💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

Розділ 4. Технологія підготовки загальних рішень щодо створення інформаційної системи

4.1. Склад і зміст робіт на стадії «Формування вимог
до інформаційної системи»

Процес створення інформаційної системи характеризується тим, що на всіх його стадіях та етапах без винятку доводиться виробляти, обгрунтовувати та приймати численні рішення щодо принципів структурної побудови системи, засобів і принципів реалізації різних функцій і процесів управління, розробки всіх видів забезпечення.

Ці рішення приймаються як в умовах вірогідно-визначених даних, так і при даних, що мають стохастичний характер з відомими чи невідоми­ми, а можливо, не існуючими, розподіленими вірогідностями. Тому рішення завжди слід приймати, базуючись на основних вимогах до створюваної системи, що визначаються на початку створення інформаційної системи.

Головна вимога — інформаційна система має забезпечувати під­вищення ефективності виробничо-господарської діяльності економічного об’єкта, тобто приводити до корисних техніко-економічних, соціальних чи інших результатів. Наприклад: зниження чисельності управлінського персоналу, підвищення якості функціонування об’єкта, підвищення якості керування та ін.

Вимоги поділяються на дві групи:

1) вимоги, визначені державними стандартами, методичними мате-ріалами галузі замовника;

2) вимоги, які відбивають специфіку економічного об’єкта.

Це означає, що потрібно вивчити державні стандарти, методичні матеріали та об’єкт, який автоматизуємо, і виявити всі його особливості.

Основні вимоги до інформаційної системи згідно з ГОСТ 24.104–85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования» поді­ляються на такі групи:

1) до інформаційної системи в цілому;

2) функцій інформаційної системи;

3) підготовленості персоналу;

4) видів забезпечення;

5) безпеки інформаційної системи.

Особливу роль відіграє дослідження економічного об’єкта, оскільки впровадження інформаційної системи завжди пов’язано зі зміною інфор­маційних потоків, із застосуванням нових методів і засобів виконання деяких функцій керування. Ці зміни виникають з двох причин:

1) згідно з методами та засобами, які впроваджуються, вдосконалюється інформаційна система;

2) зменшується різноманітність функцій управління, внесена самими працівниками з різних суб’єктивних чи об’єктивних причин.

Ця різноманітність виникає в результаті того, що використовуються оригінальні методи та засоби виконання певних робіт і загальноприйнята методика спрощується, модифікується та пристосовується до конкретних окремих потреб на даному об’єкті.

Багато функцій і процесів також не мають формалізованого опису та інструкцій для їх точного виконання. Тому до вивчення об’єкта доцільно залучити відповідних працівників підрозділів, що дасть змогу виявити особливості застосування тієї чи іншої методики в конкретних умовах, а також вимоги цих користувачів. І від того, наскільки детально та точно будуть визначені функціональні схеми об’єкта, схеми організаційної структури, інформаційні потоки та її об’ємно-часові характеристики, методики реалізації окремих процесів і їх взаємозв’язку, залежатиме подальший процес створення інформаційної системи.

Метою дослідження об’єкта є:

1) дослідження галузі його діяльності;

2) виявлення об’єктів і характеру існуючих інформаційних потоків, взаємозв’язків як усередині об’єкта, так і з зовнішнім світом;

3) визначення інформаційних потреб об’єкта;

4) встановлення організаційних, технічних і технологічних перед-умов для введення інформаційної системи;

5) побудова нових інформаційних моделей.

У процесі підготовки обстеження ознайомлюються з вхідними матеріалами та документацією для створення інформаційної системи; визначають цілі обстеження; планують обстеження; організують робочі групи; вибирають чи розробляють інструктивно-методичні матеріали для проведення обстеження; збирають і аналізують дані про зарубіжні та вітчизняні аналоги. Змістовно роботи підготовки можна подати у вигляді наступної послідовності:

1. Підготувати і затвердити керівництвом рішення про централізоване планування даних. Визначити склад групи проведення аналізу.

2. Визначити функціональні сфери організації (підприємства).

3. Скласти структурну схему організації «підрозділи - функціональні сфери».

4. Оцінити обсяг аналізу і підготувати графік аналізу.

5. Розробити приклади функцій, дій і об'єктів.

6. Зв'язатися з керівниками функціональних служб. Вибрати аналітиків серед користувачів.

7. Навчити аналітиків-користувачів.

Дослідження можуть проводитися в трьох напрямках чи при їх поєднанні з переважанням якогось із них:

1) дослідження об’єкта (його існуючого стану);

2) дослідження методичних і літературних джерел (у яких запропоновано розроблене іншими);

3) дослідження вимог користувачів.

Узагалі залежно від характеру розроблюваної інформаційної системи визначають цілі обстеження, уточнюють об’єкти в цілому та елементарні об’єкти спостереження, а також програму та організаційний план обстеження. Зміст обстеження випливає із загального циклу розробки моделі системи управління та обумовлення її вимог.

Процес дослідження починається з отримання загальних знань про розвиток і функціонування об’єкта. На основі безпосереднього вивчення та аналізу зібраних матеріалів розробники будують загальну (концептуальну) модель, а потім створюють робочу модель системи управління.

На 1-му етапі «Обстеження об’єкта та обгрунтування створення інформаційної системи» виконують:

1) збирання даних про об’єкт автоматизації та види діяльності, які виконуються;

2) оцінку якості функціонування об’єкта та видів діяльності, виявлення проблем, які можна вирішити засобами автоматизації;

3) оцінку (техніко-економічну, соціальну і т.п.) доцільності створення інформаційної системи.

Вивчення системи управління передбачає такі роботи:

досліджується організаційна структура управління об'єктом, шта­ти, фонд заробітної плати управлінського персоналу, який виконує функції планування й управління виробничо-господарскою діяльністю об`єкта;

визначаються функції та зміст робіт, які виконуються окремими підрозділами підприємства і які становлять інтерес для подальшого проектування системи;

вивчаються застосовувані методи планування, обліку, звітності, стимулювання;

вивчаються виробничі та конструкторсько-технологічні особли­вості підприємства (потужності устаткування і виробничих площ, на­явність робочої сили, особливості технології виготовлення виробів то­що);

визначаються зв`язки даного підприємства з іншими підприємст­вами;

вивчається номенклатура випуску продукції та оцінка попиту на продукцію;

виконуються роботи з техніко-економічного аналізу діяльності під­приємства для визначення обмежень на управління ним;

визначається досягнутий рівень механізації і автоматизації вироб­ничих та управлінських процесів;

розробляються рекомендації щодо поліпшення управління на ос­нові застосування сучасних технологічних та обчислювальних засобів.

Вивчення інформаційної системи об'єкта передбачає:

вивчення процесів формування показників і документів, а також маршрутів їхнього руху (документообігу);

одержання детальних відомостей про склад і зміст інформаційних потоків за джерелами-виникнення, періодичністю, напрямком руху, частотою періодів даних, місткості окремих повідомлень, об'ємом і щільністю, ступенем взаємозв'язку і постійністю інформації, за вида­ми носіїв тощо;

виявлення інформаційних зв'язків між економічними розрахунка­ми;

з'ясування методів і прийомів обробки інформації, алгоритмів роз­рахунків, що існують;

визначення обсягів і роботомісткості обробки економічної інфор­мації; виявлення потреби в інформації різних підрозділів, а також ступінь задоволення цієї потреби на момент обстеження.

На стадії обстеження об'єкта виконуються роботи з технічного аналізу наявності засобів організаційної та очислювальної техніки на підприсмстні, іхні експлуатаційні можливості. З'ясовується необхід­ність придбання додаткових сучасних обчислювальних засобів.

Під час виконання усіх перерахованих робіт застосовуються різні методи їх організації.

На 2-му етапі «Формування вимог користувача до інформаційної системи» здійснюють:

1) підготовку вихідних даних для формування вимог до інфор­маційної системи (характеристика об’єкта автоматизації, опис вимог до системи, межі витрат на розробку, введення в дію, очікувана ефективність системи, умови створення і функціонування системи);

2) формулювання та оформлення вимог користувача до інфор­маційної системи.

На 3-му етапі «Оформлення звіту про виконану роботу та заявки на розробку інформаційної системи (тактико-технічне завдання)» оформлюють звіт про виконані роботи на даній стадії і заявки на розробку інформаційної системи, тактико-технічного завдання чи іншого документа з аналогічним змістом.

4.2. Склад і зміст робіт на стадії «Розробка концепції
інформаційної системи»

На етапах 1 «Вивчення об’єкта» і 2 «Проведення необхідних науково-дослідних робіт» організація-розробник детально вивчає об’єкт автоматизації та проводить необхідні науково-дослідні роботи, пов’язані з пошуком шляхів і оцінкою можливості реалізації вимог користувача, оформлює та затверджує звіт про науково-дослідні роботи.

