Создание ленточных форм

Цели обучения: формирование у учащихся умений осуществлять разработку интерфейса для работы с данными таблицы.

Ожидаемые результаты обучения: учащиеся должны

знать:

· назначение запросов и форм;

· виды форм;

уметь:

· разрабатывать ленточные формы.

Ленточные формы внешне похожи на таблицу, поэтому целесообразны для отображения небольшого числа полей. Например, поставим задачу отображения данных по мобильным телефонам учеников. Для этого требуется отображение следующих 4 полей: Фамилия, Имя, Отчество, Мобильный.

Задача 1. Создание ленточной формы.

1. В ФБД SCHOOL.accdb создайте форму, источник данных — запрос Учащиеся.

2. Снесите 4 поля (Фамилия, Имя, Отчество, Мобильный) в область данных.

3. Поочередно вырежьте в буфер обмена надписи полей и вставьте их в область Заголовок формы. Получим результат, приведённый на рис. 16.

4. Попарно маркируя надписи и поля, приведите их к одинаковому размеру, например, по самому широкому (рис. 16).

5. Поочередно вырежьте в буфер обмена надписи полей и вставьте их в область Заголовок формы. Получим результат, приведённый на рис. 16.

6. Попарно маркируя надписи и поля, приведите их к одинаковому размеру, например, по самому широкому (рис. 16).

Рис.16. Создание основы ленточной формы.

7. Маркируйте все надписи и поля и выровняйте их по левому краю (рис. 16).

8. Уменьшите зоны Заголовок формы и Область данных в размер высоты элементов (рис. 16).

9. Задайте толщину границ элементов формы 1 пт, используя команду Контур фигуры на вкладке Формат в группе Форматирование элементов управления.

10. Откройте свойства формы (Окно свойств) и задайте тип выделенного элемента — форму (рис. 16);

11. На вкладке Все установите Режим по умолчанию — Ленточные формы (рис. 16).

12. Сохраните форму с именем Мобильные телефоны. Просмотрите результат (рис. 17).

Рис.17.

2.1.6. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ

Цели обучения: формирование у учащихся умений осуществлять документирование данных.

Ожидаемые результаты обучения: учащиеся должны

знать:

· назначение отчётов;

· виды форматов документов (типа " карточка", " таблица");

уметь:

· создавать отчёты разных видов.

Документирование данных является важнейшей функцией всех приложений баз данных. В MS Access осуществляется с помощью объектов — отчётов. В отличие от форм специальных типов отчётов не существует. Условно будем считать, что по формату все отчёты делятся на два вида: типа " карточка" и типа " таблица". Возможно также создание сложных отчётов типа " карточка с внедрённой таблицей".

Во многом отчёты и формы имеют общую структуру: поля со связанными надписями, конструирование отчётов практически идентично технологии конструирования форм.

Задача 1. Создание отчёта типа " карточка".

1. Откройте ФБД SCHOOL.mdb.

2. На вкладке Создание в группе Отчёты выберите команду Конструктор отчётов. Автоматически будет создана новый отчёт Отчёт 1. (рис. 18).

3.
На появившейся вкладке Конструктор в группе Сервис командой Страница свойств откройте Окно свойств. Источником данных для создаваемого отчёта является запрос Учащиеся. В окне свойств на вкладке Все выберите в качестве источника записей запрос Учащиеся (рис.18).

Рис.18. Создание отчёта на базе запроса Учащиеся.

4. Основой документа являются параметры страницы: формат бумаги, ориентация, технологические поля. Задайте параметры страницы, для этого в инструментах конструктора отчетов на вкладке Параметры страницы выберите одноимённую команду, откроется диалоговое окно Параметры страницы:

· поля: 25, 4 мм (верхнее, нижнее, левое, правое);

· ориентация: книжная;

· формат бумаги: А4.

5. На вкладке Конструктор командой Добавить поля подключите список полей запроса Учащиеся (рис. 19). В открывшемся списке полей выделите все поля источника данных — запроса Учащиеся — и перетащите их мышкой в область данных (рис. 19).

6. Выделите все элементы в области данных и, используя вкладку Формат инструментов конструктора отчётов, установите следующие параметры:

· размер шрифта: 12 пт;

· гарнитура: Times New Roman

· в контекстном меню выполните команду Размер→ по размеру данных.

7. В документах принято заполнять графу " Пол" стандартными сокращениями: муж/жен. Внешний вид документа можно привести к стандартному:

·

Рис.19. Проекция полей запроса Учащиеся на область данных отчёта.

· создайте новое поле boy, используя инструмент Поле группы Элементы управления на вкладке Конструктор;

· задайте формат отображения логических данных: вкладка Все поля boy (рис. 20).

Замечание. Логический тип данных определяется двумя значениями: " 0" -нет, " -1" -да, положительных значений не существует. Для числовых данных формат предусматривает следующие области значений: для положительных значений, для отрицательных значений, для нуля, для пустого значения. Поэтому, в соответствии с порядком описания форматов задан формат поля.

