Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






  • Систематизация документов






     

    Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.

    Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

    Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

    q заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

    q заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

    q заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

    Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

    q название вида (переписка или журнал) или разновидности документов (приказы, протоколы);

    q название организации или ее структурного подразделения;

    q адресат или корреспондент документа;

    q краткое содержание документов дела;

    q название территории, с которой связано содержание документов дела;

    q даты, к которым относятся документы дела;

    q указание на копийность документов дела.

    Номенклатура дел организации должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

    В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

    q номер структурного подразделения организации по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

    q порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

    В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

    Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

    В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

     

     






    © 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
    Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
    Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.