На етапі 3 «Розробка варіантів концепції інформаційної системи та вибір варіанта концепції інформаційної системи, який задовольняє вимоги користувача» в загальному випадку здійснюють:

1) розробку альтернативних варіантів концепції створюваної інформаційної системи і планів щодо їх реалізації;

2) оцінку необхідних ресурсів з їх реалізації та забезпечення функціонування;

3) порівняння вимог користувача та характеристик запропонованої системи і вибір оптимального варіанта;

4) визначення порядку оцінки якості та умов приймання системи;

5) оцінку ефективності, отриманої від системи.

На етапі 4 «Оформлення звіту про виконану роботу» здійснюються підготовка та оформлення звіту, який містить опис виконаних робіт та обгрунтування запропонованого варіанта концепції інформаційної системи.

4.3. Склад і зміст робіт на стадії «Технічне завдання»

Технічне завдання (ТЗ) визначає вимоги до функцій, усіх видів забезпечення, які реалізуються, регламентує організацію розробки, обсяги та витрати, а також перелік компонентів і функцій, передбачених у складі кожної черги.

Черговість розробки інформаційної системи та склад черг зумовлюються важливістю комплексу функцій, який приймається для даної системи, можливістю придбання та введення в експлуатацію необхідних технічних засобів відповідного технічного рівня, підготовленістю до впровадження системи, необхідністю мінімізації сумарних витрат, створеною інформаційною базою системи, можливістю використання в наступних розробках результатів проектування та впровадження першої черги інформаційної системи.

Технічне завдання розробляють згідно з ГОСТ 34.602–89 «Техническое задание на АСУ». Воно є основним вихідним документом для розробника і замовника інформаційної системи, згідно з яким здійснюється її розробка та приймання приймальною комісією.

Порядок розробки технічного завдання відповідає ГОСТ 34.601–90. Розробка проходить у чотири етапи: розробка, оформлення, погодження та затвердження.

На першому етапі організація-розробник з участю замовника розробляє проект ТЗ на інформаційну систему на базі вимог, заявки, тактико-технічного завдання і т. ін.

Також може провадитися конкурсний вибір варіанта технічного завдання з наступною розробкою кінцевого варіанта.

При розробці ТЗ визначають вимоги до інформаційної системи, до складу науково-дослідних робіт, які виконуються на наступних стадіях створення інформаційної системи, встановлюють послідовність проведення робіт, пов’язаних з її створенням, а також розроблюють окремі ТЗ на компоненти і види забезпечення.

При розробці вимог до інформаційної системи (ГОСТ 24.104–85) уточнюють цілі створюваної інформаційної системи, детально описують функціональну структуру інформаційної системи, уточнюють склад функцій, які автоматизуються, а також вимоги до якості їх виконання, формують вимоги до тимчасового регламенту розв’язання задач і їх класифі­кації і до частин інформаційної системи та видів забезпечення, попередньо вибирають склад обчислювальної техніки, визначають перелік задач, які забезпечують реалізацію функцій управління, які автоматизуються.

Так, на етапі «Визначення послідовності проведення робіт зі створення інформаційної системи» визначають черговість створення інформа­ційної системи, склад стадій та етапів створення інформаційної системи, організації-виконавці, розробляють план-графік створення інформаційної системи, а також план організаційно-технічних заходів щодо підготовки об’єкта до введення інформаційної системи в дію. На третьому етапі необхідність погодження проекту ТЗ на ІС з органами державного нагляду та з іншими зацікавленими організаціями визначають замовник і розробник та проводять спільно. Термін погодження проекту ТЗ у кожній організації не повинен перевищувати 15 днів з дня його отримання. Рекомендується розсилати копії одразу в усі організації.

Зауваження щодо проекту ТЗ мають бути представлені з технічним обгрунтуванням. Рішення щодо зауважень повинні бути прийняті розробником і замовником до затвердження ТЗ. Якщо при погодженні проекту ТЗ виникли розбіжності між розробником і замовником чи між іншими організаціями, то складається протокол розбіжностей і конкретне рішення приймається в установленому порядку. Погодження можна оформлювати окремим документом.

На четвертому етапі затвердження ТЗ на ІС здійснюються керівництвом організацій розробника та замовника системи. ТЗ до передачі на затвердження має перевірити служба нормоконтролю організацій розробника ТЗ, а в разі потреби підтвердити метрологічна експертиза.