Внутренняя среда организации. Процесс деятельности в организации осуществляется под влиянием внешних и внутренних ситуационных факторов

Процесс деятельности в организации осуществляется под влиянием внешних и внутренних ситуационных факторов, которые принято называть переменными.

Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Они являются в основном контролируемыми и регулируемыми. Это внутренняя среда организации. Главными переменными внутренней среды организации, которые постоянно находятся в поле зрения менеджеров, являются:

- цели,

- структура,

- задачи,

- технология,

- люди и

- организационная культура.

Рис.6 Внутренняя среда организации.

Как уже отмечалось, организация рассматривается как группа людей с общими целями.

Цель - первый переменный фактор, - это конкретное конечное состояние или желаемый результат группы людей, организованной определенным образом.

Цели ставятся в процессе планирования и сообщаются членам организации с тем, чтобы они знали, к чему нужно стремиться. Для различных типов организации характерно установление разнообразных целей. Основной целью коммерческих организаций является получение прибыли.

Крупные организации - многоцелевые. Для получения прибыли они определяют цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д.

Для достижения конечной цели в организации устанавливаются цели для ее подразделений. Они контролируются менеджерами в рамках общей цели.

Второй внутренней переменной является структура организации.

Под структурой организации понимают количество и состав ее подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе.

Основным назначением структуры является обеспечение эффективного достижения целей организации. Структура включает каналы и коммуникации между различными подразделениями аппарата управления, а также информацию, которая передается по этим каналам.

Структура обеспечивает координацию и контроль членов организации. Она создает иерархию управленческих уровней. Одновременно с созданием иерархии в структуре осуществляется специализированное разделение труда, т.е. закрепление конкретной работы за специалистами.

Третьей внутренней переменной в организации является задача. Под задачей понимается работа, которая должна быть выполнена в заранее установленным способом и в установленные сроки.

При разработке структуры организации в каждую должность включают ряд задач, которые являются частью общего объема работы для достижения цели.

Таким образом, задачи являются элементами, составляющими должность.

Считается, что если задача выполняется по установленной технологии и режиму работы, то организация функционирует эффективно.

Задачи в организации делятся на три группы:

- работа с людьми,

- работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами)

- работа с информацией.

Мастер участка, директор работают с людьми. Работа бухгалтера, финансиста в отделах, в основном, связана с информацией.

Важной характеристикой задач является частота их повторения и время выполнения.

Управленческие работы обычно отличаются разнообразием задач, а время их выполнения увеличивается от низового к высшему уровню.

Четвертая внутренняя переменная - технология.

Технология определяется как принятый порядок связей между отдельными видами работ или способ преобразования входов организации в выходы.

Любые задачи организации не могут быть выполнены без использования конкретной технологии.

Технология влияет на эффективность изготовления продукции, на скорость ее устаревания, на эффективность обработки информации, на возможности выпуска новых видов продукции или оказания услуг.

Самой важной внутренней переменной являются люди - это пятая переменная.

Цели организации достигаются через труд людей, они создают продукт организации, от них зависят и другие внутренние переменные.

Члены организации отличаются друг от друга по многим параметрам. Эти отличия могут оказать влияние на характеристики работы, их действия и поведение, на результаты труда.

Поэтому от решения задач управления трудовыми ресурсами в значительной степени зависит успех функционирования организации.

И, наконец, шестая внутренняя переменная - организационная культура, или культура организации.

Культура организации - это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций и норм поведения, оказывающая влияние на поведение отдельных работников и групп в организации, а также на результаты совместной работы.

Система норм и ценностей отдельного человека находится в зависимости от его личности и от установок и ценностей в организации, а также от многих других факторов. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.

Важнейший элемент культуры - это ценности, т.е. общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или безразлично в жизни.

Все организации обладают своей культурой, так же как люди обладают индивидуальностью. На культуру организации влияют ее происхождение, форма собственности, стиль руководства, яркие события в жизни организации, политика и практика организации, нравственные ценности организации и др.

Организации различаются между собой внешним видом, атмосферой в организации и методами работы, традициями, убеждениями. И все это отражается в организационной культуре.

Культура - это важный фактор в достижении эффективности организации.

Все внутренние переменные действуют во взаимосвязи, что позволяет достигать целей организации.

3 Основные факторы внешней среды и механизм их влияния на организацию

Организация как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной организации, но которые оказывают или могут оказать воздействие на функционирование организации.

Практически все факторы внешней среды относятся к неконтролируемым со стороны организации и ее служб. Вместе с тем организации могут приспосабливаться к меняющейся внешней среде, а также в определенной мере влиять на нее.

Связь и взаимодействие внешней среды с процессом преобразования в организациях показана на рис.7.

Внешняя среда

Рис.7. Организация и внешняя среда.

Внешняя среда организации образуется ее окружением, которое можно представить в виде двух сфер(рис.8):

Рис.8 Внешняя среда организации.

Первая сфера - это общее внешнее окружение организации, ее называют фоновой средой или средой косвенного воздействия. Эта среда отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связана непосредственно с конкретной организацией. Она является более или менее одинаковой для большинства организаций.

К фоновому окружению организация может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она не в состоянии.

Вторая среда - это непосредственное окружение организации - ее деловая среда, ее еще называют средой прямого воздействия.

Деловое окружение образует те явления, процессы и институты среды, на которые организация может оказывать непосредственное влияние. С факторами этой среды организация находится в состоянии двустороннего взаимодействия, т.е. сама влияет и в свою очередь испытывает на себе их влияние.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью.

Сложность внешней среды характеризуется числом факторов, на которые организация обязана реагировать. Организации, которые работают со сложной внешней средой, имеют дело со многими категориями данных, необходимых для принятия решений.

Подвижность - это скорость, с которой происходят изменения во внешней среде. Наше время характеризуется особенной подвижностью внешней среды организации. Более высокая подвижность внешней среды наблюдается в отраслях электронной, фармацевтической и химической промышленности (факторы - технология и конкурентная борьба). Более активные изменения происходят в отраслях, ориентированных на научно-технический прогресс.

Объем и достоверность информации по каждому фактору оказывает влияние на степень определенности внешней среды. Неопределенность внешней среды тем большая, чем меньше информации и есть сомнения в ее достоверности. Чем неопределеннее внешние переменные, тем сложнее принимать эффективные решения.

Все переменные внешней среды оказывают воздействие на организацию во взаимосвязи, т.е. изменение одного фактора может оказать воздействие на изменение других. Например, рост цен на нефть повлечет за собой повышение цен во всех отраслях экономики, вызовет правительственное регулирование нормативов потребления, повышение цен на коммунальные услуги и т.д.