Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Сырье и материалы поступают от поставщика, подотчетных лиц, закупивших мате­риалы в по­рядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При об­наружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаруже­ния недостачи мест или массы, по­вреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транс­портной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают на­ряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих по­лучению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему скла­дом, ко­торый проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер под­писывает заведующий складом и экспедитор.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разреша­ется осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ор­дера. В этом случае на документе поставщика проставляется штамп, в оттисках кото­рого содержатся основ­ные реквизиты приходного ордера. Количество первичных доку­ментов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соот­вет­ствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявле­ния претензии постав­щику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первич­ного документа применяют товарно-транспортную накладную.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. Оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые вы­писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки де­монтажа зданий и сооруже­ний, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооруже­ний.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других орга­низа­ций, на рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждаю­щим стои­мость приобре­тенных материалов, является товарный чек или акт (справка), составляе­мый подотчетным ли­цом.

Материалы отпускаются со склада организации на производственное потребление, хо­зяйствен­ные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвид­ных запа­сов.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформ­ляют лимитно-заборными картами.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кла­дов­щик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в полу­чении мате­риалов в карте, находящейся на складе.

Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получа­тель расписывается в получении материалов непосредственно в карте склад­ского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со склада производят в пределах установленного лимита. Сверх­лимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии мате­риала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск ма­териалов).

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно -или много-строчными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые вы­писываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с рас­пиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или мно­го­строчные требования-накладные.

Накладные составляют материально-ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получа­теля, а второй с распис­кой лица, отпускающего ценности, передается получателю цен­ностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположен­ным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, ко­торые вы­писывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании на­рядов, договоров и других доку­ментов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транс­порт­ную накладную.

Списание материалов оформляют актом на списание материалов, который состав­ляется спе­циально созданной комиссией, с участием материально-ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета ма­териалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материа­лов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправда­тельными докумен­тами.

На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израс­ходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходи­мых случаях в акте указывают количе­ство изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразде­ления организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении матери­альных ценностей и передают их в бухгалтерию.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалте­рию органи­зации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземп­лярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.