Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Перевірила: Барінова Валентина Василівна дата ___






МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДЕПАРТАМЕНТ ОСВІТИ І НАУКИ

ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ НАВЧАЛЬНИК ЗАКЛАД

ЗАПОРІЗЬКИЙ БУДІВЕЛЬНИЙ ЦЕНТР

ПРОФЕСІЙНО-ТЕХНІЧНОЇ ОСВІТИ»

ПИСЬМОВА ЕКЗАМЕНАЦІЙНА РОБОТА

З ДЕРЖАВНОЇ КВАЛІФІКАЦІЙНОЇ АТЕСТАЦІЇ

 

 

Учня групи № 8

Нікішина Кирила Олександровича

 

ЗА ПРОФЕСІЄЮ:

Оператор комп`ютерного набору; секретар керівника

 

ВИКЛАДАЧ: Барінова Валентина Василіївна

 

Запоріжжя 2016 рік

«ЗАТВЕРДЖУЮ»

Заст. директора з НВР

А.М.Пеньков

ЗАВДАННЯ

На письмову екзамінаційну роботу

з предмету:

Технологія комп’ютерної обробки інформації

Учня групи № 8

Спеціальність: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника

ТЕМА ЗАВДАННЯ:

Тема

ЗМІСТ РОБОТИ:

I. Введення 3

II. Класифікацію документів. 4

II.1 Поняття про класифікацію документів. 4

II.2 Класифікація по інформаційній складовій документа. 5

II.3 Класифікація за матеріальною складовою документа. 10

II.4 Класифікація документів за обставинами їх функціонування в зовнішньому середовищі 11

II.5 формування справ. 12

II.6 номенклатури справ. 14

II.7 Способи та засоби запису інформації 20

II.8 Терміни зберігання документів. 23

II.9 Визначення терміну зберігання документів. 25

III. Охорона праці 29

Виконав: ННікішин Кирил Олександрович дата __________

Перевірила: Барінова Валентина Василівна дата ___________

Оцінка ______________

Рецензія викладача:


 

I. Введення

Документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання Важливий вид документів - різні посвідчення, що підтверджують особистість людини, її приналежність до якої-небудь організації або дозвіл займатися певною діяльністю. В інформаційних системах для забезпечення потреб інформаційного пошуку, з одного боку, описується документ як матеріальний об'єкт - сукупністю значень його властивостей (атрибутів, реквізитів), т. Е. Метаданими; з іншого боку, описується зміст інформації, закріпленої на цьому об'єкті - як правило, за допомогою індексів. Сукупність документів, присвячених якомусь питання, явища, процесу, особі, установі і т. П., Називається документацією. Запис інформації на різних носіях за встановленими правилами називається документуванням і являє собою процес створення та оформлення документів. При документуванні необхідно враховувати чинні норми законодавства, компетенцію автора і дотримуватися загальнодержавні правила складання та оформлення документа. Сукупність робіт з документування управлінської діяльності підприємств і по організації в них руху документів характеризує термін «діловодство». Відповідальність і повноваження в області діловодства повинні бути чітко визначені та оголошені.


 

II. Класифікацію документів

II.1 Поняття про класифікацію документів

Поняття " класифікація" використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як отримана в її внаслідок схема. Для розмежування процесу класифікації і його результату пропонується вживати два терміни:

· класифікація документів - процес упорядкування або розподілу документів по класах з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми;

· класифікація (лат. classik - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, використовувана як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми.

Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками. Комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якому їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства та практичної документно - комунікаційної діяльності. Для проведення класифікації документів особливо важливо мати на увазі, як мінімум, наступні положення:

· ознака, за якою виробляють поділ, називається підставою розподілу, а утворюються при цьому поняття - членами поділу;

· одне і те ж розподіл має здійснюватися на одному і тому ж підставі (вимога не перетинання);

· сума всіх членів поділу повинна дорівнювати загальному обсягу діленого поняття, тобто розподіл має бути вичерпним; ні недостатність, ні надмірність ділення недопустимі (вимоги пропорційності);

· члени поділу повинні взаємно виключати один одного (вимоги взаемовиключення);

· члени поділу повинні бути найближчими до подільному поняттю, не допускається перескакувати з наступного в ряду підкласу у віддалений вище або нижче лежачих (вимога безперервності).

Класифікувати документи - значить проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на роди, види, підвиди, різновиди. Рід (клас) - це сукупність (безліч) документів, що мають певний спільний ознака, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. В якості класифікаційного поділу можна прийняти різні ознаки, що залежать від мети класифікації. В основу класу завжди кладуть найбільш важлива ознака документа, який відповідає меті класифікації. Клас, що включає в себе інші, буде по відношенню до них родом, а класи, що входять до нього, по відношенню до нього - видами. Один і той же клас може бути родом по відношенню до нижчого класу і видом по відношенню до вищого. Так, клас " кінофотофонодокументи" є видом по відношенню до класу " документи" і родом по відношенню до класу " кінодокументи", " фотодокументи" і " фотодокументи". Рід (клас) - це перший рівень поділу, який розкривається за допомогою видових ділень документа. Вид - другий рівень поділу. При цьому родове поняття " документ" ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожна ланка видової класифікації можна назвати видом документа з того чи іншого ознакою (за характером знакових засобів, призначення для сприйняття людиною, способом документування, матеріальному носію і т.д.). Третій рівень ділення - підвид. За ним слідує різновид і т.д., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації. Ієрархія - розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає наступним чином: документ видання неперіодичне видання книга. Дихотомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиду, різновиду і т.д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.д.

II.2 Класифікація по інформаційній складовій документа

Основні ознаки класифікації по інформаційній складовій документа - зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; передпризначеність для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації і т.д.

