Учёт операций с денежными средствами

Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильность и эффективность использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных норм расчетов. Безналичные расчеты за товарно - материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги предприятия ведут по акцептной форме, аккредитивами, платежными поручениями, почтовыми и телеграфными переводами, чеками, векселями. Порядок и формы расчетов между получателями и плательщиками средств определяются договором.

Основными задачами учета денежных средств является:

- точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;

- контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

- контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

- выявление возможностей более рационального использования денежных средств;

- контроль за объемами и перемещением денежной массы;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств и денежных документов;

- выявить направления совершенствования учета денежных средств для принятия управленческих решений.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Ми­нистерством финансов Российской Федерации.

К формам первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:

КО – 1 " Приходный кассовый ордер" – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

КО – 2 " Расходный кассовый ордер" – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;

КО – 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых до­кументов" –применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

КО – 4 " Кассовая книга " – применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

КО – 5 " Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" –применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу. ¹

Первичные документы оформляются согласно Положению по веде­нию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рос­сийской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34 и содержат следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и де­нежном выражении);

-наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

Составление первичных документов по приходу и расходу денежных средств

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем.

При выдаче денег по расходному ордеру отдельному лицу записываются номер и наименование документа, удостоверяющего личность получателя. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача производится по доверенности, в ордере пишется ФИО лица, которому доверено получение денег. Если выдача производится по ведомости, перед распиской кассир делает запись «по доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к документу.

Зарплата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям. На титульном листе платежной и расчетно-платежной ведомостей делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписью руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи. По истечении установленных сроков кассир должен в платежной ведомости против фамилии лица, которому не произведена оплата, сделать отметку «депонировано», записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и на ведомости поставить номер расходного ордера. Бухгалтерия производит проверку записей, а депонированные суммы сдаются в банк по расходно-кассовому ордеру. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Подчисток, помарок, исправлений в этих документах допускать нельзя. В приходном и расходном кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера и руководителя;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисления приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы для оформления. После получения или выдачи денег приходные и расходные кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «оплачено» с указанием даты. Таким образом, погашаются и другие кассовые ордера. Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу записываются в бухгалтерии в журнале регистрации, и документу присваивается порядковый номер. Журнал регистраций построен т. о., что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятия.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копирку.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходным и расходным кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Синтетический учёт операций по расчётному счёту

Организации могут открывать в банках расчетные и текущие счета. Расчетный счет является основным счетом организации, че­рез который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня. Текущие счета открываются во всех случаях, когда происхо­дит обособление каких-либо операций. К текущим счетам отно­сятся: валютные счета; ссудные счета; счета по операциям со средствами целевого назначения; счета, обусловленные особен­ностями расчетов, и т.п.

