Расчет численности делопроизводственного персонала

Для эффективной работы службы ДОУ в частности и аппарата управления в целом большое значение имеет оптимальная численность делопроизводственного персонала. Существуют различные подходы к ее определению. Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются:

– общая численность работников организации;

– объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации);

– затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).

Рассмотрим методы определения численности делопроизводственного персонала.

Методика I
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе общего количества работников организации

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численность делопроизводственного персонала по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 12-15 %, для предприятий - 0, 4 %:

Н_д = Р_об • 0, 12 – для министерств, ведомств;

Н_д = Р_об • 0, 004 – для предприятий,

где Н_д - норматив численности делопроизводственного персонала;

Р_об - общая численность работников организации.

Методика II
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе данных об объеме документооборота

В начале 70-х годов была предложена методика расчета численности делопроизводственного персонала, исходя из объема документооборота и общей численности работников организации.

Н_д = 0, 00016 • Д^{0, 98} • Р_об^{0, 1},

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;
Д – объем документооборота организации;
Р_об – общая численность работников организации;
0, 00016 – постоянный коэффициент, показывающий средний уровень производительности труда работников делопроизводства.

Обе методики основывались на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле дает значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления.

Методика III
Расчет численности делопроизводственного персонала
на основе норм времени

По данной методике расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (то есть трудоемкости). Метод основан на использовании типовых норм времени на работы по документационному обеспечению управления.

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;

Т_н –затраты времени, рассчитанные по нормам времени, ч;

Т_нн –затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, – 196, 8 ч;

Ф_п –норма рабочего времени одного работника за год – 2000 ч.

Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время используются следующие нормативные документы по труду:

– Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД. - 2004);

– Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72;

– Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 № 152;

– Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций / ВНИИДАД. - 1992;

– Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Министерства труда России от 18.12.1992 № 57;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14.11.1991 № 78;

– Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом ВЦСПС от 07.08.1985 № 261/16–89.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, следует иметь в виду расширение использования компьютерных систем. По сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов и т.п.).

Ниже представлен пример расчета нормативной численности персонала службы ДОУ (табл. 1).

Таблица 1

Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ

Таким образом, нормативная численность делопроизводственного персонала составит

Вопросы для самоконтроля

1. Какие формы организации работы с документами вы знаете?

2. Каковы основные задачи службы ДОУ?

3. Каковы функции службы ДОУ?

4. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы ДОУ?

5. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы ДОУ?