Внутренняя и внешняя среды организации

Внешняя среда организации. Важнейшим вкладом системно­го подхода в науку управления явилось представление о значе­нии внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, которое появилось в конце 50-х гг. Ситуационный подход расширил теорию систем.

Первая проблема, с которой сталкивается исследователь, желающий исходить из принципа открытых систем, — определе­ние внешней среды. В конце концов, мир велик, и было бы пус­той тратой сил пытаться учесть все факторы. Руководство, оче­видно, должно ограничить учет внешнего окружения только те­ми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации. Один из способов определения окружения и об­легчения учета его влияния на организацию состоит в разделе­нии внешних факторов на среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые не­посредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. К этим факто­рам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них: политические и социокультурные факторы, состояние экономики, международные события, научно-технический прогресс (рис. 3.1).

К характеристикам внешней среды относятся: взаимосвя­занность факторов, сложность, подвижность, неопределенность.

Многие факторы внешней среды могут влиять на организа­цию. Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменения одного фактора воздействует на дру­гие факторы. Так же как изменение одного фактора прямого воздействия (любой внутренней переменной) может сказываться на других, изменение одного фактора косвенного воздействия может обусловливать изменение других.

Рис. 3.1. Внешняя среда организации

Взаимосвязанность различных факторов внешней среды превращает среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно, они должны исходить из того, что все они взаимосвязаны и подвержены изменениям.

Под сложностью внешней среды понимается число факто­ров, на которые организация обязана реагировать, а также уро­вень вариантности каждого из них. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реаги­ровать, в условиях, когда на нее влияют государственные поста­новления, несколько заинтересованных групп, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, то мож­но утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная дейст­виями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов и проводящая постепенное изменение технологии.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Неопределенность внешней среды является функцией коли­чества информации, которой располагает организация (или ли­цо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверен­ности в этой информации. Если информации мало или есть со­мнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной.

В то время как факторы внешней среды, описанные выше, в той или иной мере влияют на все организации, среда органи­заций, действующих на международном уровне, отличается по­вышенной сложностью, что обусловлено уникальной совокуп­ностью факторов, характеризующих каждую страну.

Внешняя среда организации прямого воздействия. При рас­смотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но неразрывны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как пря­мого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет по­нятнее при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов, трудовых ресурсов.

Поставщики. С точки зрения системного подхода, органи­зация — это механизм преобразования входов в выходы. Основ­ные разновидности входов — это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставками ресурсов, требуе­мых организации для ведения бизнеса и занимаются поставщи­ки. Многие организации зависят от непрерывного притока ма­териалов. Однако для роста и процветания им нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептую­щие векселя организации или покупатели ее облигаций.

Государственные органы. Организации обязаны соблюдать не только федеральные законы, но и требования органов госу­дарственного регулирования, т.е. принудительного выполнения законов в сферах компетентности этих органов, а также требо­вания, зачастую также имеющие силу закона.

Потребители. Многие разделяют точку зрения известного специалиста по управлению Питера Ф. Друкера, согласно кото­рой единственная подлинная цель организации - создать потре­бителя, поскольку оправдание существования и ее выживание зависят от способности находить потребителя результатов своей деятельности и удовлетворять его запросы.

Конкуренты. Конкуренты есть внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Этот термин используется для обозначения лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперни­чающих в достижении идентичных целей, в стремлении обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке.

Непосредственное влияние на организацию оказывают тру­довые ресурсы.

Трудовые ресурсы — часть населения страны, располагаю­щая совокупностью физических и духовных способностей, необ­ходимых для участия в процессе труда. Они представляют собой численность трудоспособного населения и являются важным элементом экономического потенциала страны. По методоло­гии, принятой в России, к трудовым ресурсам относятся мужчи­ны в возрасте 16—59 лет и женщины в возрасте 16—54 года. В трудовые ресурсы страны включаются население в указанных границах трудоспособного возраста, а также лица старше и мо­ложе трудоспособного возраста, фактически занятые в народном хозяйстве (работающие школьники, пенсионеры). Трудовые ре­сурсы делятся на активные, включающие лиц, непосредственно занятых в общественном производстве, и потенциальные, вклю­чающие учащихся с отрывом от производства и занятых в до­машнем хозяйстве. Численность трудовых ресурсов определяется на конкретную дату, но ее можно рассчитывать и как среднюю за какой-либо промежуток времени. Трудовые ресурсы России составляют около 50% от общей численности населения страны.

В западной экономической науке нет единого подхода к опреде­лению трудовых ресурсов, поэтому в национальных статистиче­ских изданиях стран с рыночной экономикой, а также в между­народной статистике встречаются различные понятия, имеющие отношение к характеристике данной категории.

Наличие трудовых ресурсов в регионе влияет на организа­цию, уровень оплаты труда, бюджет.

Внешняя среда организации косвенного воздействия. Факто­ры среды косвенного воздействия обычно не влияют на опера­ции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия, тем не менее, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К факторам среды косвенного воздействия относятся технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами.

Технология — совокупность средств, процессов, операций, методов, с помощью которых входящие в производство элемен­ты преобразуются в выходящие; она охватывает машины, меха­низмы и инструменты, навыки и знания. Являясь внутренней переменной, она одновременно выступает внешним фактором большого значения.

Состояние экономики. Руководство должно уметь предви­деть, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги.

Социокультурные факторы. Любая организация функциони­рует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому со­циально-культурные факторы, в числе которых преобладают уста­новки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

Политические факторы. Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителя особое значение. Другой элемент политической обстановки — группы особых ин­тересов и лоббисты.

Внутренняя среда организации. Внутренние переменные -это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку ор­ганизации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. К основным переменным в самой ор­ганизации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели. Организация есть группа людей с осознанными об­щими целями. Организацию также можно рассматривать как средство достижения целей. Цели - конкретные конечные со­стояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных об­ластей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Специализированное разделение труда в большинстве современных организаций во­все не означает случайного распределения работ между имею­щимися людьми.

Задачи. Одним из направлений разделения труда в органи­зации является формулирование задач. Задачи — это определен­ная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее опреде­ленные сроки.

Технология - четвертая внутренняя переменная имеет го­раздо более распространенное воздействие, чем традиционно считается. Технология, применительно к организации, представ­ляет собой совокупность средств, процессов, операций, методов, с помощью которых входящие элементы преобразуются в выхо­дящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, на­выки и знания. Задачи и технология тесно связаны между со­бой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступаю­щего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Люди. И организации, и руководители, и подчиненные -не что иное, как группы людей. Существует три основных со­ставляющих человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Наиболее наглядно люди различаются по своим индивиду­альным способностям, присущим им качествам.

Организации почти всегда пытаются воспользоваться раз­личиями в способностях при решении вопроса, какую долж­ность будет занимать и какую работу будет выполнять конкрет­ный работник.

В своей работе по координации усилий персонала в на­правлении эффективного достижения целей организации, менеджеры должны учитывать личность работников, их потребно­сти, ожидания, ценности.

Потребность есть состояние психологического или функ­ционального ощущения недостаточности чего-либо. Основыва­ясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди фор­мируют ожидания относительно результатов своего поведения. Восприятие сильно влияет на ожидание и на все остальные ас­пекты поведения.

В то время как отношение является конкретным убеждени­ем или чувством в преломлении к тем или иным явлениям ок­ружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера по пово­ду того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни.

Личность проявляется через характеристики отдельного че­ловека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.

Все внутренние переменные организации — цели, структу­ра, задачи, технология и люди - взаимосвязаны. В своей сово­купности они рассматриваются как социотехнические подсисте­мы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.