Робота з файлами та з аркушами.

Як первинний документ для зберігання і обробки даних Microsoft Excel використовує аркуш (лист, листок). Аркуші служать для організації і аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох аркушах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох аркушів. Кожен аркуш має ім'я, яке наводиться на кнопці ярличка аркуша внизу вікна. Кількість аркушів в робочій книзі задається користувачем.
Імена аркушів відображуються на вкладках в нижній частині вікна книги. Для переходу з одного аркуша на іншій слід вибрати відповідну вкладку. Листи можна перейменовувати, вставляти, видаляти, переміщати або.копіювати. Аркуш, в якому виконується робота, називається поточним.
Декілька листів об'єднують в книгу, яка грає роль папки—скоросшивателя і є окремим файлом, використовуваним для обробки і зберігання даних. При роботі з декількома книгами одночасно кожна книга відкривається в новому вікні.
Аркуш книги може містити таблицю (тому Excel інколи називають «електронною таблицею»), діаграму, макроси тощо. Файл книги має розширення.xls. Вікно Excel може відображувати декілька вікон робочих книг, з якими можна одночасно працювати.

Після завантаження Excel можна побачити у вікні такі елементи: рядок заголовка, позначку системного меню, групу кнопок керування вікном, рядок меню, панель інструментів, рядок стану, смуги прокручування й обрамлення вікна.

У вікні містяться спеціальні компоненти, властиві саме вікну Excel.

Рядок формул – це панель у верхній частині вікна Excel, що використовується для введення і редагування змісту комірки. Змістом комірки може бути як постійне значення (скажімо, число або текст), так і формула.

Поле імені – це текстове поле ліворуч від рядка формул, у якому відображається ім’я виділеної комірки або елемент діаграми. У цьому полі можна швидко перевизначити ім’я комірки.

Робоча частина аркуша – це графічне зображення електронних таблиць. Робоча частина складається з комірок і заголовків рядка і стовпців.

Вкладки аркушів – ці елементи розташовані в нижній частині вікна. Вони нагадують вкладки в каталожній шухляді. Клацання мишею по будь-якій з вкладок відкриває відповідний аркуш робочої книги.

Межа вкладок аркушів – вертикальна риска праворуч від вкладок аркушів, що визначає розмір ділянки вкладок. Потягнувши за цю межу, можна змінити розмір ділянки вкладок.

Доступ до всіх функцій програми можна отримати через головне меню. Воно містить дев’ять пунктів: Файл, Правка, Вигляд, Вставка, Формат, Сервіс, Таблиця, Вікно і Довідка. Крім цього, у головному меню можуть бути присутніми ще декілька команд, пов’язаних із вбудованими макрокомандами, якщо ті були підключені за допомогою команди Сервіс/Надбудови. Виконання більшості основних команд можна ініціювати, окрім вибору в головному меню, ще двома способами: натисканням на відповідну піктограму однієї з панелей інструментів або комбінацією «гарячих» клавіш. Можна використовувати також команди контекстного меню, яке відкривається після натискання на праву кнопку мишки і містить переважно найуживаніші команди головного меню.

Без використання мишки у головне меню можна потрапити, якщо натиснути на клавішу Alt. Для вибору потрібної позиції меню треба користуватися клавішами стрілок (і натисканням на Enter для виконання команди) або уведенням підкресленої у назві букви або Alt+підкреслена літера.

Нижче від меню, за бажанням користувача, можуть бути розміщені панелі інструментів (звично відкритими є панелі Стандартна і Форматування). Для візуалізації чи приховання панелей використовують команду Сервіс/Настройка …(або Вигляд/панелі інструментів/Настройка), яка відкриває вікно, де на сторінці Панелі інструментів виводиться список усіх наявних панелей. Найуживаніші можна вибрати безпосередньо з меню, яке відкривають командою Вигляд/Панелі інструментів або натисканням на праву кнопку мишки над однією з уже відкритих панелей.

Нижче від панелей інструментів розташовано рядок формул. У його лівій частині відображається адреса активної клітинки, у правій – уся інформація, яку уводять в активну клітинку або яка вже міститься в ній. Візуалізацію рядка формул можна увімкнути або вимкнути командою Вигляд/Рядок формул.

Наведемо основні функції програми ЕТ Excel або, як її ще називають, табличного процесора Excel:

- введення і редагування даних, автоматизація введення (автозаповнення, автозаміна тощо); форматування табличних даних із використанням стандартних засобів, стилів, шаблонів;

- виконання обчислень за формулами (тут може використовуватися великий набір вбудованих функцій);

- аналіз табличних даних (введення проміжних і загальних підсумків, створення зведених таблиць, добір параметрів, прогнозування розв’язків);

- графічне зображення даних (побудова графіків, діаграм; уведення малюнків, відео матеріалів, географічних карт);

- робота зі списками (упорядкування й фільтрація записів, пошук даних);

- колективна робота з таблицями (обмін файлами в локальній мережі, спільне використання і захист даних, обмін інформацією через Internet);

- розробка програмних додатків, заснованих на вбудованій мові програмування VBA (Visual Basic for Appplications).

Існують спеціальні додаткові клавіші, які допомагають швидкому опрацюванню з таблицями. Зокрема, це:

З вище сказаного, можна зробити висновок, що електронні таблиці Microsoft Excel відіграють досить значну роль в житті людини, а особливо, тієї, яка має постійну справу з обчисленням певних функцій, побудовою графіків і таке інше. Тобто, це люди чиє життя зв’язане з економічною діяльністю.

Основні операції, що виконуються з робочими листами, зібрані в контекстному меню, яке відкривається після клацання правою кнопкою миші вкладки аркуша. Воно містить команди: Додати (Insert), Видалити (Delete), Перейменувати (Rename), Перемістити/Скопіювати (Move or Copy), Виділити всі листи (Select All Sheets) і так далі Наприклад, аби задати типа аркуша, що вставляється: Аркуш (Worksheet), Діаграма (Chart), Макрос (MS Excel 4.0 Macro) і так далі, слід вибрати команду Додати (Insert) у контекстному меню і в діалоговому вікні Вставка двічі клацнути значок відповідного шаблону.

Команда Видалити (Delete) контекстного меню дозволяє прибрати поточний аркуш. Аби видалити декілька листів, виділите їх, утримуючи клавішу Ctrl, а потім виберіть вказану команду меню. За умовчанням всі листи книги пронумеровані, починаючи з одиниці. Аби полегшити запам'ятовування вмісту аркуша йому можна привласнити ім'я, наприклад, Список автомобілів. Перейменувати аркуш можна наступними способами:

· двічі клацнути ярличок аркуша і ввести з клавіатури нове ім'я;

· вибрати в меню Формат (Format) команду Аркуш (Sheet), Перейменувати (Rename);

· клацнути ярличок аркуша правою кнопкою, вибрати в контекстному меню команду

Перейменувати (Rename) і ввести ім'я

Для переміщення аркушу мишею слід вказати на ярличок переміщуваного аркушу і, скориставшись технологією " drag-and-drop", перетягнути ярличок в нове положення. Під час перетягання покажчик має форму стрілки з аркушем паперу. Копіювання аркушу виконується так само, як і переміщення, при натиснутій клавіші Ctrl.