Субконто і його види

Для організації аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках використовуються Види субконто. Види субконто вводяться в конфігурацію для того, щоб надати можливість бухгалтерським рахункам властивості ведення аналітичного обліку з використанням визначених типів даних. Склад видів субконто визначається вимогами нормативних документів і можливістю одержання бухгалтерських підсумків у розрізі об’єктів аналітики для складання звітності і для внутрішніх цілей підприємства. Види субконто в типовій конфігурації мають тип перерахувань і довідників.

Види субконто, що мають тип перерахування, призначені для ведення аналітичного обліку по фіксованому набору значень, що не можуть змінюватися користувачем. Набір значень перерахувань визначений нормативними документами.

Щоб довідатися, чи буде вестися аналітичний облік по тому чи іншому рахунку, виконують наступні дії:

Ø Відкривають вікно План рахунків, як це було описано раніше, та переміщають курсор у графу Код.

Ø Вибирають потрібний рахунок із плану рахунків, ввівши код рахунка з клавіатури. Курсор переміщають на рядок з обраним рахунком.

Якщо хоча б одна з граф Субконто 1... Субконто 3 містить найменування довідників, то по обраному рахунку буде вестися аналітичний облік у розрізі зазначених довідників.

Занесення початкових залишків по рахунках у програму:

Перш ніж використати програму для відображення в обліку поточних господарських операцій, необхідно заповнити інформаційну базу даними про активи та зобов'язання підприємства на дату початку роботи з програмою.Цю процедуру умовно розділяють на три етапи:

♦ визначення залишків;

♦ заповнення довідників;

♦ введення вхідного сальдо.

На першому етапі акцентуємо увагу на особливостях організації аналітичного обліку. Об'єкти аналітичного обліку (у термінології 1C — субконто) групуються в програмі за такими видами:

♦ ТМЦ (товари, сировина, матеріали, продукція та ін. запаси);

♦ необоротні активи (ОЗ, НМА, МШП тощо);

♦ місця зберігання (склади, магазини);

♦ контрагенти (постачальники, покупці тощо);

♦ співробітники тощо (усього — більше ніж 20 видів).

Зауважимо, що аналітична база програми має тісний взаємозв’язок з планом рахунків. А саме, якщо звернутись до модуля «План рахунків» то не складно простежити, що кожний рахунок характеризується параметрами, які забезпечують не тільки синтетичні, кількісні, валютні, але й аналітичні можливості програми завдяки встановлення для кожного рахунку відповідного субконто. Тобто, при необхідності до певного рахунку «прив’язують» той чи інший вид субконто (Субконто1, Субконто2, Субконто3) кожне з яких слід розглядати як групу аналітичних субрахунків відповідного рівня. Наприклад, для рахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»доцільно встановлювати два види субконто

♦ субконто 1 — «Контрагенты»;

♦ субконто 2 — «Заказы».

Для рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» достатньо одного субконто «Сот рудники».

Як наслідок, програма дозволяє відображати на рахунку 361 стан взаєморозрахунків з кожним покупцем у розрізі окремих замовлень (договорів, рахунків, рахунків-фактур, накладних), а також отримувати підсумкові дані як загалом за рахунком, так і в розрізі кожного покупця — за всіма його замовленнями.

Отже, користувач повинен розуміти, що в процесі введення у програму початкових (вхідних) сальдо, введення загальної суми по рахунку для якого характерна аналітичність недоречна. Отже, користувач повинен розуміти необхідність роздільного введення початкових сальдо у розрізі кожного дебітора, кредитора, працівника, договору, об’єкту і т.д., окремою бухгалтерською проводкою стільки разів, скільки аналітичних позицій об’єднується певним синтетичним рахунком. З огляду на це справедливим буде вираз:

На відміну від рахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями, для якого достатньо вести аналітику у розрізі двох субконто (першого -контрагенти, чи покупці, та другого субконто – замовлення), або рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами аналітику якого забезпечує одне субконто «Працівники» («Сотрудники»), для рахунків обліку запасів аналітика ведеться в розрізі трьох видів субконто: 1-«Місця зберігання», 2-«ТМЦ», 3-«Партії». Таким чином, для однієї і тієї ж номенклатурної одиниці ТМЦ треба буде визначати залишки не тільки загалом по складу, але й за кожною окремою партією надходження ТМЦ цього найменування на склад. У випадку оцінки вибуття запасів за методом середньозваженої собівартості, визначення залишків на рахунках класу 2 можна здійснювати шляхом їх згортання в одну партію під назвою «партія за замовчуванням». Наприклад, якщо на складі є залишки матеріалів, зокрема твердого палива) — вугілля бурого у кількості 4 т. (за собівартістю 800грн. за тонну) на суму 3200 грн. (яке надійшло за накладною № 15 від 12.12.06р.) і ще 4 т. (за собівартістю 820 грн.) на суму 3280 грн. (яке надійшло за накладною № 21 від 21.12.06р.). Ці залишки можуть бути введені до програми з визначенням собівартості за кожною партією (накладною), тобто двома проводками, або ж – за середньою (згорненою) собівартістю (8т. по810 грн. на суму 6480грн.). У першому випадку для введення сальдо треба використати для кожної партії окрему проводку, у другому – досить однієї проводки.

