Инвентаризация и инвентарь

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие (организация) проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств (величины обязательств) данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Основными целями инвентаризации являются:

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств предприятия.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Основными задачами инвентаризации являются:

- определение фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства;

- установление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, дебиторской и кредиторской задолженности;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Руководитель утверждает инвентаризационную комиссию. В нее входят: представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (технологи, инженеры, экономисты) и независимые представители (например, аудиторы).

Порядок проведения инвентаризации установлен и утвержден приказом Министерства финансов от 13.06.95 г. № 49 «Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственного лица. Это лицо перед началом инвентаризации дает расписку комиссии в том, что к началу проверки все расходные (приходные) документы сданы в бухгалтерию, а ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы и списаны в расход.

Инвентаризация производится путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера имущества. Результаты заносятся в инвентаризационную опись, которую составляют в двух экземплярах.

На каждой странице описи указывается число порядковых номеров и общее количество ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице. Исправления производятся методом корректуры, с указанием подписей всех членов комиссии. В инвентаризационной описи не допускается оставлять незаполненные строки, они должны быть прочеркнуты. Опись подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, которое в конце описи дает расписку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий. По результатам инвентаризации составляется акт, в котором отражаются выявленные недостатки или излишки имущества.

Данные инвентаризационной описи заносятся в сличительную ведомость. В сличительной ведомости записываются итоги инвентаризации, затем проставляются показатели бухгалтерских книжных остатков инвентаризуемого имущества, в последней графе указываются отклонения: суммы излишков показываются со знаком плюс, а суммы недостачи – со знаком минус.

Выявленные при инвентаризации нарушения в бухгалтерском учете должны быть отражены в следующем порядке:

1) основные средства, материально-производственные запасы, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, должны быть дооприходованы и зачислены на финансовый результат организации (на увеличение прибыли);

2) естественная убыль ценностей в пределах норм, утвержденных законодательством, списывается по распоряжению руководителя на затраты организации, но только в случаях фактического выявления этих недостач;

3) убыль ценностей, при отсутствии естественной, может быть устранена путем зачета недостачи ценностей излишками по пересортице, но только у одного материально ответственного лица в отношении тождественных товарно-материальных ценностей по количеству и качеству;

4) недостачи материальных ценностей и денежных средств относят на виновных лиц;

5) если виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании убытков, то недостачи списываются, но в таких случаях обязательно должны быть представлены решения суда или заключение отдела технического контроля (инспекции по качеству).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была завершена инвентаризация.