1. Класифікація документів за змістом. Класифікації, в основу яких покладено ознака змісту (сенсу) документа, називають семантичними. У них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, тем, предметів, проблемам. Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.д. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно - комунікаційної сфери і тому є найбільш розробленими. До них відносяться п'ять варіантів Бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК), Універсальна десяткова класифікація (УДК), Десяткова класифікація Дьюї, Єдина класифікація літератури для книговидання та інші. Існують змістовні класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На цих класифікаціях заснована організація більшості інформаційно-пошукових систем і документних масивів. Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації. За рівнем узагальнення інформації документи ділять на первинні та вторинні. Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру. Такий документ являє собою результат безпосереднього відображення наукової, виробничої, управлінської, творчої та іншої діяльності (офіційний, науковий, навчальний, довідковий, рекламний, літературно-художній і т.д.). Його завдання полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією. Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше - інформаційний) містить відомості про первинні документи, отримані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення - забезпечення суспільства вторинною інформацією. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації. Відмінною особливістю документа є те, що міститься в ньому інформація передається за допомогою тих або інших знаків. У класифікаціях, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, розрізняють текстові і нетекстові документи. У текстовому документі знаком служить алфавіт (літери) природної мови. Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найбільш точна передача сенсу. Поняття " текстової документ" може застосовуватися не тільки до письмових, але і до фонодокументів, що містить мову, інакше кажучи, до всіх текстових документів. Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь-яким способом листи, є письмовий документ - це найчастіше літературний документ, зміст якого виражено словесно в письмово зафіксованій формі. Тобто синонімами терміну " текстової документ" можуть виступати " письмовий" або " літературний документ". До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії - це їх видова відмінність. Нетекстової документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. Їх часто називають невербальними (немовними). Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об'єкту (малюнок, фотографія, кінофільм, т.д.) Різновидом цього класу документів є ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії. Ідеографічний документ - той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення). До цього класу документів відносяться картографічний і нотний документи: картографічний містить зображення особливих об'єктів - поверхні Землі або інших небесних тіл - виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ - це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що є особливою системою - нотним записом. Звучав документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис). Матричний документ виконаний засобами " матричної мови", тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, доступній для " прочитання" машиною (перфокарти, магнітні та оптичні диски). Звучні й матричні документи відносяться до класу технічно-кодованих, містять запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера. Комплексний документ поєднує два або більше знакових засоби фіксації інформації (журнал з музичним додатком у вигляді грамплатівки; комплект діапозитивів з текстом; книга з електронною нотною клавіатурою і т.д.).

1. Класифікація документів по мірній запису інформації. Мірність запису інформації визначається місце, займане документом (його матеріальною основою) в просторі. За цією ознакою розрізняють одновимірні, двовимірні, тривимірні (об'ємні) документи. У одновимірної середовищі запис інформації здійснюється азбукою Морзе (двійковий код) " у рядок" або в лінійній послідовності.

Однак абсолютна більшість документів - двомірні, що мають розмір (формат) і об'єм (кількість сторінок). Запис інформації на цьому носії являє собою два виміри. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові борозенки магнітної стрічки. У тривимірному середовищі записуються голограми і частково растровий друк (календарики з миготливим зображенням).

2. Класифікація документів за призначення для сприйняття інформації. Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано. По суб'єкту сприйняття семантичного змісту всі документи ділять на людинописну - вони можуть бути " прочитані" безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів - і машиночитаних, призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дисплея і т. д. Запис машиночитаних документів здійснюється шляхом зміни структури носія. За їх зовнішнім виглядом людина нічого не може сказати про характер запису в таких документах, тому що вона виконана яким-небудь технічним способом.

3. Класифікація документів по каналу сприйняття інформації. Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик). По каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний і аудіовізуальний документи.

Візуальний - це документ, зміст якого людина сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, і т.д. на будь-якому носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик, тобто дотик (книга для сліпих). Аудіальний - це звуковий або чутний документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (музичний компакт-диск). Аудіовізуальний документ - той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія " мультимедія" і т.д.). Класифікація документів за ступенем їх поширеності виділяє опублікований, неопублікований і не публіковані документи. Документ, призначений для широкого і багаторазового використання, що має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженому числі машинописних екземплярів (дисертація, депонована рукопис і т.д.) До не публікованих відносять документ однократного використання, необхідний для прийняття конкретних управлінських рішень (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська та інша подібна документація). Класифікація документів за способом документування. За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи. Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки письма наносяться від руки. У цьому сенсі рукописом або рукописним документом можна назвати не тільки словесний текст, записаний " від руки", а й твір образотворчого мистецтва, а також креслення або карту. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису або ЕОМ. Друкований - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальної технікою, засобами друку ЕОМ і т.д.). Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкованому документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб: тиснення або видавлювання знаків шрифту Л. Брайля в книгах для сліпих. В даний час друкований документ - найпоширеніший клас документів: він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти і т.д. Такі документи часто називають творами друку або виданнями. Механічний - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні валики) або шляхом пробивки отворів (перфорація) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т. П. Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля (магнітні стрічки, дискети, відеодиски і т.д.) Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної щільності ділянок фотоматеріалу (фото, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваним сигналом (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші, мікрофільми). Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснено сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичною записом). Лазерний - це документ, запис і зчитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма). Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екрані, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстової роздруківки.

