Класифікація бухгалтерських документів.

Для кращого розуміння суті, призначення документів та їх місця в господарській діяльності підприєм­ства використовують класифікацію документів, поділ їх на групи за певними ознаками схожості й відмінності. Групування документів полегшує використання їх не лише у бухгалтерському обліку, але й під час перевірки відповідної інформації про ознаки вчинення корисливих зловживань

Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використан­ня, за змістом та ін.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

- внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: звіти використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

- зовнішні - документи, які отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов’язково реєструють, оформ­ляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, поста­нови, листи, угоди тощо.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

- розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них на­лежать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отри­мання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перераху­вання коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

- виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала до­кумент. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові при­буткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

- документи бухгалтерського оформлення складаються на осно­ві виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в об­ліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ор­дери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподі­лу витрат, звітні калькуляції) та ін.

- документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами ка­сира та отримувача грошей.

При дослідженні документів з метою підтвердження або спростування відомостей про корисливі зловживання необхідно мати на увазі, що документи, які мають різне призначення, але стосуються однієї господарської операції, тісно пов’язані між собою. Відсутність розпорядчого документа при наявності виконавчого ставить під сумнів законність і вірогідність здійснення господарської операції.

За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

- первинні документи складають у момент здійснення господар­ської операції або одразу ж після неї (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

- зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув’яз­ки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

Зведені документи тісно пов’язані з первинними, тому що зведені документи складаються на основі первинних документів. Виявлення у звітах матеріально відповідальної особи записів не підтверджених первинними документами, свідчать про ознаку можливих корисливих зловживань.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, мате­ріальні.

- грошовими документами оформляють операції, пов’язані з гро­шовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.;

- матеріальними документами оформляються операції пов’язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та ін.);

- розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне до­ручення, квитанції та ін.).

За охопленням операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

За кількістю позицій (відображуваних об’єктів) документи бувають однопозиційні та багато позиційні.

За якісними ознаками документи поділяються на доброякісні та недоброякісні

Доброякісним може бути визнаний будь-який документ, що відповідає всім вимогам, викладеним у чинному Законі України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».