого одягу за мінусом знижки.

На вартість форменого одягу (з ПДВ), що утримується з працівника, здійснюється бухгалтерський запис:

- за дебетом субрахунку 661 " Розрахунки за заробітною платою" або 301 " Каса в національній валюті" та кредитом субрахунку 3772 " Розрахунки з працівниками за формений одяг".

Термін носіння форменого одягу обчислюється з дати фактичного отримання форменого одягу, а утримання із заробітної плати здійснюють у наступному місяці після одержання.

3. Аналітичний облік виданого форменого одягу ведеться в Особовій картці обліку форменого одягу працівника форми №МФ-6 УЗ по кожному найменуванню виданих предметів, запис у яку здійснюється на підставі першого екземпляра вимоги. У цій картці також вказується дата видачі, вартість та строк закінчення носіння форменого одягу.

Для контролю за виданим форменим одягом працівникам залізничного транспорту та спостереженням за термінами його носіння здійснюється облік на позабалансовому субрахунку 075 " Перелік виданого форменого одягу працівникам залізничного транспорту".

На цьому субрахунку ведеться облік виданого форменого одягу за простою системою, за якою записи про виданий одяг працівникам (списання з балансу) та про закінчення строку його носки (списання з позабалансового обліку) проводяться тільки на цьому позабалансовому рахунку з вказуванням змісту і кількісно-вартісних показників.

Аналітичний облік виданого форменого одягу ведеться за його видами та табельними номерами працівників.

Відповідно до пункту 45 Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000р. №356 аналітичний облік виданого форменого одягу ведеться у регістрі " Відомість 8 позабалансового обліку_____".

В цю відомість за простою системою позиційним способом заносяться дані до граф 1-6 - про надходження (виданий одяг), до граф 7-12 - про вибуття (списання по закінченню термінів носіння) видів форменого одягу. На кінець кожного місяця наводиться вартість залишку (графа 5) як результат підрахунків показників у цій графі на початок місяця, записів за поточний місяць у цій графі, а також у графах 8 і 11.

При необхідності ця відомість продовжується додатковими аркушами такого самого змісту і формату.

Дані, відображені у " Відомість 8 позабалансового обліку_____", повинні співпадати з даними в Особовій картці на формений одяг працівника форми № МФ-6 УЗ.

Формений одяг, вартість якого відображена на рахунку 075 " Перелік виданого форменого одягу працівникам залізничного транспорту" підлягає інвентаризації в порядку, що діє для цінностей, відображених на балансових рахунках.

4. У випадку, коли виникає необхідність в підгонці форменого одягу, отриманого зі складу у готовому вигляді, вартість робіт по підгонці відноситься за рахунок працівника, який отримує одяг.

5. При переводі працівника, який отримав формений одяг, на інше підприємство залізничного транспорту йому дають довідку із зазначенням найменування та кількості отриманого форменого одягу, його вартість за мінусом знижки, дати видачі, терміну закінчення носіння, розміру щомісячного утримання, суми, яка утримана на день переводу, залишку заборгованості.

На залишок заборгованості за формений одяг пред`являють повідомлення (авізо) тому підприємству (підрозділу), куди перейшов працівник з відображенням по дебету субрахунку 682 " Внутрішні розрахунки" - при пред`явленні іншій залізниці чи іншому підприємству залізничного транспорту, по дебету субрахунку 683 " Внутрішньогосподарські розрахунки" - при пред`явленні структурному підрозділу своєї залізниці і кредиту субрахунку 3772 " Розрахунки з працівниками за формений одяг".

Підприємство (підрозділ), куди перейшов працівник, зобов`язане акцептувати одержане повідомлення (авізо), відобразити в обліку зворотними записами і утримати зазначену заборгованість по форменому одягу з працівника в строки, вказані в довідці.

6. При звільненні працівника за власним бажанням чи за порушення трудової дисципліни (притягнення до кримінальної відповідальності, скоєння злочину тощо) під час остаточного розрахунку з працівника утримується:

- частина вартості форменого одягу, яка залишилася до кінця терміну носіння форменого одягу;

- податок з доходу фізичних осіб із суми знижки з врахуванням фактичного терміну носіння форменого одягу.

Наприклад: Працівник, якому було видано формений одяг звільняється за власним бажанням: первісна вартість форменого одягу - 1000 грн. (з ПДВ), термін носіння - 2 роки, фактично працівник носив формений одяг до звільнення - 18 місяців.

1. При остаточному розрахунку з працівника, який отримав формений одяг безоплатно (зі знижкою 100%):

- необхідно утримати частину вартості форменого одягу, яка залишилася до кінця терміну його носіння - 250 грн.

1000 - (1000: 24 х 18) = 1000 - 750 = 250 грн.;

- та утримати податок з доходу фізичних осіб із суми знижки з врахуванням фактичного терміну носіння форменого одягу -

112грн. 07 коп.