II.3 Класифікація за матеріальною складовою документа

Друга атрибутивна складова документа його речова (субстанциональная) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якого складають другу групу щодо самостійних підстав розподілу документів на види і підвиди за матеріалом носія інформації, по матеріальній конструкції та ін. а) Класифікація документів за матеріалом носія інформації виділяє класи документів на штучній і природною матеріальній основі. Основними різновидами сучасних документів на штучному носії є паперові і полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи. Паперовий документ виконаний на папері або на інших матеріалах, по своїх властивостях схожих з папером (папірус, пергамент або сучасні синтетичні замінники паперу). До класу паперових документів відносять книги, журнали, газети, ноти, карти, нормативні документи та інші види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії і т.д. Плівковий документ створений на плівковій основі (кіно, діафільм, діапозитив, мікрофіша, магнітна фонограма). Пластинкові документи створені на пластмасовій основі (грамплатівки, диски). В окремих випадках вони створюються на металевій або скляній основі. До винаходу штучних носіїв інформації її записували на природних матеріалах: глині, деревній корі, траві (папірус), шкірі (пергамент), камені і т.д. Однак зараз природні матеріали як носій інформації використовуються вельми рідко. Класифікація за матеріальної конструкції або форми носія інформації. Кожен документ має певну зовнішню форму свого матеріального носія. Саме за формою (конструкції) документа на буденному рівні відрізняють книгу від газети, грамплатівку від дискети, маючи при цьому на увазі, що документ виготовлений у формі книги, диска, магнітної стрічки і т.д. По матеріальній конструкції носія інформації виділяють: документ листовий, Кодексовий, картковий, стрічковий, дискової, комбінований. Листовий - це документ у вигляді одного або декількох листів будь-якого формату без їх скріплення (листівка, газета, плакат, географічна карта). Листи, покладені один на інший, утворюють стопу (колода карт, картотека, каталог). Сполучена по довжині стопа стає кодексом. Кодексовий або блоковий документ створений у формі блоку - кодексу, тобто скріплених між собою по одному краю листів - сторінок (книжковий блок, альбом, журнал). Картковий - це документ, складається з сукупності карток або перфокарт встановленого формату (каталожна, поштова, гральна карти, календарик, листівка). Стрічковий - це документ, що є безперервною смугою матеріалу із записом інформації. Стрічку можна скрутити у вигляді сувою або рулону або скласти частинами, у формі гармошки. Вона поширена як книга-ширма, шпаргалка, стрічка принтера. До стрічкових документів відносять також сувій папірусу, перфострічку, магнітофонну, кіно, відеострічку і т.д. Дисковий документ - носій запису інформації у формі диска, тобто скручений в спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки). Комбінований документ поєднує в собі дві або більше форм носіїв інформації (комплект, що складається з книги і касети, набору слайдів і грамплатівки і т.д.).

II.4 Класифікація документів за обставинами їх функціонування в зовнішньому середовищі

Загальною ознакою класифікації, що не відноситься ні до змісту, ні до форми документа, є ознака ділення сукупності документів за обставинами їх функціонування в зовнішньому середовищі, тобто в часі і просторі. Сюди відносять: регулярність виходу в світ, місце і час появи документа в зовнішньому середовищі та інші.

1. Класифікація документів по регулярності виходу у світ виділяє періодичні і неперіодичні документи. Періодичні документи - це документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однакові оформленими випусками (газета, журнал, серійні і триваюче видання). Неперіодичні документи - документи виходять у світ однократно і не мають продовження (книги, карти, афіші, перфострічки, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т.д.). Крім того, по регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, ежеквартальник, щомісячник, тижневик, щоденник і т.д.

2. Класифікація документів за часом появи в зовнішньому середовищі. За часом появи документа в зовнішньому середовищі розрізняють оригінал, оригінал, копію, дублікат.

3. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою. Синонімом першотвору є оригінал. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Дублікат - це копія офіційного документа, що має юридичну силу оригіналу.

4. Класифікація документів за місцем походження розрізняє місцевий документ (у межах однієї області, міста, одного або декількох районів, підприємства, установи, господарства або навчального закладу); регіональний документ - що вийшов і поширюваний в межах одного або декількох суб'єктів Федерації; національний або загальнодержавний (в масштабах країни) і зарубіжний або іноземний (що вийшов або надрукований за кордоном).