Движение денежных средств на расчетном счете организации состоит из двух основных стадий: стадии поступления (зачисления) денежных средств на расчетный счет, в результате чего происходит увеличение суммы денежных средств на расчетном счете организации; стадии списания (перечисления) денежных средств с расчетного счета, в результате чего происходит уменьшение суммы денежных средств на расчетном счете организации. Синтетический учет наличия и движения денежных средств в рублях на расчетном сче­те организации, открытом в учреждении банка, ведется на активном счете 51 «Расчетные счета». По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление (зачисление) денежных средств на расчетный счет организации. По кредиту счета 51 «Расчетные счета» отражается списание (перечисление) денеж­ных средств с расчетного счета организации. При наличии у организации нескольких расчетных счетов аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету. При осуществлении безналичных расчетов по расчетному счету, как правило, исполь­зуются платежные поручения. Списание денежных средств со счета осуществляется по распоряжению его владельца или без - в случаях, предусмотренных законодательством и/или договором между банком и организацией. Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выпи­сок банка по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Выписки банка по расчетному счету выдаются лицам, уполномоченным на их получе­ние руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. При списании банком денежных средств организации за расчетно-кассовое обслужива­ние и другие услуги к выписке банка должны прилагаться мемориальные ордера по спи­санным суммам. Выписка банка по расчетному счету представляет собой регистр аналитического учета и служит основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. При поступлении выписки банка главный бухгалтер (бухгалтер) проверяет правиль­ность записей по расчетному счету на основании приложенных к ней документов. Выписки банка и документы номеруют таким образом, чтобы на выписке и на докумен­тах, прилагаемых к ней, был один и тот же номер. Затем на выписке бухгалтером проставляется против каждой операции номер коррес­пондирующего счета для использования на следующих этапах учетной работы. Если к выписке банка не приложены оправдательные денежно-расчетные документы (платежные поручения, мемориальные ордера банка и т. д.), то указанные в ней суммы за­прещается принимать к бухгалтерскому учету, Выписки из банка должны храниться вместе с платежными документами о поступлении и расходовании денежных средств. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и об­наруженные при проверке выписок банка, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76–2 «Расчеты по претензиям»). Расходы, связанные с оплатой услуг и комиссии банков, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91–2 «Прочие расходы») в корреспонденции со сче­тами учета расчетов, например в корреспонденции с кредитом счета 76 «Расчеты с разны­ми дебиторами и кредиторами».

Выписка из лицевого счета клиента — это документ, информирующий о текущем состоянии расчетного счета организации. Несмотря на некоторые различия, в выписках из банка должны быть отражены следующие сведения: наименование кредитного учреждения, выпустившего форму выписки; дата, на которую оформляется выписка, — число, месяц и год в формате «ДД.ММ.ГГГГ»; время распечатки выписки в банке — часы, минуты и секунды в формате «ЧЧ: ММ: СС»; БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет банка клиента (организации); наименование клиента и номер его расчетного счета; дата последней операции — число, месяц и год в формате «ДД.ММ.ГГГГ»; входящий остаток средств клиента на начало операционного дня (остаток средств по кредиту); вид проведенных операций в графе «ВО» (вид операции); номера документов, по которым осуществлены расходные и/или приходные операции; номера корреспондентских счетов банков плательщиков и/или получателей средств; расходные операции для банка (отражаются по дебету) и приходные операции для банка (отражаются по кредиту), проведенные в течение одного операционного дня; суммы проведенных операций, отражаемые в графах «Дебет» и «Кредит»; итоговые обороты по дебету и кредиту счета; исходящий остаток средств клиента на конец дня (остаток средств по кредиту).

В зависимости от вида приходных и расходных операций, оформленных платежными и иными банковскими документами, в выписке банке проставляются цифровые коды, уста­новленные для той или иной операции.

В настоящее время используются следующие коды видов операций, отражаемые в графе «ВО»: 01 — платежное поручение; 02 — платежное требование; 03 — чек денежный (по которому организация получает наличные денежные средства с расчетного счета в кассу); 04 — чек расчетный; 06 — инкассовое поручение; 08 — аккредитив; 16 — платежный ордер и др.

Учет операций по валютному счету

Предприятия для использования и хранения средств в иностранной валюте открывают валютные счета. Порядок совершения и оформления операций по валютным счетам регулируется ЦБР. Операции с иностранной валютой могут осуществлять лишь банки, имеющие соответствующую лицензию. Для открытия валютного счета необходимы те же документы, что и для расчетного счета. Банк присваивает валютному счету номер и осуществляет контроль за характером совершаемых операций. Он контролирует, не совершаются ли операции, не предусмотренные Уставом, а также нарушающие порядок использования валютных средств. Первичные документы для оформления операций по валютному счету, регистры аналитического учета аналогичны расчетному счету. Синтетический учет операций по валютному счету ведется на счете 52 " Валютный счет". Это счет активный, основной, денежный. Остаток иностранных валют в пересчете на российские рубли показывается во 2 разделе Актива баланса, обороты по кредиту – в журнале-ордере № 2. В отличие от расчетного счета, валютных счетов у предприятия может быть открыто несколько. При необходимости к счету 52 " Валютный счет" открывается 2 субсчета: • 52/1 – " Валютные счета внутри страны"; • 52/2 – " Валютные счета за рубежом".Аналитический учет ведется по каждому валютному счету, открытому в учреждении банка. Внутри – по видам иностранных валют. Для целей бухгалтерского учета денежных средств на валютном счете осуществляется пересчет иностранной валюты в российские рубли по курсу, котируемому ЦБР.

