Номенклатура дел

Общие положения

1. Настоящая инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в Управлении вневедомственной охраны при ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области (далее УВО).

2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами МВД России и ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, работы с обращениями граждан возлагается на начальника УВО, председателя экспертно-проверочной комиссии УВО и председателя комиссии по работе с письмами, жалобами и организации приема граждан УВО.

4. Ведение делопроизводства возложено на канцелярию, которая подчиняется непосредственно начальнику УВО.

5. На работников канцелярии УВО возлагается выполнение следующих основных обязанностей.

- прием, учет и распределение входящих документов и письменных обращений граждан;

- учет внутренних документов;

- передача документов и писем граждан на рассмотрение начальнику УВО и после получения соответствующих резолюций, непосредственно исполнителю;

- учет исходящих документов, отправка их адресатам;

- учет поступающих и издаваемых нормативных актов;

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов и писем граждан;

- подготовка и ведение номенклатуры дел;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и своевременного уничтожения;

- учет печатей и штампов;

- учет металлических хранилищ и дубликатов к ним;

- организация изучения с личным составом нормативных правовых актов по делопроизводству и обращениям граждан.

Номенклатура дел

6. В целях правильного формирования дел, надежного хранения документов и быстрого их поиска разрабатывается номенклатура дел.

7. Номенклатура дел разрабатывается исходя из задач, решаемых УВО. В нее включаются дела, формируемые в соответствии с Перечнем документов, утвержденных приказом МВД N 615 от 19.11.1996 г.

8. Номенклатура дел на очередной год разрабатывается в конце текущего года канцелярией совместно с начальниками отделов аппарата УВО. Согласовывается с ИЦ ГУВД, утверждается начальником УВО и вводится в действие с 1 января.

9. Изменения вносятся в номенклатуру дел с разрешения начальника УВО по представлениям начальников отделов УВО.

10. Дополнительные тома дел вносятся в номенклатуру дел по мере их завершения с указанием фамилии сотрудника, ответственного за их ведение.

По законченным делам (томам) в номенклатуре производится запись о дате окончания ведения дела (тома) и количество листов.

По окончании текущего года в конце номенклатуры дел производится итоговая запись.

11. Номенклатура дел является основным регистрационным документом для текущего года и основанием их регистрации в журнале учета законченных производством дел.

Порядковые номера дел по номенклатуре являются номерами дел текущего года.

12. Дела, предусматриваемые номенклатурой дел заводятся по следующим основным признакам:

- предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

- виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другие);

- адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

Дела заводятся по мере поступления документов на подшивку. В дела группируются документы текущего года. Исключение составляют переходящие дела, которые заводятся в ограниченном количестве.

13. На обложке дела указывается гриф секретности, наименование органа внутренних дел, номер дела, номер тома, наименование дела, дата заведения и окончания дела, срок хранения.

Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате списания в дело первого документа, дата окончания - дате списания последнего документа.

14. Все законченные производством дела должны быть полностью оформлены, листы дела сброшюрованы, пронумерованные простым карандашом в правом верхнем углу листа вне текста документа, должна быть составлена внутренняя опись документов, находящихся в деле. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Листы ознакомления и резолютивные листы подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись документов и нумеруются.

По окончании ведения дела (тома) в конце внутренней описи производится итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов и количество листов дела (тома). Также указывается должность и фамилия сотрудника, который оформил эту опись.

Законченное производством дело (том) прошивается и опечатывается. На заверительном листе, специально подшиваемом в конце дела (тома) производится запись о количестве документов и листов (цифрами и прописью), которая заверяется сотрудником, оформившим дело (том). Также оговаривается количество листов описи. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати канцелярии, которая наклеивается так, чтобы захватывались нити прошивки дела (тома).

15. Каждый том дела должен содержать не более 250 листов. В случае поступления в подшивку документов свыше этого количества заводится следующий том дела с указанием его порядкового номера.

Документы формируемого дела в течение года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле и оформляется обложка дела.

Все законченные производством дела (тома) берутся на инвентарный учет по датам их окончания.