II.5 формування справ

Виконаних документів в установі, фірмі накопичується багато. Щоб у них легко можна було розібратися і швидко знайти потрібну інформацію, документи після їх виконання групують у справи, тобто розкладають в окремі папки. Формування справи визначається як " Угруповання виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи" 61. Розподіл документів у справи проводиться відповідно до номенклатури справ. Правильне і своєчасне розподіл і підшивання документів у справи забезпечує не тільки можливість швидкого пошуку документа, але і його схоронність, виключають його втрату. Тому цій стадії роботи з документами завжди надавалося велике значення і були вироблені єдині вимоги до формування й оформлення справ. Основними нормативними документами, якими необхідно користуватися сьогодні при організації роботи з формування, оформлення та зберігання справ є " Основні правила роботи відомчих архівів" та " Державна система документаційного забезпечення управління". Порядок формування, зберігання та оформлення справ має бути на підставі зазначених нормативних актів викладено в інструкції з діловодства конкретної установи, фірми із зазначенням специфіки (якщо вона є) формування окремих категорій справ. Цією інструкцією повинні керуватися працівники установи, відповідальні за формування та зберігання справ. Формують і зберігають справи в структурних підрозділах за місцем утворення документів. Розпорядчі документи, листування керівництва і найважливіші внутрішні документи формують і зберігають у канцелярії або секретаріаті керівництва, У невеликих установах, фірмах справи централізовано формує і зберігає секретар. У структурних підрозділах виділяються особи, відповідальні за збереження документів і формування їх у справи. Контроль за правильним формуванням справ та методичне керівництво цією роботою здійснює відомчий архів і відповідний державний архів62. Формування справи починається відразу з початку року. Тому на кожне назване в номенклатурі справу до початку року повинна бути заведена папка. Це може бути папка-швидкозшивач або папка-реєстратор. На обкладинці кожного заводяться справи вказується назва установи, фірми. Якщо установа має офіційно визнане скорочене найменування, то краще вжити його. Наприклад: Горбачов-Фонд, Атлантіксторм, МГИМО і т.п. Потім з нового рядка пишеться назва структурного підрозділу. Наприклад, Бухгалтерія або Відділ кадрів. Під назвою структурного підрозділу в середині обкладинки вказується індекс справи за номенклатурою. Наприклад, Справа № 02-24, де 02 означає індекс структурного підрозділу, а 24 - порядковий номер справи за номенклатурою. Заголовок на обкладинку справи зазвичай переноситься повністю з номенклатури. Внизу обкладинки справи зазначається строк зберігання (якщо справа має постійний термін зберігання, пишеться " зберігати постійно"). Розкладка документів у справи проводиться секретарем або особами, відповідальними за цю роботу в структурних підрозділах систематично, щодня протягом усього року. Виконані документи повинні мати позначку про виконання і поміщаються в справи в той же день до кінця робочого дня. Суворе виконання цього нескладного правила виключить втрату документів і забезпечить їх збереження. У справу можуть бути підшиті тільки ті документи, які передбачені в ньому номенклатурою. У разі появи документів, не передбачених номенклатурою, заводиться самостійну справу, а його назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером. Перш ніж підшити документ у справу, слід перевірити, виконаний він (про що повинен бути посліду). Невиконані, а також підлягають поверненню документи підшивати до справи забороняється. Далі перевіряється правильність оформлення документа. В " Основних правилах роботи відомчих архівів" вказується, що: " Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних, республіканських, галузевих стандартів та інших нормативних актів" 63, тобто перед підшивкою ще раз перевіряється наявність підписів, засвідчувального напису, відміток, дат, індексу і т.п. Документи включаються у справу тільки в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії в справу не підшиваються. Виняток можуть становити чернетки і дублетні матеріали особливо цінних документів, а також копії, на яких є які-небудь резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст перших екземплярів. Товщина кожного справи не повинна перевищувати 30-40 мм, близько 250 листів. Якщо документ більше, справа розділяється на два або більше томи. При формуванні справ слід дотримуватися ряду вимог. Найважливішим із них є угруповання в окремі справи документів постійного і тимчасового зберігання. Лише у виняткових випадках документи різних термінів зберігання, але пов'язані з розглядом одного питання, поміщають в одну папку, але після прийняття рішення і закінчення справи документи переформує. Документи формуються у справу тільки за один календарний рік. Виняток з цього правила становлять перехідні справи; судові справи; особисті справи, які формуються протягом усього періоду роботи особи в установі, а також виборних органів і їх постійних комісій, що формуються в справи за період їх скликання. Особливість у формуванні мають справи навчальних закладів, формовані по навчальним років, документи театрів, що характеризують сценічну діяльність і групуються протягом театрального сезону, справи фільмів, рукописи, історії хвороби і ряд інших. Документи поміщаються у справу з усіма відносяться до них додатками і додатковими матеріалами, що виникли в ході вирішення питання. Однак у тих випадках, коли програми мають великий обсяг, їх доцільно формувати в самостійні томи. Наприклад, до наказів часто підбирають різні заяви, довідки, акти, записки, що послужили підставою для їх видання. Їх можна групувати окремо: " Накази за 1999 р" - Одна справа і " Документи (довідки, заяви, доповідні записки) до наказів за 1999" - друге. Також часто формують протоколи та документи до них. Планова та звітна документація (плани, заявки, кошториси, звіти та розрахунки до них) поміщається в справи того року, до якого вона належить за своїм змістом, незалежно від часу її складання або дати надходження. Наприклад, звіт за 1999 рік буде складений у 2000 році, але поміщається в справу 1999 року та навпаки, план на 2000 рік складається у 1999 році, а поміщається в справу 2000 року. Перспективні плани повинні бути віднесені до року їх затвердження. При цьому слід пам'ятати, що плани, кошториси та звіти групуються окремо від проектів цих документів. Усередині справи документи систематизуються в питально-логічному, хронологічному, алфавітному та Нумераційна порядку, але можливі поєднання і комбінації. Як правило, документи у справі групуються за питально-логічному принципу, який передбачає розміщення документів в послідовності вирішення питання. Це угрупування збігається з хронологічним принципом угруповання. При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ - кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів, предметів. У Нумераційна порядку групуються однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо). Систематизація окремих категорій документів має свою специфіку. Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови тощо) формуються за видами документів і хронології. При цьому накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу. Документи колегій групуються в дві справи: протоколи і рішення колегії; документи до засідань колегії (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень тощо). Переписку систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь підшивається за документом-запитом. Хронологія дотримується по ініціативним документам. Свою специфіку має формування особистих справ, бухгалтерських документів, звернень громадян.

