Создание запросов в MS Access

Помимо таблиц в СУБД существуют объекты, называемые запросами. В MS Access существуют целый ряд запросов: запросы на изменение, которые позволяют добавлять и изменять записи в одной или нескольких таблицах; запросы на создание таблиц, создающие новую таблицу на основе одной или нескольких существующих таблиц; запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи, а также другие типы запросов.

При работе с базами данных одной из наиболее часто выполняемых операций является отбор множества записей, удовлетворяющих набору условий. Для выполнения данной операции в СУБД используется механизм запросов на выборку.

Запросы на выборку позволяют просматривать подмножество записей без предварительного открытия таблицы, объединять данные из нескольких таблиц и выполнять вычисления над значениями полей.

Один из методов создания запроса на выборку заключается в создании простого запроса с помощью Мастера запросов и последующей его доработке в режиме Конструктора. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:

1. В окне базе данных на панели объектов выбрать ярлык «Запросы».

2. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на строчке «Создание запроса с помощью мастера».

3. В появившемся окне выбрать с помощью кнопок со стрелками те поля из имеющихся таблиц или запросов, которые будут отображаться при выполнении данного запроса.

4. После нажатия кнопки «Далее» в следующем окне задать имя для нового запроса и выбрать дальнейшие действия (для задания условий отбора записей следует выбрать вариант «Изменить макет запроса»).

Изменение макета запросов производится в режиме Конструктора запросов. На рис. 6 в качестве примера показан вид запроса на выборку данных о сотрудниках с высшим образованием, родившихся в период с 1971 по 1976 гг.

В столбцах бланка отображаются названия полей, имена исходных таблиц, флажки «Вывод на экран» и условия отбора.

Если условия отбора в различных столбцах размещены в одной строке, то они объединяются по логическому оператору И (And). Если условия

Сложное условие отбора в одном столбце может создаваться с применением логических операторов (табл. 3.5), которые выполняют действия над логическими значениями True (ИСТИНА) и False (Ложь) или над их битовыми эквивалентами «1» и «0».

Таблица 3.5

Значения логических операторов

Кроме логических операторов возможно использование операторов сравнения с образцом (табл. 3.6). В MS Access имеется возможность задавать значение критерия отбора в диалоговом окне. Для этого вместо конкретного значения в условии отбора следует поместить фразу в квадратных скобках (во втором столбце запроса, показанного на рис.6, можно в качестве условия ввести фразу [Образование сотрудника: ]).

Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса. Часто требуется не просто вывести на экран определенное подмножество записей, но и осуществить те или иные вычисления. В качестве примера можно рассмотреть определение среднего возраста сотрудника с высшим образованием.

Таблица 3.6

Операторы сравнения с образцом

В отличие от электронных таблиц MS Excel в запросах нет возможности отображать одновременно подробные данные и итоговые результаты. Поэтому в запрос следует включать только поля, необходимые для получения итогов.

В рассматриваемом примере имеет смысл включить следующие поля: поле «Образование» для того, чтобы задать условие; поле «Год рождения» для вычисления среднего возраста; поле «Фамилия» (или любое другое) для подсчета числа сотрудников в отобранной группе.

Возможность указать действия, совершаемые над группой записей, появляется после нажатия на кнопку (Групповые операции). В появившейся в макете запроса дополнительной строке можно, нажав кнопку ▼ в правой части поля, выбрать операцию, которая будет выполняться по отношению к значениям соответствующего поля (см. рис. 7).

Для проверяемого поля выбирается вариант «Условие». Для других полей может быть выбрана одна из стандартных статистических функций (например, для поля «Фамилия» - функция Count, подсчитывающая количество записей в группе). Значения стандартных статистических функций MS Access указаны в табл. 3.7. В данной СУБД имеется возможность создавать свои (пользовательские) функции для обработки данных, используя язык Visual Basic for Applications (VBA), но для этого требуется быть специалистом в программировании.

Таблица 3.7

Статистические функции MS Access

Построитель выражения вызывается специальной кнопкой на панели инструментов Конструктора запросов или путем выбора пункта «Построить» во всплывающем при щелчке правой кнопкой мыши на названии поля меню.

Для вставки в формулу функции или поля таблицы нужный элемент следует найти через систему навигационных окон и нажать кнопку «Вставить» – функция или ссылка на поле таблицы автоматически вставятся в формулу. Как и в условия, в формулы можно вставлять и параметры, задаваемые пользователем при выполнении запроса, в примере на рис. 8 таким образом включено значение текущего года (фраза в квадратных скобках).

Дополнительные параметры поля запроса (формат поля, число десятичных знаков после запятой, название поля и др.) могут быть изменены в режиме Конструктора при выборе пункта «Свойства» меню, всплывающего при нажатии правой кнопки мыши в области поля.