Протокол. Витяг з протоколу

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

o стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

o повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;

o стенографічні - весь хід засідання записують дослівно. Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

o вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному відмінку (форма Про розгляд і затвердження... не рекомендована).

Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (абс передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Дата протоколу

4. Текст витягу.

5. Дата складання витягу.

6. Підпис секретаря або голови засідання.

7. Печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.