Если предприятия приобретают иностранную валюту в коммерческих банках или на биржах по курсу, отличному от курса ЦБР, то разница относится в учете в дебет счета 81 " Использование прибыли". Этот счет контрпассивный, регулирующий, контрарный. Остаток показывается в 4 разделе пассива баланса, обороты по кредиту – в журнале-ордере № 15. Пересчет иностранной валюты должен осуществляться на дату совершения операций. Колебания валютного курса по отношению к рублю обусловливают получение курсовых разниц. Предприятия могут применять 2 варианта отражения в учете курсовых разниц: 1) вести учет курсовых разниц на счете 80 “Прибыль и убытки” – активно-пассивный, финансово-результативный. Дебетовый остаток в активе не включается ни в один раздел. Кредитовый остаток показывает прибыль, показывается в пассиве в 1 разделе, обороты по кредиту – в журнале-ордере № 15. Если предприятие отражает курсовые разницы на счете 80, то для их учета должен быть выделен отдельный аналитический счет; 2) курсовые разницы могут отражаться в учете в течение года на счете 83 “Доходы будущих периодов", на субсчете 4 “Курсовые разницы". Этот счет – активно-пассивный, преимущественно пассивный, основной. Остаток показывается: a) дебетовый – во 2 разделе актива баланса по статье " Прочие активы"; b) кредитовый – в 6 разделе пассива баланса, обороты по кредиту показываются в журнале-ордере № 15.Учтенные в течение года курсовые разницы списываются со счета 83/4 на счет 80.В бухгалтерском учете при возрастании курса иностранной валюты по отношению к рублю производится запись при организации учета по 1 варианту: Д 52 " Валютный счет"; К 80 " Прибыли и убытки".При ведении учета по 2 варианту: Д 52 " Валютный счет"; К 83/4 " Курсовые разницы".При снижении курса иностранных валют составляются проводки: по 1 варианту: Д 80 " Прибыли и убытки"; К 52 " Валютный счет"; по 2 варианту: Д 83/4 " Курсовые разницы"; К 52 " Валютный счет".

По окончании года, если учет курсовых разниц велся по 2 варианту, сальдо счета 83/4 " Курсовые разницы" подлежит списанию на финансовый результат: если отрицательные курсовые разницы превышали положительные курсовые разницы, то сальдо дебетовое: Д 80 " Прибыли и убытки"; К 83/4 " Курсовые разницы"; если положительные курсовые разницы преобладали над отрицательными, то сальдо кредитовое: Д 83/4 " Курсовые разницы"; К 80 " Прибыли и убытки".Порядок отражения в учете курсовых разниц должен быть обоснован в учетной политике предприятия. Предприятия обязаны часть валютной выручки продавать государству. В настоящее время установлена продажа 50 % выручки. Для отражения в учете операций, связанных с обязательной продажей части валютной выручки, к счету 52 " Валютный счет" открываются аналитические счета: текущий валютный счет; транзитный валютный счет. При поступлении валютной выручки она отражается в полной сумме на аналитическом счете – транзитный счет. Для отражения операций по продаже выручки применяется счет 57 " Переводы в пути", счет активный, основной, денежный. Остаток показывается во 2 разделе актива, обороты по кредиту – в журнале-ордере № 3.На текущий валютный счет зачисляется лишь 50 % валютной выручки, оставшейся после обязательной продажи валюты.