Створення таблиць

РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ В СУБД ACCESS

Методичні вказівки

до лабораторної роботи

з курсу " Системи управління базами даних"

для студентів 4 курсу

базового напряму 6.0802

" Прикладна математика"

Затверджено

Протокол № 1 від 28.09.2014 р.

Львів - 12014

Microsoft Access — це одна з найпопулярніших систем управління базами даних. Бази даних, з якими працює Access, належать до реляційного типу, тобто базуються на реляційній моделі даних.

Ця лабораторна робота полягає в освоєнні початкового, але дуже важливого етапу роботи з базами даних — саме створення бази даних.

Кожна база даних містить інформацію деякої частини реального світу — предметної області. Тому перед безпосередньо створенням бази даних потрібно виконати великий об'єм підготовчої роботи — спроектувати базу даних, тобто задати структуру бази даних так, щоб вона адекватно відображала інформацію предметної області та забезпечувала ефективну її обробку.

Проектування бази даних можна розділити на такі етапи:

· Аналіз предметної області

· Створення концептуальної моделі

· Перехід від концептуальної до логічної моделі.

Спроектована логічна модель реалізовується засобами конкретної СУБД, в нашому випадку це Microsoft Access. Це і буде процесом безпосереднього створення бази даних.

Створення бази даних

Натисніть кнопку " Створити базу даних" на панелі інструментів або виберіть у меню Файл команду Створити.

Буде вікрито вікно діалогу Створення бази даних, у яке потрібно ввести ім'я і місце зберігання бази даних. Якщо вибрано ім'я існуючої бази даних, виводиться запит на підтвердження заміни бази даних.

При створенні бази даних створюється один файл, що містить і дані, і описи структури таблиць, запитів, форм, звітів і інших об'єктів бази даних. Всі об'єкти бази даних доступні через вікно бази даних, яке містить шість закладок - кожна для певного типу об'єктів бази даних.

При подальшій роботі створені бази даних можна відкривати за допомогою меню File - Open, або відповідної кнопки на панелі інструментів.

Створення таблиць

Таблиці складають основу роботи з Access. Вся первинна інформація зберігається в таблицях, на основі таблиць створюються запити, форми, звіти.

Для створення таблиці:

1. В вікні бази даних виберіть закладку " Таблиця", а потім кнопку " Створити".

2. В вікні діалогу Створення таблиці виберіть " Design View" (режим конструктора)

Відкривається вікно таблиці в режимі конструктора, у якому треба визначити поля таблиці.

Визначення полів таблиці

1. Введіть в клітинці стовпця " Поле” ім'я першого поля.

2. В клітинці стовпця " Тип даних" залишіть значення, що виводиться по замовчуванню, " Текстовий", або натисніть кнопку розкриття списку і виберіть тип даних.

3. Введіть характеристику поля в клітинці стовпця " Опис". Опис є необов'язковим.

4. При необхідності, задайте значення властивостей поля, список яких виводиться в нижній частині вікна.

5. Повторюєте кроки з 1 по 4 для інших полів таблиці.

Зберігання таблиці

Після визначення всіх полів таблиці натисніть кнопку " Зберегти" на панелі інструментів або виберіть у меню Файл команду Зберегти для зберігання макета таблиці. Виводиться вікно діалогу Зберігання, у якому треба ввести ім'я таблиці.

Рекомендується визначати ключ для кожної таблиці. Якщо ключ не визначений при створенні таблиці, то запрошення створити ключ виводиться при першому зберіганні таблиці.

Крім задання властивостей полів користувач має можливість задати властивості таблиці. Після створення таблиць стає можливим створення запитів, форм, звітів і інших об'єктів бази даних, що використовують введені в таблицях дані.

Додавання поля в таблицю

Додавання нового поля в таблицю можливе в будь-який час. Користувач має можливість додати поле в кінець таблиці або вставити поле в будь-яке місце в таблиці.

Додавання нового поля в таблицю:

1. Відкрийте таблицю в режимі конструктора.

2. Для вставки поля в таблицю встановіть курсор у рядку поля, перед яким додається нове поле, і виберіть у меню Правка команду Вставити рядок. Буде вставлений рядок нового поля. Для додавання поля в кінець таблиці встановіть курсор у першому порожньому рядку.

3. Визначіть поле, вказавши його ім'я, тип даних і (необов'язково) опис. Ім'я поля повинно задовольняти узгодження про імена Microsoft Access.

4. Задайте властивості поля.

Порядок полів у режимі конструктора таблиці визначає стандартний порядок виводу полів (заголовки стовпців) для таблиці в режимі таблиці.

Задання типів даних полів

Для кожного поля необхідно задати тип даних. Тип даних визначає вид і діапазон допустимих значень, що можуть бути введені в поле, а також обсяг пам'яті, що виділяється для цього поля.

Перелік типів даних полів і опис значень, що зберігаються в таких полях, наведені в таблиці.

Для кожного поля необхідно вибрати потрібний тип даних. Наприклад, більшість полів у таблиці, що містить імена й адреси, варто визначити як текс­тові. Навіть телефонні номери, що містять тільки цифри, зручніше зберігати в текстових полях. Задавайте тип " Числовий" тільки для полів, що використову­ють­­ся у математичних розрахунках.

Зміна типу даних поля

Зміна типу даних поля можлива в будь-який час. Проте, якщо поле містить дані, така операція може призвести до їхнього спотворення (див. далі). Якщо конкретне значення неможливо перетворити до нового типу даних, то воно знищується і заміняється у всіх полях, що містять це значеннях на порожнє значення. Наприклад, якщо поле перетворюється з типу " Текстовий" у тип " Числовий", то буде втрачене будь-яке значення, що містить одну або декілька букв. При цьому виводиться попередження про втрату даних, і користувач має можливість скасувати перетворення.

Якщо поле перетвориться до типу даних із меншим допустимим розміром, то значення, що перевищують допустимий розмір, обрізаються. Наприклад, при перетворенні Memo-поля в текстове обрізаються всі дані, що перевищують заданий розмір текстового поля. При цьому виводиться попе­редження про можливість втрати даних, і користувач має можливість скасувати перетворення.

Забороняється перетворення будь-яких типів даних до типу " Лічильник". Замість такого перетворення варто додати в таблицю поле лічильника. У вели­­ких таблицях зміна типів даних може зайняти багато часу.

Зміна типу даних: