Джерела

План

1. Діловодство як навчальна дисципліна

2. Зміст та структура курсу

3. Об’єкт, предмет, мета

4. Джерела

1. Діловодство як навчальна дисципліна

Діловодство — дисципліна практичного спрямування, яка вивчає процеси створення організаційно-розпорядчих документів та функ­ціонування службових документів. Навчальний курс " Діловодство" зорієнтовано, передусім, на напрацювання студентами раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, орга­нах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та органі­заціях усіх форм власності.

Зауважимо, що управління — це складний соціально-економіч­ний процес, що відбувається у різних сферах суспільного життя — політичній, економічній, соціальній, виробничій, науковій тощо. Будучи динамічним, управління постійно потребує спрямування со­ціуму (людини як соціальної істоти). Єднальною ланкою між керо­ваною і керуючими системами управління виступає управлінська інформація, яка, затвердженням професора С. Г. Кулешова, " відби­ває зміст дій управління". Значна частина управлінських рішень потребує документування, тобто створення документів, та організації роботи з ними. Без цих процесів неможливе функціонування жодно­го органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підпри­ємства, установи та організації (далі — установи).

2. Зміст та структура курсу

У структурі курсу чітко виокремлюються такі основні складові:

♦ документування управлінської інформації у різних документ-них формах — розпорядженнях, рішеннях, наказах, протоко­лах, актах тощо;

♦ організація технологічних процесів діловодства, таких, як:

— складання номенклатур справ;

— приймання, розгляд і реєстрація документів;

— розтиражування документів;

— оброблення та надсилання документів;

— контроль за виконанням документів;

— групування виконаних документів у справи;

— оперативне зберігання документів та користування ними;

— підготовка справ до передання на державне зберігання.

Документування і організація роботи зі службовими документа­ми потребують попередньої науково-теоретичної підготовки, атому їм передує розділ " Загальні засади організації діловодства". Теорія і практика діловодства покликані забезпечити комплексну систему знань, умінь, навичок з документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами.

3. Об’єкт, предмет, мета

Об'єктом вивчення курсу " Діловодства" є організаційно-розпо­рядча документація, яка утворюється в управлінській діяльності ус­танов, та функціонування службової документації в установах.

Зверніть увагу, до першої складової об'єкта діловодства входять організаційно-розпорядчі документи (документи, що стосуються органі­заційної та розпорядчої функцій управління), до другої — службові документи (документи, створені в установі або одержані у процесі її діяльності), що виступають засобом і результатом діяльності установи.

Слушним є те, що для різних наук може бути один і той же об'єкт дослідження, проте у відмінних аспектах. Отже, організацій­но-розпорядча документація може розглядатися як об'єкт документ-ної лінгвістики, управлінського документознавства та діловодства.

Предметом досліджень у теорії діловодства переважно виступає опрацювання питань еволюції і сучасного стану організаційно-розпо­рядчої документації та організації роботи зі службовою документа­цією у межах діловодства.

Тож відразу з'ясовуємо: процеси документування в діловодстві стосуються організаційно-розпорядчих документів, проте, визначаючи документообіг установи, документопотоки, особливості форму­вання документів у справи та їх зберігання, йдеться про сукупність службових документів, тобто увесь документний масив системи управління, в якому однією із складових виступає організаційно-роз­порядча документація.

Метою курсу " Діловодство" є опанування знань й вироблення прак­тичних умінь і навичок підготовки організаційно-розпорядчих доку­ментів та реалізації технологічних процесів діловодства відповідно до нормативно-правових актів з діловодства та національних стандартів.

Завданнями курсу є вивчення:

— теоретичних засад функціонування організаційно-розпорядчих документів у системі управління як динамічного об'єкта;

— сукупності організаційно-розпорядчої документації як однієї зі складових уніфікованої системи управлінської документації;

— вимог до побудови уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів;

— технологічних процесів створення організаційно-розпорядчих документів;

— організації діловодних процесів в роботі зі службовою документацією. Методологічною основою курсу є сукупність дослідницьких методів управлінського документознавства.

Все ж пріоритетними для діловодства є методи дослідження, що мають практичне спрямування. Одним із поширених методів отри­мання інформації про установу, що може стати чинником ефектив­ної організації праці працівників служб діловодства, є аналіз доку­ментів, адже організаційно-розпорядчі документи з різним ступенем повноти відбивають діяльність трудових колективів. Аналіз статуту, структури, штатного розпису, положень про структурні підрозділи установи, посадових інструкцій працівників, наказів та розпоряд­жень керівництва, протоколів засідань колегіальних органів та за­гальних зборів колективу та інших організаційно-розпорядчих доку­ментів у сукупності дає змогу виявити роль різних управлінських акцій в організації діяльності установи в цілому, знайти й унемож­ливити труднощі і недоліки, які є в роботі апарату управління і всього трудового колективу.

Крім того, у дослідженні проблем організації діловодства ваго­мими є економіко-статистинні методи дослідження: фотографія робочого дня, робочого часу, виробничого процесу, використання обладнання, маршрутна фотографія, самофотографія тощо.

Історико-порівняльний метод дає можливість розглянути доку­менти та службу діловодства в історичному аспекті, виокремити най­характерніші риси і тенденції розвитку діловодства сьогодення, дав­ши їм історичне обґрунтування, або ж виявити тенденції появи нових знань, технологій у порівнянні зі старими. Соціологічний метод дає можливість відтворити соціальні аспекти діяльності служб діловод­ства, організаційної та корпоративної культури установи, управлін­ня кадрами.

Проте жодний із названих методів не є універсальним; організа­ція досліджень потребує комплексного підходу до використання ме­тодів залежно від дослідницьких завдань.

Джерела

Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни.

Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законо­давчі та нормативно-правові акти, що регулюють організацію діло­водства й архівної справи, а саме: Закон України " Про національний архівний фонд та архівні установи" [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ; " Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", зат­верджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; " Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 тощо. Найближчим часом буде прийнято законопроект " Про діловодство", який стане основним законодавчим актом, регу­люючим організацію діловодства в Україні.

Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які да­ють можливість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними правилами підготовки і оформлення організаційно-роз­порядчих документів. Це, насамперед, ДСТУ 4163-2003 " Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організацій­но-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" та ДСТУ 2732-94 " Діловодство й архівна справа. Терміни та визна­чення". До речі, на заміну останнього найближчим часом буде вве­дено новий Національний стандарт України під тією ж назвою.

Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період становлення, проте має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна віднести матеріали науково-практичних конференцій.

До четвертої групи джерел належать публікації з питань органі­зації діловодства у таких періодичних виданнях: " Науково-інформа­ційний бюлетень Архівного управління УРСР", що 1965 року дістав назву — " Архіви України" (виходить досі); " Студії з архівної справи та документознавства" (видання Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства); журнали " Секре-тар-референт" і " Довідник кадровика" (спеціалізовані видання Ви­давничого дому " МедіаПро").

ЛЕКЦІЯ №2

Тема: Історія розвитку діловодства

Мета: З’ясувати особливості розвитку кожного періоду; розкрити особливість ведення документів; охарактеризувати зовнішній вигляд документів

План

1. Виникнення справочинства

2. Актове діловодство

3. Діловодство в Староруській державі

4. Наказове діловодство XV-XVII вв.

5. Система колезького діловодства

6. Система міністерського діловодства XIX – початку XX ст.(виконавче)

Самостійне вивчення

Радянське діловодство