Сводные таблицы

Excel позволяет эффективно обрабатывать табличные данные, изменяя структуру таблицы, а также группируя их по определенным признакам. Эти возможности базируются на процедуре автоматического преобразования таблицы, в частности перестановки строк и столбцов, а также сокрытия промежуточных данных и на выполнении типичных функций обработки: суммировании, подсчете количества значений, определении среднего и т. д. Именно возможность изменения ориентации таблицы - транспонирования строк в столбцы и наоборот, дали сводной таблице ее название (в оригинале сводная таблица называется pivot table, где pivot означает " вращаться"). Следует иметь в виду, что автоматическое преобразование структуры таблицы возможно только при выполнении определенных требований, накладываемых на структуру таблицы, в частности, обязательное именование столбцов и строк таблицы.

Диалоговая программа, которая осуществляет построение и обработку сводных таблиц, называется " Мастером сводных таблиц". Мастер сводных таблиц является одним из самых мощных аналитических инструментов Excel.

Работа с " Мастером сводных таблиц"

" Мастер сводных таблиц" вызывается с помощью команды " Данные" - " Сводная таблица". Для упрощения взаимодействия со сводной таблицей на экран можно вывести панель инструментов " Сводные таблицы".

Чтобы построить сводную таблицу, необходимо выполнить четыре шага.

Первый шаг " Мастера сводных таблиц" требует указания о том, откуда берутся исходные данные, которые будут использованы для построения сводной таблицы. В большинстве случаев источником является собственно таблица Excel. Однако возможно построение сводной таблицы на основе внешнего источника (например, таблицы базы данных, нескольких диапазонов консолидации или другой сводной таблицы).

Второй шаг " Мастера сводных таблиц" предлагает задать диапазон исходных данных. Диапазон должен включать заголовки строк и столбцов исходной таблицы. Если таблица находится в закрытой книге, то для ее поиска можно использовать кнопку " Обзор" в окне диалога " Мастер сводных таблиц". Область данных может быть определена маркировкой до запуска " Мастера сводных таблиц", может быть отмечена мышью на втором шаге мастера сводных таблиц, а может быть задана путем ввода ее координат с клавиатуры также на втором шаге " Мастера сводных таблиц".

Третий шаг " Мастера сводных таблиц" посвящен определению макета (структуры) сводной таблицы и является наиболее важным.

Создание структуры заключается в том, что методом " Drag and Drop" (перетаскивания) необходимые заголовки полей переносятся на ось столбцов, строк, страниц или в область данных.

При перемещении заголовков полей в область строк или столбцов они будут использованы в сводной таблице в качестве соответствующих заголовков. Информация исходной таблицы, помещенная в область " Данные", будет обработана выбранной пользователем функцией. По умолчанию, для числовых данных используется функция суммирования, а для текстовых - функция подсчета количества значений.

Четвертый шаг " Мастера сводных таблиц" связан с установлением дополнительных параметров структуры или вариантов ее оформления (например, показать итоги по столбцам и строкам таблицы). Если оставить поле " поместить таблицу" пустым, то Excel поместит сводную таблицу на новом листе.

Если нужно добавить вычисляемое поле в сводную таблицу, то следует вернуться к макету и в область " Данные" поместить еще одно поле.

Если пользователю необходимо транспонировать заголовки строк и столбцов, то для этого достаточно в самой сводной таблице перетащить эти заголовки на новые оси (строк и столбцов).

Таким же перетаскиванием можно изменить порядок следования нескольких полей, расположенных на оси строк или столбцов.

При необходимости увидеть " срез" информации, отфильтровать ее для конкретной фирмы, нужно расположить поле " фирма" на оси страниц. Для этого можно, не обращаясь к макету сводной таблицы, перетащить заголовок поля в область выше левого верхнего угла таблицы так, чтобы указатели превратились в три маленькие странички. Чтобы увидеть результат, относящийся к определенной фирме, достаточно раскрыть список и выбрать ее. Кнопка " Отобразить страницы" панели инструментов дает возможность расположить таблицы для каждой фирмы на отдельном листе.

Задание: