Оформление услуг (калькулирование заказа)

Нижняя область формы Заказ (под таблицей услуг) содержит сводные стоимостные данные об этом заказе. Она разделена на три части – Расчет, Продажа и Эквивалент.

1. Блок «Расчет» - содержит информацию о валюте оформления заказа «на продажу», а также инфо о надбавках и скидках. В маленьком поле вверху – выберите нужное количество знаков (после запятой) для округления денежных сумм.

- В строке Валюта правой кнопкой мыши выбирайте ВАЛЮТУ ПРОДАЖИ (в желтом поле), смотрите стоимость заказа «на продажу» в этой валюте (отображается в сером поле «сумма»). Если требуется сделать процентную надбавку к «продажной» цене, проставьте этот процент в соседнем поле «%» (слева от суммы)

- В строке Скидки проставьте скидки покупателю (в %-ном и/или абсолютном выражении) – в соответствующих полях (в первом - %, во втором – денежную величину). В последнем поле строки «Скидки» отображается итоговая величина скидки к заказу.

2. Блок «Продажа»: - отображаются (в ВАЛЮТЕ ПРОДАЖИ, в нашем примере это USD) итоговые данные о стоимостях и оплатах.

- В строке Продажа - итоговая «продажная» цена заказа (колонка Цена), а также общая величина оплат от покупателя (колонка Оплата).

- В строке Покупка - итоговая «покупная» стоимость заказа (колонка Цена), а также общая величина оплат поставщикам (колонка Оплата).

- Кнопки «…» в последней колонке – служат для оформления оплат.

3. Блок «Эквивалент»: - отображаются (в ВАЛЮТЕ УЧЕТА, в нашем примере это EUR) итоговые данные о стоимостях и оплатах.

- В строке Продажа - итоговая «продажная» цена заказа в EUR и общая величина оплат от покупателя.

- В строке Покупка - итоговая «покупная» стоимость заказа в EUR и общая величина оплат поставщикам.

Блок «Перечень услуг» имеет вид таблицы, содержащей набор услуг, расцененных как „на продажу”, так и „по покупке”. Практически все ее ячейки должны быть заполнены обязательно - для возможности осуществления (в дальнейшем) финансового и оперативного анализа. Внимание: колонка Поставщик ни в коем случае не должна быть пустой – обязательно выбирайте его в строке каждой услуги (правой кнопкой мыши).

Сама таблица с услугами условно разделена на 3 секции:

Крайняя левая секция (завершается колонкой «Сумма продажи» и красной вертикальной линией) – содержит информацию об услугах, из которых состоит турпакет и обо всех данных, имеющих отношение к ПРОДАЖЕ этих услуг: их „продажные” параметры: как начислять за них цену – из расчета „в день”, „в сутки” или „разово”, даты начала и окончания каждой услуги, количество услуг и количество „мест в услуге” (т.е. сколько человек пользуются единицей этой услуги), „продажная” Цена (за единицу услуги) и Сумма (за общее указанное вами кол-во каждой услуги). Оформление услуг «на продажу» ведется в одной выбранной заранее (перед началом оформления заказа) валюте ПОКУПАТЕЛЯ. (см. в ячейке «Валюта» в верхнем правом углу рабочего окна).

Средняя секция (завершается колонкой « Сумма покупки » и красной вертикальной линией) – содержит информацию по покупке каждой из этих услуг у ПОСТАВЩИКОВ. Правой кнопкой мыши выберите Поставщика каждой услуги (обязательно!), далее установите валюту расчета с этим Поставщиком (каждая услуга оформляется в реальной валюте ПОСТАВЩИКА этой услуги.), выберите статус (состояния) каждой услуги по отношению к Поставщику (всего возможных состояний 5: Запрос, Подтверждение, Аннуляция, Отказ, а также состояние «Ожидание до…»).

Крайняя правая секция – это две колонки (с розовой заливкой) «ПРОДАЖА/эквив.» и «ПОКУПКА/эквив.», в которых производится перерасчет «продажной» и «покупной» сумм в валюту ВНУТРЕННЕГО УЧЕТА (т.е. в эквивалент). Это позволяет вести учет стоимостей и платежей с различными партнерами в различных валютах, а также для анализа иметь качественную картину результатов деятельности предприятия в целом.

Пересчет в валюту внутреннего учета производится системой автоматически в соответствии с текущим кросс-курсом в «конверторе валют» (т.е. курсом, действующим на момент оформления заказа), конвертор расположен под главным меню системы.

Как заполнять таблицу услуг

Первую строку в эту таблицу программа добавляет автоматически – в момент создания заказа (поскольку как минимум одна услуга там в результате все же должна содержаться). Эта строка практически пустая, хотя некоторые данные туда выводятся по умолчанию – подставляется категория этой услуги (Отель) и сама строка обязательно помечается галочкой (т.е. услуга считается «главной»). Дозаполните эту строку данными – если это не «отель», то перевыберите категорию, укажите период действия и затем расцените услугу (описание процедуры см. далее).

Остальные услуги заказа добавляйте в перечень самостоятельно: обычной кнопкой «+» в колонке таблицы (если калькулируете заказ вручную) или кнопкой над таблицей (если хотите «подтянуть» в заказ заранее просчитанный турпакет).

Примечание: та услуга, которая отмечена в заказе как главная, не может быть удалена из заказа до тех пор, пока вы не перенесете птичку на любую другую услугу в перечне.

