Цели составления бюджетов и этапы бюджетирования

Бюджет - это план на определенный период в количественных (обычно денежных) показателях, составленный с целью эффективного достижения стратегических ориентиров.

Бюджетирование - это непрерывная процедура составления и исполнения бюджетов.

Бюджет – это механизм, формирующий цели и направления работы. Он обеспечивает мониторинг непосредственного окружения компании, помогает руководить финансовыми аспектами работы отдельного сотрудника и всего подразделения и решать проблемы прежде, чем они возникнут. Бюджет помогает осознать, насколько важно оценить и сопоставить возможные альтернативные действия до принятия окончательных решений.

При условии правильного применения Бюджетирование обеспечивает систематическое и продуктивное управление, облегчает контроль и коммуникацию, усиливает мотивацию сотрудников на высокоэффективный труд. Бюджетирование распределяет средства для выполнения поставленных задач и достижения желаемых результатов.

Управление Бюджетированием начинается с назначения директора по бюджету: он отвечает за подготовительный процесс, стандартизацию проектных форм, сбор и сопоставление данных, проверку информации предоставление отчетов.

Бюджет необходим для формального выражения планов, целей и задач управления компанией и включает в себя подробное описание всех аспектов деятельности на намеченный период времени.

Бюджет составляется на разные периоды времени: он может быть;

• Краткосрочным (самый распространенный вид бюджета – на год или менее). Такой бюджет предполагает подробное планирование;

• Среднесрочным (два – три года). Среднесрочный – анализирует текущую ситуацию и предлагает программы для достижения долгосрочных целей;

• Долгосрочным (три года и более). Долгосрочный – носит перспективный характер и может быть детализирован с помощью краткосрочных планов.

Период Бюджетирования меняется в соответствии с намеченными целями, особенностями применения бюджета и достоверностью данных, используемых при его подготовке.

Период Бюджетирования также зависит от таких факторов, как предпринимательский риск, стабильность объемов реализации, технология производства и др.

Составление бюджетов преследует следующие цели:

1) Разработка концепции ведения бизнеса: планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;

2) Оптимизация затрат и прибыли предприятия;

3) Координация, согласование деятельности различных подразделений предприятия;

4) Коммуникация - доведение бюджетов до сведения руководителей разных уровней;

5) Мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;

6) Контроль и оценка эффективности работы руководителей на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом;

7) Выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.

Существуют следующие важные этапы разработки бюджетов:

1) Сообщение основных направлений развития предприятия лицам, ответственным за разработку бюджетов (помимо отдела Контроллинга, в разработке бюджетов должны участвовать руководители соответствующих подразделений, а также другие экономические службы предприятия);

2) Разработка первого варианта бюджетов;

3) Координация и анализ первого варианта бюджетов, внесение коррективов;

4) Утверждение бюджетов руководством предприятия;

5) Последующий анализ и корректировка бюджетов в соответствии с изменившимися условиями.

Бюджеты в широком смысле подразделяются на два основных вида:

1) Текущие (операционные) бюджеты, отражающие текущую (производственную) деятельность предприятия.

2) Финансовый план, представляющий собой прогноз финансовой отчетности.

Достоинства бюджетирования:

-Оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;

-Позволяет координировать работу предприятия в целом;

-Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;

-Позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;

-Позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;

-Способствует процессам коммуникаций;

-Помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;

-Позволяет сотрудникам-новичкам понять «направление движения» предприятия, таким образом, помогая им адаптироваться в новом коллективе;

-Служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

Недостатки бюджетирования

-Различное восприятие бюджетов у разных людей;

-Сложность и дороговизна системы Бюджетирования;

-Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания их ошибок;

-Бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда, в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку и др., а следовательно, это снижает эффективность работы;

-Противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности;

-Если достичь целей слишком сложно, стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.

Задача