Функции, которые должны быть в вашей ERP-системе

Я рассказал вам о принципах работы ERP-системы, теперь же пришло время для описания функционала, которого вы вправе ожидать.

Документооборот. По сути, бизнес — это оборот денег, товаров и документов. Заказы, договоры, предложения, счета, накладные, акты, заявки и т.д. Все подобные документы система должна позволять делать не просто быстро, но и функционально. Одно дело, когда документ вы можете только распечатать, и совсем другое, когда вы можете его сохранить в различных форматах (pdf, doc, jpeg, xls и др) и отправить клиенту по электронной почте. Значит, система должна обладать современным встроенным редактором отчетов. Любой документ должен иметь маршрут, который он должен пройти в обязательном порядке (например, договор на поставку товара должен обязательно пройти юриста, проверка его грамотности и «подводных камней», коммерческого директора, и только после этого попасть к генеральному директору на подпись). Что очень важно, в процессе маршрута система должна по определенным правилам ограничивать доступ пользователей к документу или процессу (чтобы избежать утечки информации из компании, защититься от изменений после согласования), а сам маршрут документа должен быть гибко настраиваем.

Работа с клиентами. С ситуацией, когда у вашего клиента несколько юридических лиц, вы сталкиваетесь постоянно, а значит и сталкиваетесь с проблемой понимания взаиморасчетов по клиенту в целом. Сегодня ваш клиент купил у вас товар по одному своему юридическому лицу, а завтра по другому. Однако контролировать дебиторскую задолженность, объемы продаж, доход и т.д. вы хотите не по юридическим лицам ваших клиентов, а по клиенту в целом. Вы должны четко понимать по каждому клиенту, какую часть прибыли (и других показателей) сформировал по компании именно этот клиент (а не юридическое лицо клиента). И в абсолютном выражении, и в относительном.

Карточка клиента должна быть информативной, т.е. в ней должна быть не только контактная информация по клиенту, но и вся информация по взаиморасчетам и документам. Иными словами, зная клиента, необходимо иметь возможность видеть все счета, оплаты по ним, отгрузки и прочее, не делая для этого каких-то сложных (а порой и непонятных) отчетов.

Единая информационная система. Вся корпоративная информация представляет собой единый массив связанных между собою данных, поэтому крайне неудобно, когда информация по работе с клиентами у вас в одной системе, а информация по управлению поставками в другой. ERP-система — это, в первую очередь, единое информационное пространство вашего предприятия. Бизнес-процессы неразрывны, значит и управление ими должно быть неразрывно. Ситуация, когда необходимо отследить сделку от момента заключения договора до доставки груза клиенту возникает постоянно, и система должна давать возможность эту цепочку отследить насквозь.

Прозрачность. ERP-система должна делать прозрачными все бизнес-процессы компании. Вот простой пример. Вы заключили договор на поставку некого товара. После завершения сделки вы должны увидеть насквозь:

– когда и какой договор заключен
– когда и какие выставлены счета клиенту
– когда и как они оплачены
– когда и у кого товар заказан
– когда и как оплачены счета поставщика
– когда, на какой склад, и по каким накладным вам поставили этот товар
– когда груз доставлен клиенту, по каким накладным, с какого склада.

Вот такая простая сделка, которую вы должны иметь возможность в любой момент воспроизвести от начала и до конца. Казалось бы, все очень просто, однако на деле с подобными ситуациями возникают затруднения.

Работа с поставщиками. Работа с поставщиками подразумевает под собой формирование заказов поставщикам, учет счетов поставщиков, накладных и других документов. Также система должна позволять фиксировать предложения поставщиков на ваши заказы (чтобы иметь возможность выбирать лучшего поставщика по различным параметрам). Однако такую возможность удобно использовать, когда речь идет о крупных спецификациях, а если ваш заказ состоит из нескольких наименований, то заносить в систему все предложения просто экономически нецелесообразно, поскольку эта задача тоже требует времени. При работе с поставщиками вы должны иметь возможность насквозь проследить каждую сделку от момента заказа до момента прихода товара на склад: когда товар заказан, какой счет (или счета) вам выставили в ответ на ваш заказ, когда и как его оплатили, по каким накладным и когда вам поставили груз. Система должна позволять фиксировать точки нахождения груза, если речь идет о длительных поставках. Ну и, конечно, контролировать все дополнительные затраты на поставку и включать их в себестоимость груза. Что касается планирования, то грамотный инструмент планирования поставок позволит существенно сократить складские запасы без потерь для объемов продаж, а значит — освободить оборотные средства, что в нынешней ситуации с кредитованием весьма актуально.

Сервис и ремонты. Сейчас все реже встречаются компании, которые занимаются только торговлей. Как правило, все стараются оказывать клиентам и сервисные услуги по обслуживанию оборудования и его ремонту.

Вы должны иметь возможность управлять и планировать выезды инженеров для ремонта, учитывать запасные части, быстро искать требуемые запчасти. Часто понять, какая запасная часть для какого оборудования, не так просто, и эту задачу система должна решить. Без учета серийных (заводских) номеров оборудования при оказании ремонтных и сервисных услуг не обойтись.

Прием оборудования в стационар, отправка внешним ремонтным организациям, замена оборудования клиенту, проведение экспертиз, все эти функциональные возможности нужны, если ваша компания оказывает услуги по ремонту и обслуживанию оборудования клиентам.

Если вы оказываете вашим клиентам сервисные услуги, то полезно посмотреть, как проходит оформление такой сделки. Как заключается договор, как в нем фиксируется обслуживаемое оборудование, как формируются счета и акты выполненных работ. Попросите показать этот функционал. Многие о нем заявляют, но на деле им обладают буквально единицы ERP-решений.

Управление доступом пользователей. Выбирая ERP-систему, вы уже должны представлять приблизительные уровни доступа ваших пользователей и совершенно не стесняться просить показывать, как именно регулируется доступ пользователей к разделам системы, к документам, к клиентам и т.д.

Все, что вам показывают во время презентации, должно быть вам понятно. Если то, что вам показали, вам не понятно, значит, этого нет.

Система должна позволять разграничивать доступ на уровне разделов, пунктов меню, кнопок. Возьмем список клиентов (а можно и список зарплат). Вы ведь не хотите, чтобы все сотрудники компании в этом списке видели все записи? Значит, система должна позволять определять алгоритмы доступа пользователей к спискам, например, по подразделениям или по менеджерам.

На чем строится система управления доступом? Как настраивается доступ? Доступ необходимо настраивать для каждого конкретного пользователя системы? Если да, то это путь тупиковый. Должны быть организованы функциональные роли, доступ которых должен быть четко настроен и определен, а затем уже к пользователю (а еще лучше к штатной структуре компании) можно эти роли привязать.

Планирование. Должна ли система позволять планировать деятельность компании? Несомненно. Однако большинству малых предприятий это не нужно, просто потому что сама система планирования — это тоже определенные затраты, которые не всегда окупятся. Но если не нужно сейчас, то может пригодиться позже. Поэтому ознакомьтесь с инструментами и возможностями планирования. Что касается финансового планирования, то система должна позволять планировать показатели деятельности не только в валовом эквиваленте, но и по подразделениям, сделкам, клиентам. Система контроля кассовых разрывов поможет предотвратить ситуации, когда деньги нужны, а их нет. Однако внедрить такую систему на предприятии не просто, т.к. придется планировать буквально каждый платеж, а это не всегда возможно. Что касается планирования поставок продукции (сырья), то этот вопрос на порядок сложнее финансового планирования, как с точки зрения требований, так и с точки зрения сложности внедрения. Я сейчас говорю не о системе заказа товаров, когда остатки достигли страховых запасов, а о реальном планировании, где алгоритмы планирования учитывают сроки поставки, транспорт, сезонность, текущие поставки и другие критерии. Думаю, не ошибусь, если скажу, что только одна из двадцати компаний, взявшихся за внедрение планирования поставок, доведет это до логического конца. Но стоит посмотреть на инструменты, которые есть в системе, и, желательно, поинтересоваться, по каким именно алгоритмам работает планирование, как конкретно обеспечивается планирование закупок по компании в целом и подвоз товаров на склады. Насколько эти алгоритмы подходят именно вашей компании, решать вам. Но повторюсь еще раз: внедрить в компании (особенно в компаниях с большим ассортиментом) полноценно работающее планирование закупок — это архисложная задача, которая, зачастую, решается годами.

Производство. Здесь все достаточно индивидуально, поскольку в каждом производственном бизнесе есть свои особенности, которые сформулировать весьма сложно. Но, по крайней мере, программный продукт должен позволять проводить объемно-календарное планирование, формировать сменные задания, учитывать сырье, формировать себестоимость изделий, настраивать маршруты изделий. Остальные функциональные возможности необходимо изучать индивидуально и внимательно по каждому случаю.

Управление кадрами. Управление кадрами — это не просто список сотрудников, это и структура компании, ее штатное расписание, всевозможные приказы, отчеты, трудовые договоры и т.д. Ну и, конечно же, зарплата, алгоритмы которой часто принимают такие причудливые формы, что кажется, это вообще невозможно автоматизировать. Самым сложным в алгоритмах расчета зарплаты является расчет премий сотрудникам, и здесь система должна позволять настраивать автоматический расчет премий для различных сотрудников на основе различных финансовых показателей. Иными словами, одни сотрудники должны получать 10% от прибыли (или от выручки) по определенной группе товарных позиций при выполнении плана (или без плана), а другие 15%. Более сложные алгоритмы, видимо, придется дорабатывать индивидуально.

Продуманная ERP-система позволит вам еще и вести учет кандидатов на вакансии, и когда вам нужно будет закрыть вакансию, можно будет обратиться к человеку, о котором вы уже многое знаете, который проходил собеседование в вашей компании.

На описании функций я заканчиваю свой рассказ о выборе ERP-системы. После описания возможностей систем этого класса я отдельно должен сказать: выбирая ERP-систему, вы выбираете не только программный продукт, но и людей, которые будут вам ее помогать внедрять и поддерживать. Поэтому ваши беседы с представителем компании не должны происходить в виде двустороннего монолога, где каждая сторона говорит о чем-то своем и на одной ей понятном языке. Вы должны говорить на «одном языке» и понимать друг друга.