Электронные файлы

Не так давно нас мучили только бумаги (как будто этого мало!). Теперь большинство из нас в своей работе в той же мере, что и от бумаг, зависят от компьютеров. Электронные документы получают все более широкое распространение. Сюда входят письма, электронная почта, страницы Интернета, которые можно загружать и сохранять на локальном диске, электронные таблицы и т. п. Поскольку создание и хранение цифровых документов проще, они постепенно вытесняют бумажные. С тех пор как произошло относительное удешевление компьютерных носителей, облегчилось хранение документов. Но проблема заключается не в сохранении и накоплении документов, а в возможности их повторного поиска.

К счастью, достижения в компьютерной технологии значительно облегчили поиск информации. Те из нас, кто начинал пользоваться компьютерами с операционной системой MS-DOS (Microsoft Disk Operating System), помнят, как трудно было тогда организовать информацию на жестком диске. Самым неприятным было, наверное, требование ограничивать наименование файлов восемью знаками. В результате файл, содержащий электронную таблицу денежных потоков за четвертый квартал, приходилось называть, скажем, 4Q99cshf.wk3, что было трудно расшифровать и еще труднее запомнить.

Компьютеры упростили нахождение документов, предоставив возможность копировать файл и размещать его в нескольких местах.

Чтобы тратить меньше времени на поиск и обработку компьютерных документов, при их организации имейте в виду следующее.

Компьютер очень похож на пустой шкаф для бумаг. Используя информацию на бумажных носителях, вы можете побросать ваши приложения и массивы данных в кучу или сгруппировать их по разделам, разложив по ящикам и разбив информацию в этих ящиках на подразделы. Аналогичным образом можно и нужно организовать информацию на жестком диске, скомпоновать «рабочий стол» (в операционной системе Windows так называется размещение на экране графических символов или пиктограмм, используемых для выполнения различных процедур), сформировать меню (список команд и или инструкций, с помощью которых осуществляется управление работой компьютера), создать файлы (электронные документы, созданные и названные вами).

При организации работы с компьютером и использовании электронной почты рекомендуется:

• создавать систему для хранения в компьютере файлов документов;

• создавать систему для хранения сообщений, получаемых по электронной почте и факсу;

• иметь систему, идентичную организации другой информации (бумажной или электронной);

• сохранять нужные документы в соответствующих электронных папках;

• организовать на экране систему пиктограмм и меню, облегчающую доступ к документам и приложениям.

С чего начать: операционная система

Речь идет об операционной системе компьютера (будь то DOS, одна из версий Windows, Mac или какая-нибудь другая), с помощью которой осуществляется поиск файлов документов и приложений (см. рис. 2. 8).

В каждой операционной системе используется свой набор команд или пиктограмм, позволяющих производить различные действия с файлами и организовать работу с ними. Прежде чем приступить к процессу организации документов на компьютере, необходимо как следует ознакомиться с возможностями управления файлами в рамках операционной системы вашего компьютера. Изучите описание системы. Найдите раздел «Help» («Помощь») и проштудируйте его. Если вы, как и я, не очень легко обучаемы, обладаете скромными познаниями только в одном языке (для меня это общеупотребительный английский) и не владеете технической терминологией, можете обратиться к специалисту, знакомому с вашей операционной системой, чтобы он помог вам освоить ее. В крупных организациях такую помощь оказывают специалисты из отдела информационных систем или опытные технические сотрудники. В любом случае не начинайте беспорядочно создавать компьютерные файлы, пока не поймете, что именно вы делаете, или не найдете кого-нибудь, кто в этом разбирается.