Основні правила групування документів у справи

Формування справ - це групування завершених у діловодстві документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Існують такі вимоги до групування документів:

• у справи вміщують тільки оригінали документів або, якщо немає оригіналів, — засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів і стандартів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

• документи групують у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи працівника на підприємстві;

• документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду України і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формують у різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного та тимчасового зберігання, що стосуються одного питання, можуть групуватися впродовж року в одну справу. Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи лише постійного зберігання, а до іншої — тимчасового;

• до справи вміщують документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;

• документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки, групують у справи разом з документа ми, надрукованими на конторській друкарській машинці та рукописними документами на загальних підставах.

Якщо деякі документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то для них слід створити нову справу, назву якої та строк зберігання обов'язково внести до чинної у поточному році номенклатури справ.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Організаційні документи (статути, положення, плани, правила, інструкції тощо) вміщують у справи разом із тими розпорядчими документами (постановами, рішеннями, наказами), якими вони затверджені.

Накази (розпорядження) групують у різні справи залежно від строку їх зберігання:

• з основної діяльності підприємства (мають постійний строк зберігання);

• про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників підприємства, про надання їм матеріальної допомоги (строк зберігання - 75 років);

• про надання відпусток працівникам (строк зберігання — 5 років);

• про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань (строк зберігання — 3 роки).

Документи засідань колегіальних органів (дирекції, правління, колегії тощо) підприємства групують у дві справи:

• протоколи і документи до них - доповіді, довідки, проекти рішень тощо (на підприємствах, документи яких надходять до державних архівів, зберігаються постійно; на всіх інших підприємствах — 5 років);

• документи з організації та проведення засідань колегіальних органів — порядки денні, списки запрошених, макети розсадження, переліки осіб, що виступають, тощо (строк зберігання — 1 рік).

Протоколи засідань колегіальних органів групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизують за датами та номерами протоколів, а у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності підприємства, або за авторами ініціативних документів. За наявності невеликої кількості таких документів їх дозволяється формувати в одну справу. У середині кожної справи зазначені документи систематизують за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

В особових справах працівників документи групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

• внутрішній опис документів справи;

• заява про прийняття на роботу (контракт);

• направлення або подання;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту (копії дипломів, атестатів, свідоцтв тощо);

• витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включають. Ці відомості вносять до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників підприємства, відомості про нарахування заробітної плати та інші фінансові документи систематизують у межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісяця.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ підприємства здійснює служба діловодства або посадова особа, відповідальна за ведення діловодства на підприємстві.

Завершені у діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу мають обов'язково передаватися до архівного підрозділу (архіву) підприємства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть також передаватися до архіву підприємства за рішенням його керівника.

Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів підприємства, здійснюється безпосередньо працівниками цих підрозділів за методичною допомогою працівників архівного підрозділу підприємства. Так, наприклад, оформлення справ з особового складу покладається на працівників кадрової служби.

Оформлення справи передбачає:

• нумерування аркушів у справі;

• складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

• складання засвідчувального напису справи;

• оправлення або прошивання справи;

• оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи. [1, c. 72-74]