II.6 номенклатури справ

У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хранителями ретроспективної інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають в ролі пам'яті установи. Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи як " Сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку" 51. Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів а справи служить номенклатура справ. Номенклатура справ " Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядке52. Інакше кажучи, номенклатура справ - це найпростіший класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх пошуку в разі потреби. Номенклатура справ Документ багатоцільового призначення. По-перше, як випливає з визначення номенклатури, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання у справи, і таким чином визначає систему зберігання документів в установі. По-друге, кожна справа, включена до номенклатури, має вказівку терміну зберігання документів, поміщених в нього. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають (поки що орієнтовно) термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів. Номенклатура, закріплюючи індексацію справ, використовується при реєстрації документів - індекс справи за номенклатурою часто входить складовою частиною в реєстраційний номер документів. Класифікаційна схема номенклатури може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи. Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів установи справ зі 1 термінами зберігання до 10 років включно. Номенклатура справ служить основою при складанні описів на справи постійного зберігання та з термінами зберігання понад 10 років. Номенклатура справ має довідкове значення при вивченні структури установи. Загальні вимоги до складання та оформлення номенклатури справ викладені в нормативно-методичних документах: " Державною системі документаційного забезпечення управління ", " Основних правилах роботи відомчих архівів ", " Типової інструкції з виробництва в міністерствах і відомствах України". Архівними установами розроблені методичні посібники з зі знанням номенклатури справ. Номенклатура справ повинна бути в кожній установі, організації, підприємстві, фірмі і охоплювати всі документи, створювані в процесі їх діяльності. Номенклатури справ бувають трьох видів: конкретні або індивідуальні (номенклатура справ певної організації, фірми, установи, підприємства); примірні й типові. Індивідуальна номенклатура справ може бути для організації в цілому (зведена) або окремо для кожного структурного підрозділу. У невеликих установах, що не мають структурного поділу, і в структурних підрозділах великих установ конкретна номенклатура справ являє собою систематизований перелік назв справ, що заводяться в них протягом календарного року. У великому установі номенклатури справ структурних підрозділів об'єднуються в зведену номенклатуру справ всієї установи. Зведена номенклатура як класифікаційний довідник має структурну схему побудови, в якій назвами частин (класами) будуть найменування структурних підрозділів. Широке поширення одержали типові і зразкові номенклатури справ, які складаються для однорідних за характером діяльності організацій. Вони дозволяють встановити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Основні правила роботи відомственних архівів вказують, що " Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві певної категорії організацій, єдину індексацію цих справ (системі) і є нормативним документом. Приблизна номенклатура справ установлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів і носить рекомендаційний характер " 55. Розробляються типові і зразкові номенклатури справ вищестоящими організаціями для своїх підвідомчих організацій. У порядку надання методичної допомоги ці види номенклатури можуть складатися архівними установами на госпдоговірних засадах. Кожна організація зобов'язана мати свою конкретну (індивідуальну) номенклатуру справ. Розробка конкретних номенклатури справ починає проводитися в установах в IV кварталі так, щоб вона була завершена не пізніше грудня і з січня наступного року її можна було б ввести в дію. Керівники структурних підрозділів зобов'язані не тільки організувати складання номенклатури, а й взяти активну участь у її розробці. Якщо установа сама розробляє номенклатуру, то в цій роботі беруть участь провідні фахівці, особа, відповідальна за діловодство, і обов'язково залучається співробітник архіву установи. Канцелярія або архів установи надають методичну допомогу, роз'яснюючи вимоги до номенклатури, методику її складання та оформлення. Тільки керівник і провідні фахівці можуть повно перерахувати коло питань, якими буде займатися структурний підрозділ протягом майбутнього року, і категорії документів, що відображають цю діяльність. На їх базі працівники діловодної служби та архіву формулюють заголовки справ і намічають терміни їх зберігання. До уточненню термінів зберігання окремих категорій документів залучаються фахівці. Спільна робота фахівців сделопро-виробничих та архівними працівниками забезпечить складання номенклатури, що охоплює всю документацію структурного підрозділу і відповідає всім пред'явленим до неї вимогам. Приступаючи до складання номенклатури справ, необхідно знати вимоги до них, що пред'являються нормативно-методичними документами - " Державною системою документаційного забезпечення управління", " Основними правилами роботи відомчих архівів" і вивчити методичні матеріали щодо їх розробки. Використовуються також положення про установу і його структурному підрозділі, штатний розклад, перспективні та поточні плани, описи справ постійного і тимчасового зберігання. Але головним джерелом при складанні номенклатури є самі документи, вся сукупність як отриманих ззовні, так і створених у процесі діяльності підрозділу. При наявності типової номенклатури справ " Основні правила роботи відомчих архівів" наказують: " Тема кожної справи з типової номенклатури справ переноситься повністю і може тільки конкретизуватися з урахуванням специфіки формування справ в даній організації" 56. З приблизною номенклатури справ при складанні індивідуальної вибираються назви тих справ, які фактично утворюються. При цьому деякі справи, передбачені в приблизною номенклатурі, можуть бути роз'єднані або об'єднані в конкретній, що обумовлюється або об'ємом документації, або специфікою роботи. Заголовки справ приблизною номенклатури також уточнюються, конкретизуються зазначенням автора, кореспондента, питання. При об'єднанні кількох справ в одне обов'язковою умовою є збіг термінів зберігання поєднуваних в одну справу документів. " Терміни зберігання справ, що передбачаються типовий або приблизною номенклатурою справ, переносяться в конкретну номенклатуру справ без змін" 57. Так як головною вимогою до номенклатурі справ є охоплення всієї сукупності документів, до неї мають бути включені документи та тимчасово діючих комісій, творчих груп, інших тимчасових утворень, створених для вирішення або обговорення будь-яких завдань. Обов'язково включення в номенклатуру справ обчислювального центру, громадських організацій. Виявивши коло документів, що підлягають включенню до номенклатури, приступають до складання заголовків справ. Вимога до заголовку справи - стислість, чіткість, гранична точність, тому саме за заголовком справи йде пошук необхідного документа. Починається заголовок з вказівки роду заводяться справи (листування, документи, справа) або виду документа (накази, протоколи, плани, звіти, акти і т.п.). Потім вміст заголовка уточнюючи даними про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за якої відкладаються документи тощо Поняття " справа" " Основні правила |.i; (боти відомчих архівів" пропонують вживати " в заголовках судових, слідчих, особистих (персональних), арбітражних і ін.! Їх справ, що містять документи, пов'язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню". Наприклад, " Особиста справа Петрова Петра Петровича '' або " Справа про підпал зерносховища в селищі Іванівське Петровського району". Якщо в справі об'єднуються різні види документів по одному иопросу, але не пов'язані послідовністю діловодства, або документи, що є додатком до якого-небудь іншого документу, у відповідності з " Основними правилами роботи відомчих архівів" вживається термін " документи" 58. У кінці заголовка в дужках перераховуються основні види документів. Наприклад: " Документи про будівництво нового навчального комплексу інституту (затверджені кошториси витрат, плани робіт, фінансовий звіт, доповідні записки, акти прийому робіт, листування)"; " Документи до протоколів засідання Вченої Ради за 1996/97 уч. Рік (довідки, доповідні записки, проекти рішень)". У заголовку листування уточнюється, з ким вона ведеться і з яких питань. Якщо листування ведеться з одним кореспондентом, дається його конкретну назву, наприклад: " Листування з фірмою" Софтоп " про поставку принтерів і витратних матеріалів". Якщо в справі листування з декількома однорідними кореспондентами, їх назва в заголовку справи дається узагальнено, як видову назву кореспондента, наприклад: 58 - основні правила роботи відомчих архівів ". - М.: Головархів СРСР, 1986, п.2.1.20. В" Основних правилах роботи державних архівів СРСР ". -М.: Головархів СРСР, 1984 п. 4.1.14 замість терміна" документи " вживається поняття" матеріали ". Приклади: Матеріали по впровадженню закінчених науково-дослідних робіт у виробництві синтетичного волокна (протоколи, доповідні записки, висновків та ін.); Матеріали до наказів, протоколів, звітам за такий-то рік. " Листування з молочноконсервний комбінат про постачання і використанні тари". У тому випадку, коли листування ведеться з різнорідними кореспондентами, в заголовку справи вони не виносяться, а вказується лише питання, наприклад: " Листування про організацію факультету підвищення кваліфікації при університеті". У практиці роботи організацій часто буває зручним згрупувати в одній справі документи кількох авторів або кореспондентів, що знаходяться на певній території (край, область, район), так як листування з кожним з них порівняно невелика і недоцільно групувати переписку з кожним в окрему справу, т. е. угруповання справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад; " Листування зі школами Зарічного району про участь у дні відкритих дверей" або " Річні звіти ліспромгоспів Кіровської області". Заголовка справи, що складається з планів або звітів, повинен містити вказівку на періодичність і характер документів. Наприклад: " Річний звіт з основної діяльності кафедр факультету за I семестр", " Місячні звіти про відвантаження товарів" і т. Д. У заголовку справи, яка містить статистичні форми, повинні бути вказані назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр). Наприклад: " Річний звіт про роботу цехів за формою Б-36", " Відомість №... за рахунками...", " Відомості витрат на виробництво за ф. № 12". У заголовках з розпорядчої документацією, а також з протоколами після зазначення виду документа, дається автор і рік. Наприклад: " Накази директора банку за 1999 р", " Протоколи Правління за 1999 г". У номенклатурі не повинно бути загальних заголовків, які не розкривають зміст і види документів, наприклад таких: " Листування з загальних питань", " Керівні матеріали", " Різна листування", " Справи зі звітністю" і т.д. Подібні заголовки неприпустимі. При складанні заголовка кожної конкретної справи необхідно враховувати терміни зберігання документів. Документи з постійним терміном зберігання, тимчасовим понад 10 років і тимчасовим до 10 років не можуть групуватися в одну справу. Терміни зберігання документів встановлюються за переліками документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчим) і уточнюються експертною комісією (ЕК) організації. Після складання заголовків справ і встановлення строків зберігання кожної справи проводиться систематизація заголовків, так як в номенклатурі вони повинні бути розташовані в певній послідовності, однаковою для всіх структурних підрозділів, з урахуванням ступеня важливості документів і їх взаємозв'язку. Стабільний порядок розташування справ полегшує швидкий пошук конкретної справи. Нормативні документи та методичні матеріали по складанню номенклатури справ рекомендують першими поміщати справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім справи з організаційною документацією, що відноситься до діяльності установи в цілому (статути, положення) або структурного підрозділу (якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу). Далі розташовуються назви справ з організаційно-розпорядчими документами самої установи (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ послідовно йдуть справи з плановими і звітними документами (річні, за ними квартальні та місячні) і листування. Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду, редагування і коригування узгоджується з архівом установи, схвалюється експертною комісією та візується у керівника структурного підрозділу. При узгодженні номенклатури з відомчим архівом його працівники перевіряють повноту охоплення номенклатурою документів підрозділу, правильність формулювання заголовків справ і встановлення строків зберігання. Громадські організації установи та органи, що функціонують на громадських засадах, також складають окремі номенклатури справ. На основі номенклатури справ структурних підрозділів (в т.ч. і громадських організацій та органів, що діють на громадських засадах), діловодна служба організації становить єдину (зведену) номенклатуру справ. Її розділами є назви структурних підрозділів, що розташовуються згідно із затвердженою структурою і штатним розкладом організації. Першим розділом номенклатури незалежно від місця в штатному розкладі ставиться діловодна служба (канцелярія). Останніми розділами поміщаються громадські організації та органи, які діють на громадських засадах. Розташування всіх розділів і справ у номенклатурі закріплюється індексацією справ, тобто умовним позначенням кожної справи. Якщо організація маленька, її номенклатура будується за виробничо-галузевої чи функціональної схемою і не ділиться на підрозділи, якими індексом справи буде порядковий його номер в номенклатурі (01, 02, 03, 04,...). У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить позначення структурного підрозділу та порядковий номер заголовка справи в 11ределах структурного підрозділу. Індексація структурних підрозділів, як правило, постійна і, отже, повторюється з року н рік. Бажано для оперативного пошуку документів встановлювати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів, зберігати з року в рік нумерацію справ структурного підрозділу. Під одним і тим же індексом з року в рік вносяться а номенклатуру перехідні справи (тобто з питань, що розглядаються в протягом декількох років). Наприклад, " Листування з машинобудівним заводом про постачання устаткування для будівництва 2-ї черги метро". Індекс повинен позначатися арабськими цифрами. Наприклад, якщо справа включено в номенклатуру сьомим, а індекс структурного підрозділу 02, то індекс даної справи буде 02-07. Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, в якій кожна графа має своє призначення і вимагає правильного заповнення. У першій графі проставляється індекс справи, включеного в номенклатуру. Він складається з двох частин - позначення структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах структурного підрозділу.

II.7 Способи та засоби запису інформації

Запис інформації - це спосіб фіксування інформації на матеріальному носії. В даний час використовують системи запису інформації (ручну, механічну, магнітну, оптичну, фотографічну і електростатичну), а також системи відтворення інформації (ручну, поліграфічну, механічну, магнітну, оптичну, електростатичну), і системи стирання інформації (ручну, магнітну, оптичну та теплову). Залежно від способу фіксування інформації розрізняють рукописний, механічний, магнітний, оптичний, фотографічний, електростатичний документи. Першим способом фіксування інформації є ручний спосіб - нанесення знаків від руки. Такі документи називаються рукописами або рукописними книгами. Рукописна книга написана від руки з намальованими вручну ілюстраціями. З винаходом друкарської машинки і початком її промислового виробництва (1867 р) з'явилася машинопис як спосіб текстового фіксування. Вона витіснила ручний спосіб і використовується для створення та копіювання документів. Документ, видрукуваний на друкарській машинці, вважається рукописом, або машинописній рукописом. В даний час більшість архівних, ділових, неопублікованих документів виконані машинописним способом на друкарських машинках або ЕОМ. Потреба в більш широкому поширенні інформації знайшла своє вираження в механізованому розмноженні фіксованих повідомлень. Новий технологічний прийом фіксації і розмноження письмового документа здійснювався за допомогою друкарського верстата, а потім і інших засобів поліграфії. З появою в 40-х роках XV ст. друкарень почалася епоха друкарства - печатки з складальної форми, інструменту для стандартної відливання літер, типографського сплаву і фарби, друкарського преса. Перехід до тиражному розмноженню книг був якісним стрибком в історії книжкової справи і всієї світової культури. Завдяки появі поліграфії - галузі техніки, спеціалізованої на множинному відтворенні тексту і зображень, виникла друкована продукція. Друкований документ виготовлений за допомогою поліграфічних або інших засобів масового розмноження документів. Твори друку - вироби поліграфічного виробництва, отримані друкуванням або тисненням. На друкованому документі запис інформації виробляється переважно шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню, а також тисненням і видавлюванням знаків шрифту Брайля. Другий різновид друкованих документів - це ті, які отримані за допомогою копіювально-розмножувальної техніки. До процесів оперативного розмноження документів відносяться офсетний, трафаретний, гектографічний друк. Текст на відбитках виходить шляхом перенесення фарби з друкарської форми на матеріал відбитка (папір, картон). Завдяки поліграфії з'явилися такі види друкованої продукції, як книги, брошури, журнали, газети, плакати і малі друковані форми - листівки, квитки, листівки, етикетки, бланки, буклети тощо У 1740 р вперше була застосована механічна запис інформації для складання перфокарт, а з 1888 р - для фіксації звуку на грамплатівки. Механічний запис виробляється за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія. Розрізняють Термопластична - здійснювану шляхом нагрівання носія запису; поперечну - при якій напрямок коливань різця паралельно до поверхні носія запису; глибоку - при якій напрямок коливань різця перпендикулярно до поверхні носія запису (грамплатівка, фонограма, перфокарта). Потреба в оперативній передачі інформації та надійному її зберіганні призвела до виникнення фотографії, звукозапису і т.д., а також до використання телеграфу, фототелеграфу, факсу і т.д. Так з'явилися нові, більш досконалі форми фіксування і передачі інформації. Відкриття фотографічного запису датується 1839, коли здобув популярність фотографічний процес, названий дагеротипом. Фотографічний запис - оптична, здійснювана за допомогою фотографічного процесу зміною оптичної щільності носія запису відповідно сигналам записуваної інформації. Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснювана електронним пучком. У 1870 р на практиці перевіряється можливість багаторазового зменшення і відтворення текстів. Це послужило поштовхом до розвитку мікро-фільмування на базі фотографії. До фотографічним носіям інформації відносяться: фотографії, діафільми, діапозитиви, кіно-мікрофільми, апертурні карти. У 1960-і роки бурхливий розвиток отримує телефаксних зв'язок. Поряд з рулонним мікрофільмом з'являються його різновиди: у відрізку, апертурна карта і дискета. Застосування голографії і растрової фотографії призвело до виникнення голограм. У 1895 р винайдений кінематограф (Франція). На кінодокументів зміст передано фотографічним способом у вигляді послідовно розташованих на кіноплівці зображень. На початку XX ст. з'явилася магнітний запис. Вона здійснюється під впливом магнітного поля шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин при впливі сигналів записуваної інформації. Розрізняють запис з поздовжнім і поперечним намагнічуванням, а також термомеханічну запис. Існує також електромагнітна і магнитооптическая запис. Першими з'явилися фонодокументи з електричною записом звуку. Одним з основних способів фіксування інформації є звукозапис - це запис звуку на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами. Перші спроби запису звуку відносяться до 1807 Однак перші фонодокументи, які відтворюють звук, були створені в 1877 р Масове виробництво платівок було розпочато наприкінці 90-х років XIX ст. У 70-ті роки XX ст. виникла оптична запис інформації сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного або близького до нього діапазону випромінювання, який, впливаючи на робочий шар носія запису, змінює його стан під впливом сигналу записуваної інформації. Запис і зчитування інформації можуть виконуватися і за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу CD-ROM, компакт-диск, голограма). Документи, зміст яких повністю або частково виражено перфораціями, матричної магнітним записом, матричним розташуванням стилізованих знаків і т.д., пристосовані для автоматичного зчитування, прийнято називати машино читаному документами. Вони містять інформацію на спеціальних матричних полях, матрицях. Для читання інформації використовують спеціальні машини. Поява машинного документування не скасовує попередніх способів фіксування інформації, а лише доповнює їх. Постійне розширення способів запису (фіксування) інформації призводить до виникнення все більш складних нетрадиційних видів документів, які поєднуються з традиційними документами, рукописними та друкованими. Залежно від характеру знакових засобів фіксації інформації можна виділити текстове документування. У результаті текстового документування виникає текстової документ. Це документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстове документування отримало саме широке поширення. Слід виділити і стенографію, як один із способів фіксування інформації. Стенографія - це швидкісне лист особливими знаками, що дозволяють швидко записати живу мову. Швидкість запису досягається більш коротким, ніж у звичайному листі, накресленням літер, а також застосуванням ряду скорочувальних прийомів. У наші дні, незважаючи на велику кількість засобів, що забезпечують технічну фіксацію звуковій мові (диктофон), володіння навичками стенографії раніше високо цінуватися Стенографія використовується на різних міжнародних конференціях, зустрічах на вищому рівні, засіданнях уряду, прес-конференціях і т.д. Особливої уваги заслуговує технічне документування, що є способом фіксування технічної думки. Технічні документи - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель і споруд та виготовленню виробів промислового виробництва. Технічні документальні матеріали ведуть записи процесів праці, засобів виробництва (креслення, малюнки, розрахунки, графіки, технічні описи та ін.) Це також документація, пов'язана з геодезією, картографією, гідрометеослужбою. Музика, що відображає дійсність у звукових художніх образах, також потребує закріплення. Задовго до виникнення будь-яких систем звукозапису виникло нотний лист. Здійснюється це за допомогою нотного листа. Нотний документ - це запис музичного твору умовними графічними знаками (нотами), що представляють собою систему - нотний запис.

