Язык и стиль официальных документов

Особенности языка официальных документов принято обозначать термином «официально-деловой стиль».

Деловой стиль — это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом особенностей, определяемых условиями делового общения. Особое значение имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются либо юридические лица — организации, либо должностные лица — персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.

Условия делового общения формируют следующие свойства Управленческой информации:

- ее официальный характер;

- адресность;

- повторяемость;

- тематическую ограниченность.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, не нарушающих их стилистического единообразия и соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукцию, но не себестоимость).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике,

н-р «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл, например, нередко путают слова «представить» и «предоставить» (слово «представить» имеет смысл «предъявить; сообщить; познакомить с кем-либо; ходатайствовать о чем-либо; составить; обнаружить; мысленно вообразить; изобразить, показать». Слово «предоставить» имеет смысл «отдать в чье-либо распоряжение; дать право, возможность сделать; осуществить что-либо; разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам:

«в апреле месяце» (апрель — именно месяц, а не что иное),

«информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д.

Затрудняют восприятие текста повторы, например такие:

«польза от использования»,

«следует учитывать следующие факты»,

«данное явление полностью проявляется в условиях» и т.д.).

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи:

«в связи с распоряжением Правительства»,

«в порядке оказания материальной помощи»,

«в связи с тяжелым положением, сложившимся...», — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют те же функции, что и устойчивые сочетания: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки, например, глагол «допускать» («допустить») значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка.

Одной из особенностей деловой речи является широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые формулы — результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, н-р:

«Гарантируем возврат кредита в сумме до»;

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет»;

«Контроль за выполнением возлагается на......

Владение деловым стилем — это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Еще одной особенностью делового стиля является употребление слов в однотипных падежных формах, так называемое «нанизывание падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном, реже — в творительном падеже, н-р: «Предлагаем вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции жилых и производственных зданий (род. п.)».

Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

В официальных документах ограничено употребляются глаголы в личной форме. Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, то есть глаголы в форме первого и второго лица используются редко, а глаголы в форме третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении, н-р: «Комиссией проведена проверка и установлено...»; «Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

Этим же объясняется и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (вместо «Проект предусматривает...»); «Московскими организациями будет поставлено энергетическое оборудование» (вместо «Московские организации поставят...»).

Построение предложений в деловом стиле также имеет особенности. Употребляются преимущественно простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, имеющие обособленные обороты, например: «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде районов Саратова значительных по размерам пустующих площадях областного подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение структур Саратовского ОПС по решению Правительства Саратовской области».

Широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле сочетаемость, как правило, весьма ограничена: