Тема 2. Регистрация документов.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа в учреждение путём проставления на нём регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в журнал, регистрационную карточку или автоматизированную систему регистрации, учёта и контроля документов.

Следует усвоить, что главным назначением регистрации является придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением – упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определённой системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами».

Чтобы разобраться в приведённом тексте, нужно обратиться к определению некоторых терминов, приведённых в стандарте:

-«метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими»; к метаданным относятся и реквизиты самого документа, и данные, содержащиеся в его регистрационно-контрольных формах;

-«система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним».

Регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации и основой для контроля исполнения документов; благодаря регистрации осуществляется подсчёт объёма документооборота, его структура.

Как уже отмечалось в предыдущем разделе, документы в организации делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. В соответствии с ГСДОУ обязательной регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях вне зависимости от принадлежности к какому-либо документопотоку, материального носителя, способа и техники создания, канала связи (почта, электронная почта, факс).

Основным принципом регистрации документов является однократность. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.

Создаваемые документы регистрируются в день подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Поступающие документы регистрируются в день поступления; поступившие в нерабочее время – на следующий день; с отметками «Срочно», «Оперативно» - незамедлительно; запросы граждан - в течение трёх дней.

Поступающие документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Далее стоит остановиться на формах организации регистрации. Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной системе все документы регистрируются в одном месте. Она характерна для организаций с небольшим объёмом документооборота. При децентрализованной системе документы регистрируются в разных подразделениях по месту создания и исполнения (распорядительные документы по основной деятельности, документы, поступившие из вышестоящих организаций – в канцелярии, бухгалтерские документы – в бухгалтерии, кадровые – в кадровой службе). Эта система регистрации характерна для более крупных организаций. Вместе с тем стоит обратить внимание на то, что децентрализованная система основывается на соблюдении единых правил регистрации, доступности регистрационных данных (последнее не относится к конфиденциальной документной информации).

Место, способ, сроки регистрации документов закрепляется в инструкции по делопроизводству и в табеле унифицированных форм документов.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обозначено, что «в электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами».

В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) документы регистрируются в службе делопроизводства (Р.IV, п. 14).

Документы регистрируются при помощи регистрационного индекса. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации».

В ГОСТ Р 6.30-2003 значится: «регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.»

Регистрация внутренних документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по кадрам, протоколы заседания определённого коллегиального органа, заявления граждан и др. Порядковые регистрационные номера (регистрационные индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, как правило, в пределах календарного года. Исключение могут составлять учебные заведения, где документы могут регистрироваться в пределах учебного года. При регистрации приказов по личному составу организации прибегают к помощи буквенно-цифровых индексов, добавляя к цифровому номеру литеры «л», «л/с», «к» и др. Подобные буквенные обозначения могут дополнять цифровые индексы и других видов внутренних документов.

По усмотрению организаций входящие (поступающие) документы могут регистрироваться при помощи лишь цифрового индекса.

В организациях со значительным объёмом документооборота в качестве самостоятельно регистрируемых массивов документов в могут быть выделены документы, поступающие от вышестоящих организаций, от зарубежных корреспондентов и др. В этом случае для определения структуры регистрационного номера используются классификаторы (справочники): структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, корреспондентов, предметно-тематический (вопросов деятельности), резолюций (указаний по исполнению), исполнителей, результатов исполнения документов и др. Данные соответствующего классификатора дополняют цифровой индекс.

При регистрации обращений граждан в регистрационный индекс включается начальная буква фамилии автора обращения и порядковый номер поступления (С-109).

На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

Структура индексов исходящих документов, формируемых в дела на основании номенклатуры по вопросному, корреспондентскому, территориальному принципам включает в себя порядковый номер документа, который дополняется индексом дела по номенклатуре, например: 123 – порядковый номер исходящего документа, 03-12 – индекс дела по номенклатуре, регистрационный номер документа - 123/03-12. Данный индекс может быть дополнен условным обозначением корреспондента, автора и т.п. В практической деятельности организаций части регистрационного индекса могут располагаться и в обратной последовательности: 03-12/123.

Если документ подготовлен двумя и более организациями, то каждая организация проставляет на нём свой регистрационный индекс, который отделяется от индекса другой (других) организации косой чертой. При этом очерёдность обозначения индексов должна соответствовать порядку указания авторов в документе.

Регистрационный номер исходящего документа и дата регистрации проставляется на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.

При регистрации регистрационный номер документа проставляется не только на самом документе, но и переносится в регистрационную форму, принятую в организации. Форма регистрации может быть журнальной, карточной и автоматизированной (электронной). От жесткой унификации регистрационно-контрольных форм (РКФ) отказались, однако обязательный состав реквизитов любой РКФ был в своё время обозначен в ГСДОУ. В этом документе значилось: «Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

-автор (корреспондент);

-название вида документа;

-дата документа;

-индекс документа;

-дата и индекс поступления документа (для входящего документа);

-заголовок документа или его краткое содержание;

-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

-срок исполнения;

-отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

-дело №».

Правила заполнения основных реквизитов РКФ, приведённые в приложении к ГСДОУ, актуальны и в настоящее время. Состав обязательных реквизитов может быть дополнен по усмотрению организации другими сведениями о документе (ход исполнения, фамилии исполнителей, руководителей структурных подразделений, в которых исполняется документ и др.).

Журнальная форма регистрации до сих пор используется в небольших организациях для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. При этом всегда используются разные журналы. И в небольших, и в крупных организациях журналы могут использоваться для регистрации внутренних документов и факсограмм. В журналах регистрируются документы строгого учёта: документы об образовании (аттестаты, дипломы), акты гражданского состояния, конфиденциальные документы.

Карточная форма регистрации стала использоваться в организациях нашей страны с 1970-х годов, со времени выхода ГСДОУ. Она имеет ряд преимуществ перед журнальной: реализуется принцип однократности регистрации, появляется возможность создавать справочные картотеки по разным признакам (авторам, корреспондентам, исполнителям), один экземпляр РКК используется для контроля документов (Приложение 2).

В настоящее время, в период развития информационных технологий, наиболее совершенной является регистрации при помощи компьютера. Её внедрение позволяет одновременно заполнять регистрационную форму на компьютере и создавать базу данных по документам организации. При использовании компьютерных технологий следует обратить внимание на целесообразность и возможность одновременно с регистрацией изготавливать экземпляр регистрационной формы на традиционном носителе в качестве страхового.

В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) дан перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учёта и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

«1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности».

Контрольные вопросы

1.В чём заключается назначение регистрации?

2.Что такое «метаданные о документе»?

3.Что включает в себя понятие «система управления документами»?

4.Какие документы относятся к числу регистрируемых и нерегистрируемых?

5.Назовите формы организации регистрации документов.

6.В каком нормативном акте обозначено место регистрации документов в федеральном органе исполнительной власти?

7.Назовите элементы регистрационного индекса входящего (поступающего), исходящего (отправляемого), внутреннего документа.

8.Назовите формы регистрации документов.

9.Назовите состав обязательных реквизитов РКФ.

10.Где проставляется регистрационный номер входящего (исходящего) документа?

11.В каком нормативном акте организации закрепляются место, способ, сроки регистрации документов?

12.В какой нормативный акт включен перечень обязательных реквизитов, используемых в целях учёта и поиска документов в системе электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти?

13.В чём заключается преимущество регистрации документов при помощи компьютера?