II.8 Терміни зберігання документів

У результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове і практичне значення. Частина з них містить інформацію, яка необхідна тільки для вирішення якоїсь конкретної задачі. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають своє значення. Подальше їх зберігання недоцільно. Інші документи зберігають своє значення протягом ряду років. Але є документи, що містять цінну для наукових і практичних цілей інформацію. Такі документи повинні зберігатися постійно. У зв'язку з цим визначені різні терміни зберігання документів. Термін зберігання документів може бути:

· тимчасовим (до 10 років);

· тимчасовим (понад 10 років);

· постійні.

Завершення справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання протягом двох років залишаються в структурних підрозділах для довідкової роботи. Потім вони здаються в архів організації. Терміни зберігання документів не залежать від того, в якій формі вони створені: паперовій або електронній. Можливість і тривалість використання документів визначається значенням укладеної в них інформації. Тому призначення експертизи полягає в тому, щоб визначити, які документи з найбільшою повнотою можуть забезпечити держава, суспільство, науку, окремих громадян необхідною інформацією. Для документів, відібраних для тимчасового зберігання, важливо визначити, протягом якого часу вони можуть бути потрібні. Тому визначення термінів зберігання окремих документів - це ще одне важливе завдання експертизи цінності документів. Таким чином, завдання експертизи цінності документів полягають у наступному:

· відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;

· відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення;

· виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і втратили практичне значення;

· встановлення або зміну строків зберігання документів.

Експертиза цінності проводиться в діловодстві організацій і підприємств, архівах організацій і в державних архівах. У діловодстві експертиза цінності проводиться:

· при складанні номенклатури справ;

· при формуванні справ;

· при підготовці справ для передачі в архів організації після завершення їх діловодством.

Типові переліки документів за термінами зберігання. Як вже говорилося, спочатку терміни зберігання справ визначаються на етапі складання номенклатури справ. Це означає, що проводиться попередня оцінка важливості документів, що входять в ту чи іншу справу. При формуванні справ необхідно перевіряти правильність віднесення документів до певних комплексам, виходячи з їх призначення, змісту і термінів зберігання. Допомога при проведенні експертизи цінності документів надають типові або відомчі переліки документів зі строками зберігання. Вони дозволяють встановити терміни зберігання або можливість знищення багатьох управлінських документів. Типові переліки є нормативно-методичними документами міжгалузевого дії. При проведенні експертизи цінності документів ними можуть керуватися всі установи або організації. Відомчі переліки встановлюють склад документів і терміни їх зберігання для певної галузі діяльності, наприклад установ освіти, охорони здоров'я і т.д. Однак, незважаючи на наявність переліків, у ряді випадків потрібне додаткове вивчення складу та змісту документів для визначення необхідності та тривалості їх зберігання.

II.9 Визначення терміну зберігання документів

Щорічно в діловодстві організацій проводять відбір документів на постійне та тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів під методичним керівництвом співробітників архіву організації. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться у справі, визначення їх наукової і практичної цінності та відповідних термінів зберігання. Не допускається визначення строків зберігання документів тільки по заголовкам справ, включених в номенклатуру. Особливо уважно слід підходити до документів постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. Їх відбір здійснюється шляхом полистного перегляду документів. Тільки так можна виявити помилки, допущені при формуванні справ, і відокремити документи з постійним терміном зберігання від документів тимчасового зберігання. Так само полистно проглядаються справи з відміткою «ЕПК». Це дозволяє виявити в їх складі документи, що підлягають постійному зберіганню. Справи, що містять такі документи, повинні бути переформовані: документи з постійним і тимчасовими термінами зберігання формують в самостійні справи або приєднують їх до вже сформованих справах з однорідними документами. Терміни документів тимчасового зберігання уточнюють за переліками документів або за номенклатурою справ організації. Остаточне рішення про терміни зберігання справ з відміткою «ЕПК» приймає експерт- ио-перевірочна комісія архівної установи. Отже, в процесі експертизи проводиться:

· відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів;

· відбір справ, які повинні зберігатися тимчасово в структурних підрозділах;

· виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

Одночасно перевіряти якість номенклатури справ, правильність встановлення строків зберігання документів. Таким чином, в результаті проведення експертизи цінності виділяються чотири групи документів з різними термінами зберігання:

· документи, що підлягають постійному зберіганню в державних архівах;

· документи, що підлягають тимчасовому зберіганню (понад 10 років) в архіві організації;

· документи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років) у структурних підрозділах;

· документи, що підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.

В даний час в управлінні крім документів на паперових носіях використовуються документи в електронній формі. Експертиза цінності документів в електронній формі (ЕД) проводиться експертною комісією у взаємозв'язку з документацією на традиційних (паперових) носіях. При її проведенні застосовується та ж комплексна система критеріїв цінності документів: значимість і повнота інформації, відсутність дублюючої інформації тощо Однак визначення можливості архівного зберігання документів в електронній формі вимагає врахування ще ряду факторів. Серед них: обмеження на прийом ЕД; завершеність процесу створення ЕД; вартість можливого переведення ЕД в інший формат при прийомі в архів; наявність законодавчих актів, що перешкоджають передачі ЕД на подальше зберігання; наявність необхідної супровідної документації; відповідність типу електронного устаткування різним режимам зберігання ЕД; витрати на забезпечення зберігання. Тому поки більшість документів постійного і тривалих термінів зберігання передаються в архіви організацій в традиційній паперовій формі.






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.