Інструкція 3

Инструкция по эксплуатации программ ТИТБИТ, выпуск 10.XX

Часть №3: Работа с аналитическим блоком программы “Back-office”

Оглавление

1.Выходные документы («отчеты») 1

2.Взаиморасчеты с Партнерами - окна «Покупатели» и «Поставщики». 2

Закладка «Обороты». 2

Закладка «Платежи» («Счета») - анализ взаиморасчетов с Партнерами. 4

Закладка «Заказы» - оформление оплат от Покупателя. 4

3.Работа с окном «Финансы и статистика» (раздел меню «Анализ») 6

Закладка «Финансы». 6

Закладка «Статистика». 7

4.Работа с окном «CRM - клиенты». 8

ВЕРХНИЕ фильтры.. 9

НИЖНИЕ фильтры и кнопки управления в таблице. 12

5.Работа с окном «CRM - агенты». 15

ВЕРХНИЕ фильтры.. 16

НИЖНИЕ фильтры и кнопки управления в таблице. 16

Информация о разработчиках. 17

1. Выходные документы («отчеты»)

«Отчеты» - выходные документы, которые могут быть сгенерированы практически из любого окна программы, но в первую очередь – из форм учетно-аналитического блока функций (Лист заказов, Заказ ит.д.).

Процедура экспорта данных в «отчет» из любой формы программы (например, Заказ) стандартна и предполагает всего два действия:

5. выбрать нужный отчет из перечня, кликнув правой кнопкой мыши в поле «Отчет» (в верхнем правом углу рабочего окна)

6. нажав соответствующую кнопку (W или «Х»), вывести сгенерированный отчет на экран (во временный файл), при необходимости внести в текст какие-либо коррективы и затем сохранить этот файл (командой «сохранить как…») на локальном компьютере (или же распечатать или закрыть без сохранения).

Принцип, по которому генерируются отчеты:

1. Все шаблоны отчетов хранятся в папке …/DB/REPORTS, которая размещена на компьютере-сервере базы данных.

2. При генерации отчета программа «вынимает» нужный шаблон из базы данных, подставляет туда вместо специально прописанных гиперссылок ваши текущие данные (из той формы, которая открыта на экране) и выводит сам отчет – в виде временного файла с таким же именем, как и у шаблона. Если вы сохраните этот новый файл кнопкой «сохранить», он попадет в папку временных файлов («temp») вашего компьютера. Именно поэтому следует сохранять сгенерированные отчеты другой командой – «сохранить файл как…», указав для хранения нужную папку.

Действия с шаблонами и отчетами:

1. Редактирование шаблона – установите курсор на отчете (выбрав его из перечня) и далее правой кнопкой мыши на соответствующей кнопке (W или «Х») выберите команду «Редактировать шаблон». Внимание: - вы будете вносить правки не во временный файл (отчет), а непосредственно в шаблон отчета, т.е. в файл, который хранится в базе данных и является общим для всех пользователей системы, поэтому будьте очень осторожны! Корректировать разрешается только «статический» текст (заголовки таблиц, логотипы и пр.), но ни в коем случае не гиперссылки, по которым в отчет выводятся данные! По окончании редактирования сохраните файл, не меняя его названия и месторасположения.

2. Удаление отчетов - выберите отчет из перечня, а затем правой кнопкой мыши на соответствующей кнопке (W или «Х») выберите команду «Удалить отчет». При этом шаблон данного отчета из базы данных не удаляется – процедура используется только для очистки выпадающего перечня отчетов.

3. Создание новых отчетов – команда используется только для добавления нового отчета в перечень, т.е. не для создания отчета в полном смысле этого слова, а для «привязки» к отчету нового файла-шаблона (сами шаблоны создаются исключительно специалистами компании-разработчика). Поэтому предварительно скопируйте предоставленные разработчиком файлы шаблонов в папку DB/REPORTS. Далее – по стандартной схеме: кликнув правой кнопкой мыши на соответствующей кнопке (W или Х), выберите команду «Создать новый отчет». И укажите (стандартным способом) путь к нужному файлу (он - в папке REPORTS). Внимание – указывать надо СЕТЕВОЙ путь к файлу, даже если вы работаете на том же компьютере, где расположена папка REPORTS. Новый отчет появляется в перечне сразу же по окончании этой процедуры – с тем же именем, что и у файла-шаблона. Как правило, в имени нового отчета содержится название компании, для которой он разрабатывался – например, «VALANTA-CONTRACT.doc», «NOVITA-REQUEST.xls» и пр.

2. Взаиморасчеты с Партнерами - окна «Покупатели» и «Поставщики»

Результат финансовых взаимоотношений с партнерами (поставщиками услуг или фирмами-покупателями) можно проанализировать по разнным параметрам, нажав команду меню Поставщики (или, соответственно, Покупатели ). В каждом из открывшихся окон содержится 4 закладки - Обороты, Счета, Платежи, Заказы. Первые две из них ( Обороты и Счета ) – используются только для анализа данных.

Через закладку Платежи можно не только анализировать данные, но и оформлять «оптовые» оплаты (не привязанные к отдельным заказам), а через закладку Заказы можно наоборот - в привязке к заказам удобным способом оформлять «розничные» оплаты.

Закладка «Обороты»

В верхней части окна Обороты (см. рис.) – набор фильтров для сортировки данных. Три из них – тип, период и параметр – обязательны для заполнения, а остальные фильтры являются уточняющими.

Выберите один из двух возможных типов фильтрации - по оформлению (т.е. по датам оформления заказов и платежей) или по реализации (т.е. по периоду действия заказов).

Установите период для анализа данных (даты начала и конца) в формате ДДММГГ (без разделительных знаков).

Правой кнопкой мыши выберите один из дополнительных параметров фильтрации: по партнеру, стране, направлению, пользователю или отделу, рекламе.

В колонках формы вы увидите: