Простые правила работы с документами

1. Сначала думайте – потом пишите.

2. Написали – прочитайте.

3. Прочитали – сократите на четверть.

4. Хороший документ – краткий документ.

5. Уберите из компьютера черновые варианты, чтобы не потерять (не перепутать с ними) основной документ.

6. Не путайте документы и черновики.

7. Не работайте на корзину.

Приложения

Рекомендации по написанию профессионального резюме [15]

При трудоустройстве на работу в коммерческие организации требуется резюме. К сожалению, нормативных актов их написания не существует. Всё зависит от требований работодателя к кандидату и от умения соискателя представить себя. Резюме для представления себя работодателю – это, скорее всего, краткая профессиональная самоаттестация претендента на должность.

При написании резюме рекомендуется некоторая последовательность изложения: заголовок, общая информация, цель, образование, опыт работы, знание иностранных языков, хобби, личные качества и т. д.

Заголовок резюме: фамилия, имя (принято не указывать отчество).

Общая информация: дата и место рождения, адрес, телефон, e-mail, семейное положение.

Цель: обоснованное изложение о возможности занятия конкретного вакантного места.

Образование: высшее, среднее профессиональное, среднее (полное) общее или начальное профессиональное образование. Обязательно указать профессиональное образование, которое позволяет претендовать на конкретное вакантное место. Можно указывать также дополнительное обучение (повышение квалификации).

Опыт работы: принято начинать с последнего места работы. Обязательно указывается полное название и место нахождения (если в другом городе) предприятия, сфера деятельности предприятия, затем должность, период работы, личный вклад в развитие предприятия.

Достижения: какие, в какой области.

Правительственные награды: какие, когда и кем присуждены.

Личные качества: готовность к ненормированному рабочему дню, частым командировкам, умение доводить начатое дело до конца, требовательность к себе, организованность и т. д.

Дополнительная информация: знание иностранных языков, владение компьютером, наличие водительских прав, автомобиля, увлечение спортом, художественной самодеятельностью и т.д.; участие в конкурсах, олимпиадах (где, когда, кем и чем награжден).

Хобби.

Рекомендации по составлению характеристики [16]

Каждый менеджер (руководитель) периодически сталкивается с необходимостью составлять характеристики на своих подчиненных или рекомендательные письма им. Законодательство не называет характеристику среди документов, обязательных к представлению на новое место работы, и не обязывает работодателя ее выдавать, но практикой уже доказана актуальность представления характеристики с прежнего места работы при поступлении на новое или выдвижении на руководящую работу, а также при продвижении по служебной лестнице.

Характеристика несет как бы двойную нагрузку: с одной стороны, помогает поступлению, выдвижению, продвижению по службе, с другой − показывает знания, умения и навыки претендента, дает объективную оценку человеку, его характеру, деловым качествам. Составить полную объективную характеристику на сотрудника − очень сложная и трудоемкая работа. Для этого менеджеру надо не просто знать положительные и отрицательные качества своего сотрудника, его хобби, семейное положение, но и уметь определить основные черты характера сотрудника, расставить акценты, выделить главное, отказаться от предвзятости, трафаретов в оценке.

В характеристике на сотрудника необходимо отразить:

§ опыт работы;

§ профессионализм;

§ управленческие и организационные способности;

§ взаимоотношения с другими сотрудниками;

§ отношение к работе;

§ личные качества.

Например, раскрывая опыт работы сотрудника, его профессионализм, необходимо подчеркнуть: имеется или отсутствует таковой; обладает ли он профессиональными знаниями; хорошо ли ориентируется в различных проблемах своей специальности или их совсем не видит; умеет ли работать со справочной литературой; хорошо ли ориентируется в организационных взаимосвязях между подразделениями.

Раскрывая личные качества, желательно отметить: готов ли прийти на помощь коллегам, достаточно ли вежлив, корректен в отношениях с окружающими, какой ведет образ жизни (трезвый, активно пропагандирующий здоровый образ жизни), уровень культуры (образованность, эрудированность, интеллигентность), скромен ли в быту, пользуется ли авторитетом в коллективе.

Давая характеристику взаимоотношениям с коллективом, необходимо показать: насколько сотрудник как менеджер требователен, вмешивается ли в работу подчиненных, всегда ли объективно оценивает других работников и результаты их труда, владеет ли различными методами стимулирования деятельности работников и как применяет их на практике, все ли имеющиеся возможности использует для повышения квалификации подчиненных, способствует ли служебному росту подчиненных, умеет ли располагать людей к себе и находить с ними общий язык, умеет ли налаживать деловые отношения.

Центральное место в характеристике отводится отношению к работе. Важно указать: любит ли человек свою работу, существует ли режим работы для него (своевременный приход и уход с работы, имеются ли опоздания); рационально ли использует рабочее время, высока ли интенсивность работы, каковы возможность выполнения сложных заданий, отношение к приказам, распоряжениям сверху, исполнительность, обязательность, аккуратность, четкость, настойчивость, своевременность в работе; готовность нести ответственность за свои поступки, имеет ли человек свое мнение и умеет ли его отстоять.

Рекомендации по написанию автобиографии

При трудоустройстве на работу, поступлении в аспирантуру часто требуется письменное изложение основных этапов своей жизни – автобиография. Нормативных актов по ее написанию нет. Кадровые службы предприятий, организаций, учреждений предъявляют различные требования к содержательной части автобиографии.

Автобиография составляется в произвольной форме от первого лица, и в ней достаточно подробно излагаются сведения не только о самом себе, но и о ближайших родственниках.

Автобиография всегда начинается словами:

Я, ( фамилия, имя, отчество ), родился(ась)… (указываются полностью дата и место рождения: край, область, район, город, село, деревня).

Далее указывается последовательно: какое получил(а) образование, какие учебные заведения, где и когда окончил(а); где работал(а), место работы в настоящее время, занимаемая должность; семейное положение; адрес места жительства в настоящее время.

Если автор менял фамилию (по причине замужества или другой), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.

Для изложения этапов жизни и деятельности рекомендуется использовать глаголы в форме прошедшего времени: учился(ась), работал(а), поступил(а), окончил(а) и т. д.

Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся полностью и в том виде, какими они были на момент события. Автор может дать пояснение об изменениях названий населенных пунктов, учебных заведений на момент написания документа. Измененные названия приводятся в скобках, например: «В 1954–1959 гг. учился в Северо-Осетинском государственном педагогическом институте (ныне Северо-Осетинский государственный педагогический университет)».

Автобиография обязательно датируется и подписывается.

Некоторые кадровые службы требуют представить сведения о жене/муже, детях, родителях, братьях и сестрах: фамилия, имя, отчество, год, число и место рождения, а также адрес и место жительства. Эти сведения приводятся в конце автобиографии.