Під час визначення залишків особливої уваги вимагають спеціалізовані позабалансові рахунки, які використовуються в програмі для цілей податкового обліку:

♦ ВЛ — «Балансова вартість валюти (податковий облік)»;

♦ НА — «Балансова вартість НМА (податковий облік)»;

♦ ОС — «Балансова вартість ОС (податковий облік)».

Якщо ці рахунки проігнорувати під час введення залишків, то податковий облік операцій з валютою, нематеріальними активами й основними засобами програма здійснюватиме неправильно. Отже, якщо у вас є залишки коштів у валюті, то вони повинні бути зафіксовані для кожної валюти на відповідних балансових рахунках («312» або «314», або «334») за валютним курсом на дату визначення залишків (див. табл. 1, рахунок «312»), а також на позабалансовому рахунку «ВЛ» за балансовою вартістю, що визначають відповідно до вимог п.7.3 ст.7 Закону про прибуток. Рахунок «НА» має два субрахунки: НА1 — «Первісна вартість НМА» і НА2 — «Амортизація НМА». Отже, додатково до визначення первісної вартості НМА на субрахунках рахунку «12» для кожного нематеріального активу її ще раз потрібно виділити на субрахунку «НА1». А на субрахунку «НА2» для кожного НМА потрібно вказати суму нарахованої амортизації на дату визначення залишків аналогічно до сум, виділених на рахунку 133 — «Знос нематеріальних активів». Балансову (залишкову) вартість кожної з груп основних фондів слід виділити за дебетом відповідних субрахунків рахунку «ОС»: ОС1 — «Основні засоби, група 1», ОС2 — «Основні засоби, група 2» і ОС3 — «Основні засоби, група 3». Тоді для основних фондів другої та третьої групи аналітичний облік на субрахунках «ОС2» і «ОС3» не ведуть, проте на цих рахунках, крім суми балансової вартості всієї групи, необхідно також указувати і кількість об'єктів обліку в цій групі на дату введення залишків. Балансову вартість основних фондів першої групи вказують на рахунку «ОС1» для кожного об’єкта окремо.

Зрозуміло, якщо підприємство нове і бухгалтерських операцій ще не проводилося, то вводити початкові залишки не потрібно, а можна відразу приступити до введення бухгалтерських операцій. Якщо ж є необхідність розпочинати роботу з програмою на діючому підприємстві, то за цих умов

для зручності роботи, залишки рекомендується вводити на початок звітного періоду– року, кварталу чи місяця.

Варто мати на увазі, що датою введення залишків буде дата, що передує даті початку звітного періоду. Наприклад, залишки на 1 жовтня 2006 року, вводяться датою 30 вересня 2006 року, на 1 січня 2007 року вводять залишки датою 31.12.2006 року і т.д.

Після того, як дата введення залишків визначена, обов’язково слід встановити період розрахунку підсумків. Для цього виконують команду головного меню Операции → Управление бухгалтерскими итогами, у якому встановлюється розрахунок по певний період чи обирається повний перерахунок підсумків.

Для встановлення дати введення залишків виконують команду головного меню Сервіс → Параметри. На екрані з'явиться діалог Настраивание параметров системы. Вибираємо закладку Общие і вводимо робочу дату та натискаємо піктограму ОК. Діалог Настраивание параметров системы закриється.

Вхідні залишки вносяться як звичайні операції, що містять проводки в кореспонденції зі спеціально введеним допоміжним рахунком 00.

Після введення залишків по всіх рахунках і перевірки правильності їх введення можна приступити до нагромадження інформації про факти господарських дій підприємства. У дальнішому усі залишки й обороти по рахунках програма буде розраховувати самостійно.

Для перевірки правильності введення залишків формують звіт Оборотно-сальдовая ведомость за період, що включає дату введення залишків. Переглядають дебетові і кредитові обороти по рахунку 00 - якщо залишки введені правильно, то дебетовий оборот рахунка 00 буде дорівнює кредитовому обороту рахунка 00, а отже залишок на кінець періоду по рахунку 00 буде дорівнює нулю. У випадку, якщо обороти не збігаються, перевіряють залишки по кожному рахунку в розрізі субрахунків і субконто.