Начальнику отдела кадров

Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ – с 30.08.2005.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Исполнено.

С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.

Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.

В дело № 000.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата …»

Приказ о приеме на работу.

27. Правила оформления распорядительных документов. Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действие его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение – то же самое, но по одному вопросу. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной, или только распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами вразрядку с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находятся обсуждаемые в приказах вопросы. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

28. Требования, предъявляемые к докладной записке. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения и заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы.

29. Компьютерные технологии подготовки документов. Создание и развитие компьютеров происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой постоянно растут. Компьютеризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития. При создании документов компьютер используется как умная пишущая машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т.п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы. Система ОS/2 Warp версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении делопроизводственных операций. На экране дисплея представлен рабочий стол, на котором располагаются папки (дела), а в папках – документы. На рабочем столе располагаются и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг. Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить изображение их на соответствующую пиктограмму. Эта система способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т.п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления. Операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т.д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel, Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов, и контроль за движением документов. Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. Электронная почта объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона.она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией. E-mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т.е. всем, что может храниться в памяти компьютера. Можно контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояния курса акций, погоды и т.д. С ее помощью можно получить необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet. Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш компьютер связан с головным компьютером вашей организации. Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий; при этом между компьютером и телефоном устанавливается модем. В настоящий момент есть достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления.

30. Виды приказов.. Особенности их написания. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы.

Практические задания

1. Написать заявление о предоставлении учебного отпуска. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить… (вид отпуска) отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с…», «Руководитель структурного подразделения … (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.

2. Написать приказ о поощрении. Должны быть реквизиты: наименование предприятия; название вида документа («Приказ о поощрении»); номер документа; дата; фамилия, имя, отчество (в винительном падеже); наименование структурного подразделения («финансовый отдел»); за какой период («за 3-й квартал 2007 года»); сумма поощрения и вид поощрения («1500 рублей, премия»); основание (Трудовой договор, которым предусматривается такой вид поощрения); подпись руководителя организации (с расшифровкой).

3. Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:

Контрольное управление

Губернатора и Коллегии

администрации области

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:

Управление общего и

профессионального образования

администрации Орловской области

А.В. Копыловой

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Орловские черноземы»

В.Н. Петрову

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

Е.И. Кобяшевой

ул. Свободы, д. 2, кв. 5

г. Новосиль