Проводим организационную диагностику - Учимся искать и решать проблемы своего бизнеса!

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

Смысл и назначение организационной диагностики состоит в том, чтобы провести полную «инвентаризацию» накопившихся проблем и противоречий, выявить их причины и найти оптимальные точки развития – глубинные внутренние факторы, влияющие на решение всех или большинства проблем предприятия.

v Что такое проблема?

Организационная проблема существует при выполнении трех условий:

§ Во-первых, имеется устойчивый разрыв между действительным и желаемым. В организациях подобные разрывы, свидетельствующие о наличии проблемы, возникают в оценках количественных и/или качественных показателей эффективности предприятия. Например, это могут быть расхождения между достигнутым и нормативным уровнем чистой прибыли, рентабельности инвестиций, объема продаж, текучести кадров, удовлетворенности клиентов, компетентности персонала и др.

§ Во-вторых, экспертам и руководителям организации не известны способы преодоления этого противоречия. Это означает, что истинные причины бизнес-проблемы им достоверно не известны и требуют специальной диагностики.

Например, удовлетворенность клиентов может упасть по разным причинам: из-за ухудшения качества продукции, падения уровня обслуживания, увеличения времени выполнения заказов, сужения ассортимента и др. Более того, действительная причина проблемы может вообще не осознаваться руководителями, поскольку она находится за пределами привычного для них круга факторов. Скажем, это могут быть некие стереотипы мышления или отсутствие в организационной культуре некоторых ключевых ценностей, например, качества, доверия или ориентации на клиента.

§ В-третьих, в организации существует лицо или группа лиц, обеспокоенных этим противоречием. Другими словами, выявленное расхождение кого-то волнует, и это лицо предпринимает определенные умственные или практические действия для его преодоления.

v Наиболее типичные проблемы российских предприятий:

§ Ухудшение финансовых показателей.

§ Невыполнение планов продаж.

§ Недовольные клиенты.

§ Непредвиденные потери и убытки.

§ Регулярные задержки в выполнении проектов и заказов клиентов.

§ Высокая текучесть кадров.

§ Низкая квалификация персонала.

§ Неудовлетворительное качество продукции и услуг.

§ Просроченные дебиторская и кредиторская задолженности.

§ Низкая производительность труда.

§ Межличностные конфликты.

§ Снижение управляемости организации.

§ Боязнь перемен, сопротивление изменениям.

§ Несогласованность действий подразделений.

§ Демотивирующий стиль управления.

§ Снижение удовлетворенности и лояльности персонала.

§ Неликвидные запасы готовой продукции.

§ Чрезмерные накладные расходы и др.

v Как же проводится общая организационная диагностика?

Ключевые шаги диагностики, каждый из которых дает ценный результат:

§ Определение задачи – что не устраивает и хотелось бы изменить, целевое состояние.

§ Сбор и анализ проблем, понимание причинно-следственных связей и значимости проблем для компании. Проблемное поле.

§ Анализ состояния по подсистемам, который дает более глубокое и полное понимание ситуации в компании. Анализ может быть как по проблемным областям, с учетом компании в целом, так и системный - по всей организации. Здесь может быть полезной участие экспертов.

§ Переход от проблем к приоритетам и программе развития, для принятия решений руководителем.

§ Отчет о состоянии организации, анализ, предложения и их обоснование.

Для этого применяются специальные методы и процедуры. Наиболее информативный и мощный метод – диагностические интервью с руководителями и сотрудниками предприятия. В ходе интервью консультант с помощью проблемных и уточняющих вопросов управляет мышлением собеседника и ведет его от банальных жалоб (например, «мало платят!» или «теснота в производственных помещениях») к определению истинных проблем организации и выявлению их причин.

Ø Диагностическое интервью – это доверительная беседа, совместное размышление, интеллектуальный и эмоциональный диалог консультанта и руководителя, приводящий к осознанию не только самих проблем, но часто и методов их решения.

Ø Помимо интервью в арсенале консультантов, проводящих диагностику, имеются и другие методы получения диагностической информации:

ü встречи по сбору данных;

ü анализ управленческой документации;

ü диагностическое наблюдение.

Диагностическая информация, собранная с помощью указанных методов, проходит далее несколько этапов переработки:

1. Формулирование и экспертная оценка организационных проблем.

2. Логический анализ организационных проблем.

3. Выявление корневых проблем организации.

4. Определение оптимальных «точек развития» организации.

