Система хранения информации в организации

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Графически процесс документационного управления можно изобразить так:

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

·документы текущего управления;

·документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;

· собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.