Задача 14

1. Дайте определение понятию «объяснительная записка».

2. Напечатайте пример объяснительной записки в соответствии с правилами ввода текста.

3. Оформите текст в соответствии с указанными параметрами: шрифт Times New Roman, размер 12 пт, масштаб символов 100%, междустрочный интервал одинарный, отступ в первой строке содержания записки 1, 25 см, интервал между абзацами 0 пт, отступа от полей (слева и справа) нет.

4. Сохраните документ.

Эталон

Объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее.

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

А также объяснительная дает пояснения любых сложившихся ситуаций на работе с неоднозначным на первый взгляд толкованием причин, приведших к некому (не совсем ожидаемому для руководства) результату.

Есть еще одна функция объяснительной записки - может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ ст. 193 работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Ст. 193 ТК РФ устанавливает правило, согласно которому для наложения на работника взыскания руководитель должен затребовать от него объяснительную записку. Если в течение 2 дней служащий игнорирует просьбу о составлении документа, отдел кадров (или иное уполномоченное лицо) составляет акт об отказе давать объяснения. И в этом случае уже ничто не помешает начальнику применить меры дисциплинарной ответственности к сотруднику.

Помимо этого, в ТК РФ имеется ст. 247, которая определяет, что для установления всех обстоятельств причинения ущерба работодателю проводится соответствующая проверка, в ходе которой запрашиваются объяснения от работника по факту виновного поведения. При отсутствии бумаги от служащего также составляется акт.

Кроме того, руководитель организации вправе потребовать от служащего написания объяснительной записки в любых случаях, когда посчитает его поведение виновным.

ВАЖНО! Законодатель устанавливает четкое требование относительно формы объяснительной — работник предоставляет письменный вариант документа. Ограничиться устными комментариями не получится.

Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно, тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Следующий аспект – как составить объяснительную: от руки или на компьютере? Законодатель такие тонкости не уточняет. Однако в локальных документах предприятия этот вопрос может быть отражен более детально. Кроме того, в организации могут иметься специальные бланки для написания объяснений. Об этом необходимо узнать заранее в отделе кадров либо у непосредственного руководителя.

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший.

Если требований в организации к написанию бумаги нет, то рекомендуется отразить в документе следующие моменты:

- наименование организации;

- данные получателя, с указанием ФИО должностного лица;

- само наименование — «Объяснительная записка»;

- подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

- дату составления и номер регистрации документа;

- текст пояснения:

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

- подпись и расшифровка.

Если у вас есть документ, подтверждающий причину вашего отсутствия, например, справка от врача, его необходимо прикрепить к записке в обязательном порядке.

Требование написать объяснительную записку вовсе не означает «конец игры». Если объяснительная записка вами написана, то вовсе не обязательно дальше последует выговор или увольнение.

ВАЖНО! Документ необходимо передать адресату официально, то есть через канцелярию или уполномоченное лицо, чтобы была проставлена отметка о получении объяснительной.