(1000: 24х18) х 1, 14943 = 862, 07 х 13% = 112, 07.

2. При остаточному розрахунку з працівника, який отримав формений одяг зі знижкою 50%:

- з суми наданої знижки утримається частина, яка залишилася до кінця носіння форменого одягу - 125 грн.

500 - (500: 24 х 18) = 500 - 375= 125;

- та утримати податок з доходу фізичної особи із суми знижки з врахуванням фактичного терміну носіння форменого одягу - 56 грн. 03 коп. (500: 24 х18) х 1, 14943= 143, 68 х 13% = 56, 03

Утримання відповідної частини вартості форменого одягу та податку з доходів фізичних осіб в обліку відображається наступними записами:

- за дебетом субрахунку 3772 “Розрахунки з працівниками за формений одяг” та кредитом субрахунку 712 “Дохід від реалізації інших оборотних активів” – на суму відповідної частини вартості форменого одягу, яка підлягає утриманню з працівника;

- за дебетом субрахунків 661 “Розрахунки за заробітною платою” або 301 “Каса в національній валюті” та кредитом субрахунку 3772 “Розрахунки з працівниками за формений одяг” – на суму відповідної частини вартості форменого одягу, яка підлягає утриманню з працівника;

- за дебетом субрахунку 712 “Дохід від реалізації інших оборотних активів” та кредитом субрахунку 6411 “Податок на додану вартість” – одночасно створюється податкове зобов’язання з ПДВ: при безоплатному наданні форменого одягу - з первісної вартості, при наданні форменого одягу зі знижкою 50% - з 50% первісної вартості форменого одягу.

- за дебетом субрахунку 661 “Розрахунки за заробітною платою” та кредитом субрахунку 641 “Розрахунки за податками” - на суму утриманого податку з доходу працівника, наданого у формі додаткового блага з урахуванням вимог пункту 3.4 статті 3 Закону України „Про податок з доходів фізичних осіб” від 22.05.2003р. № 889-ІV. Тобто, податок з доходу працівника розраховується з урахуванням податку на додану вартість та коефіцієнту, який становить 1, 14943.

У разі, якщо на момент звільнення розстрочка, яка надавалася працівнику при видачі форменого одяг зі знижкою 50%, не була погашена, то при остаточному розрахунку з працівника утримується сума невиплаченої суми розстрочки з відповідним відображенням цієї операції в бухгалтерському обліку.

У разі звільнення працівників за поважними причинами, а саме у зв’язку з виходом на пенсію, змінами в організації виробництва і праці, в тому числі скорочення чисельності або штату працівників, у разі призову або вступу на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу, то згідно з підпунктом 4.3.14 Закону України від 22.05.2003 р. № 889 " Про податок з доходів фізичних осіб", ці працівники не повертають формений одяг, граничний строк використання якого не настав, то під час остаточного розрахунку первісна вартість форменого одягу (при безоплатному наданні форменого одягу, тобто зі знижкою 100%) та 50% первісної вартості форменого одягу (при наданні форменого одягу зі знижкою 50%) включається до складу додаткових благ, наданих такому працівнику з відповідним оподаткуванням і відображається в бухгалтерському обліку:

- за дебетом субрахунку 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” та кредитом субрахунку 6416 “Податок на доходи фізичних осіб” - на суму податку з доходу працівника, яка розраховується за такою формулою: (ПВх1, 2х1, 14943) х 13%, де ПВ - первісна вартість форменого одягу або сума знижки, що була надана працівникові при видачі форменого одягу;

- за дебетом субрахунку 949 “Інші витрати операційної діяльності” та кредитом субрахунку 6411 “Податок на додану вартість” – одночасно створюється податкове зобов’язання з ПДВ із суми вартості форменого одягу або суми знижки.

7. У разі псування чи втрати форменого одягу з вини працівника, з нього утримується відповідна частина вартості форменого одягу, яка розраховується як і у випадку звільнення працівника за власним бажанням чи за порушення трудової дисципліни з відповідним відображенням в бухгалтерському обліку. При цьому по заяві працівника та з дозволу керівника видається новий формений одяг і термін носіння рахується з дня його видачі.

У разі псування форменого одягу при аваріях, а також з інших не залежних від працівника причин, якщо це підтверджено відповідними документами, з дозволу керівника працівнику можуть бути видані нові речі форменого одягу. У цьому випадку зіпсований формений одяг необхідно списати з обліку на позабалансовому рахунку 075 “Перелік виданого форменого одягу працівникам залізничного транспорту” та здійснити коригування валових витрат на суму вартості форменого одягу за вирахуванням зносу та врахуванням терміну, що залишився до кінця носіння форменого одягу.

В.о. начальника Головного

фінансово-економічного управління

Укрзалізниці О.І. Клочок