5. Разработка детального плана организационных изменений.

1. Формулирование и экспертная оценка организационных проблем.

Формулировки бизнес-проблемы – это утверждения, содержащие описание организационных явлений, которые оцениваются руководителями и сотрудниками как нежелательные для предприятия и/или имеющие негативное влияние на его развитие и функционирование.

Например, уменьшаются рентабельность продаж и маржинальная прибыль компании; работники предприятия испытывают дефицит признания и поощрений со стороны руководителей; рабочие в цехе ориентированы на зарплату за работу, а не за результат; у большинства сотрудников предприятия преобладает прохладное и равнодушное отношение к труду.

Если известна причина того или иного явления, то она может быть включена в формулировку бизнес-проблемы. Это позволяет существенно сократить общий перечень проблем и упростить анализ проблемного поля организации. Например:

§ Нерациональная организация труда в цехе отражается на объеме производства и сроках выполнения заказов;

§ Боязнь личной ответственности и ошибки руководителей подразделений приводят к искажению информации, поступающей на верхний уровень управления;

§ Монтажные участки испытывают нехватку инструментов, вследствие этого возникают простои, снижается производительность и оплата труда;

§ Практика штрафов и взысканий демотивирует работников, снижает их лояльность, ухудшает социально-психологический климат в коллективе;

§ Происходят задержки в предоставлении документов с монтажных участков, отчего возникают «сбои» в поставках, и увеличивается время подготовки производства.

Все выявленные организационные проблемы проходят тщательную экспертную оценку со стороны ключевых руководителей и сотрудников предприятия. В результате из общего списка исключаются формулировки проблем, которые, по мнению экспертов, излишне жесткие или просто-напросто не соответствуют действительности. При этом некоторые проблемы могут быть уточнены и выражены в более мягких формулировках.

2. Логический анализ организационных проблем.

Оставшиеся в списке проблемы подвергаются более тонкому логическому анализу.

Предварительно для удобства и облегчения анализа все проблемы могут быть классифицированы и разделены на определенные группы. Например:

ü подбор и текучесть кадров,

ü маркетинг и продажи,

ü организация производства,

ü мотивация и стимулирование труда,

ü стиль управления и др.

Конечный результат логического анализа – построение проблемного поля организации. Проблемное поле включает в себя не только формулировки выявленных проблем, но и причинно-следственные связи между ними.

Не секрет, что все организационные проблемы логически взаимосвязаны. Решение любой из них прямо или косвенно влияет на решение множества других проблем. Цель диагностики состоит в том, чтобы на основе анализа проблемного поля обнаружить корневые проблемы, решение которых полностью устраняет или хотя бы ослабляет все остальные проблемы предприятия. Поэтому, способы решения корневых проблем – это и есть оптимальные точки развития, в которых необходимо энергично и концентрированно воздействовать на организацию с целью ее «лечения» и преобразования.

3. Выявление корневых проблем организации.

В соответствии с терминологией теории ограничений, корневые проблемы – это истинные причины организационных проблем, воспринимаемых руководителями как нежелательные явления.

К нежелательным явлениям относятся явные проблемы организации, например, сокращение объема продаж или клиентской базы предприятия, уменьшение чистой прибыли, увеличение производственных потерь и др.

Факты возникновения таких проблем, как правило, очевидны или легко регистрируются с помощью систем бухгалтерского и управленческого учета. Однако чтобы добраться до их истинных причин, необходимо выявить непосредственные причины нежелательных явлений, определить причины этих причин и далее, действуя таким же образом, провести полный и глубокий логический анализ всех проблем организации.

В итоге все проблемное поле может быть разделено на три уровня.

В дальнейшем на основе анализа проблемного поля формулируются локальные и системные решения выявленных организационных проблем.

v Выводы.

Общая диагностика предприятия направлена на определение всего комплекса организационных проблем и выявление их причин. Это главное. Вместе с тем, диагностика позволяет получить ряд важных дополнительных результатов. К ним относятся:

§ новая ценная информация о состоянии организации;

§ «размораживание» организации;

§ снижение сопротивления переменам;

§ запуск процесса организационных изменений;

§ повышение управленческой квалификации руководителей;

§ переосмысление собственного управленческого опыта, ошибок и достижений;

§ практические рекомендаций по развитию компании;

§ детальный план организационных изменений.

Общая диагностика предприятия служит мощным инструментом организационного развития и формирует основу для принятия важных стратегических решений и преобразования организации.