Составление календаря

Неотъемлемая часть расчета времени – перспективное планирование. Для подготовки видеопресс‑ релиза, пресс‑ подборки или брошюры часто требуются недели и месяцы работы. Организация специального мероприятия также занимает существенное время. Специалисты по связям с общественностью должны брать в расчет крайние сроки подачи материалов в издания. Ежемесячные издания, например, часто требуют информацию как минимум за шесть‑ восемь недель до публикации. Популярное ток‑ шоу может записывать гостей в очередь за 3‑ 4 месяца до предполагаемого выпуска.

Иными словами, профессионал в области связей с общественностью должен думать на опережение, чтобы вещи происходили в правильной последовательности и в нужное время. Один из способов достичь этой цели – составить расписания и таблицы, которые перечисляют необходимые шаги и даты их требуемого завершения.

На рис. 7.1 показана выдержка из расписания, которое использовала Charles Schwab Company, когда планировала собрание для своих сотрудников в мэрии.

Для целей планирования используется также диаграмма Гантта. По сути, она является матрицей из колонок, имеющей два измерения (по вертикали и горизонтали).

План‑ проект разработки и сдачи материалов

Неделя: октябрь 11‑ 15

Рис. 7.1. Эта таблица показывает часть расписания, требуемого для осуществления PR‑ проекта. Принципиальную важность имеет строгое соблюдение таких расписаний

На левой стороне по вертикали перечислен список действий, которые нужно выполнить, а сверху по горизонтали указываются даты в неделях, днях или месяцах. На рис. 7.2 представлен упрощенный пример диаграммы Гантта.

Бюджет

Ни один план программы не полон без бюджета. Как клиенты, так и наниматели задают вопрос: «Во сколько обойдется эта программа?» Во многих случаях принимается обратный подход. Организации устанавливают сумму, которую они могут себе позволить потратить, затем просят сотрудников или фирму по связям с общественностью написать план программы, который отражает выделенную сумму.

Бюджеты некоторых кампаний, уже обсужденных здесь, были следующими:

Mack Trucks: $ 204 тыс. ежегодно плюс расходы.

M& M’s Chocolate Candies: $ 555 тыс.

Department 56: $160 тыс. на 500 тыс. брошюр, $ 85 тыс. на видеосеминар и $24 250 на спутниковый тур. Гонорары за планирование мероприятий и деятельность по связям со СМИ агентству по связям с общественностью обошлись в $100 тыс.

Туристическая программа турецкого правительства: $650 тыс. на 15‑ месячную программу: $450 тыс. – гонорары агентству по связям с общественностью и $200 тыс. – расходы.

Бюджет может быть разделен на две категории: затраты на повременную оплату персонала и расходы наличными. Затраты на повременную оплату персонала и администрации обычно отнимают львиную долю любого PR‑ бюджета. В кампании на $ 100 тыс., проделанной каким‑ либо агентством по связям с общественностью, не будут, например, необычными 70% на зарплаты сотрудникам и администрации. Информация о том, как фирмы по связям с общественностью выставляют счета, содержится в гл. 5.

Рис. 7.2. Типичная таблица Гантта

Один из методов составления бюджета – использование двух колонок. В левой колонке будут перечислены затраты на повременную оплату персоналу за написание листовки или составление пресс‑ подборки. В правой колонке будут перечислены реальные расходы наличными на то, чтобы разработать, напечатать и доставить листовку или пресс‑ подборку. Внутренний персонал подразделения по связям с общественностью, включенный в платежные ведомости, часто отчитывается только по расчетам наличными. Обычно необходимо бывает выделить примерно 10% бюджета на непредвиденные обстоятельства или неожиданные расходы.