Рис.20.

8. В области верхнего колонтитула задайте поле типа надпись и введите текст " Карточка учащегося". Информация, размещенная в области колонтитула, тиражируется на каждую страницу отчёта.

9. Введите дату печати отчёта в области нижнего колонтитула:

· выберите инструмент Поле на панели элементов и щелчком мыши задайте поле в области нижнего колонтитула;

· удалите надпись, связанную с созданным полем;

· установите размер шрифта 12 пт для поля;

· для регистрации текущей даты необходимо воспользоваться функцией Now(), которую используем в качестве источника данных для создаваемого поля (рис. 21);

· задайте формат поля согласно рис. 21: в формат включено информирование " Отпечатано", две цифры — день, две цифры — месяц, четыре цифры — год формирования отчёта. При желании информирование можно изменить.

10. Для постраничного форматирования карточек учащихся установите значение свойства Конец страницы области данных " После раздела". Карточки будут формироваться для каждого учащегося с новой страницы. Убедитесь в этом, отобразив отчет в режиме Предварительного просмотра.

Рис.21.

11. Выполните форматирование всех полей, чтобы результат соответствовал изображению карточки, приведённому в Приложении 1.

12. Сохраните отчет с именем Карточка учащегося.

Задача 2. Создание отчёта типа " таблица".

Технология создания отчёта типа " таблица" практически во всём соответствует технологии создания ленточной формы.

1. Создайте новый отчёт на базе запроса Учащиеся.

2. Снесите в область данных поля, необходимые для формирования отчёта.

3. Задайте для полей и надписей размер шрифта 12 пт, размер — по размеру данных.

4. В области данных создайте поле № пп:

· с помощью инструмента Поле в любом месте области данных создайте свободный элемент типа Поле с надписью;

Рис.22.

· для поля и надписи задайте размер шрифта 12 пт, размер — по размеру данных.

· в свойстве Сумма с накоплением задайте " Для всего" (рис. 22). Это обеспечит порядковую нумерацию отображаемых записей в таблице.

· в надписи введите текст № пп;

· в поле в качестве данных введите выражение " =1" (рис. 22);

5. Поочередно вырежьте в буфер обмена надписи полей и вставьте их в область Верхнего колонтитула. Получим результат, приведённый на рис. 23.

6. Попарно маркируя надписи и поля, приведите их к одинаковому размеру, например, по самому широкому, выровняйте по левому краю.

7. Маркируйте все элементы и задайте толщину линии/границы 1 пт. Это обеспечит сетку таблицы толщиной в 1 пт (рис. 23).

8. Попарно маркируя надписи и поля, задайте для них одинаковые размеры по ширине и выполните выравнивание по левому краю.

9. Подключите области Заголовок/примечание отчёта (рис. 23). В области заголовка документа введите его название Мобильные телефоны учащихся (с помощью инструмента Надпись панели элементов).

10. Минимизируйте высоту верхнего колонтитула и области данных (рис. 23).

11. В области нижнего колонтитула создайте поле для нумерации страниц документа: с помощью инструмента Поле создайте элемент, в котором в качестве данных используется выражение " =[Page]".

12. Сохраните отчёт с именем Мобильные телефоны учащихся.

13. Результат формирования документа типа " таблица" приведен в Приложении 2.

Рис.23.

Задание для самостоятельной работы.

1. В отчёте «Мобильные телефоны учащихся» выполните выравнивание заголовков таблицы по центру.

2.2. Лабораторная работа №2: Технологии создания приложений баз данных на основе ДВУХтабличной модели

2.2.1. СОЗДАНИЕ ДВУХТАБЛИЧНОЙ МОДЕЛИ ДЛЯ УЧЁТА ИТОГОВОЙ УСПЕВАЕМОСТИ УЧАЩИХСЯ

Цели обучения: формирование у учащихся понятия " схема данных", умений выполнять связывание двух таблиц с учётом правил первичного и внешнего ключей.

Ожидаемые результаты обучения: учащиеся должны

знать:

· понятия " схема данных" и " связь между таблицами", " первичный ключ", " внешний ключ";

· свойства внешнего ключа;

· понятие " целостность данных";

уметь:

· создавать связи между таблицами с учётом требований к свойствам и значениям первичного и внешнего ключей.

Однотабличные модели слишком просты и не позволяют учесть сложность реальных информационных процессов. Например, для учёта итоговой успеваемости таблица Schoolchild структурно совершенно не подходит.

Предположим, что перечень учебных предметов для учёта итоговой успеваемости представляет собой фиксированный набор, представленный в таблице 3 (для упрощения возьмём лишь 4 дисциплины).

Таблица 3. Примерный перечень учебных предметов

Зная коды учеников и коды предметов, можно создать таблицу, обеспечивающую учёт оценок учащихся по разным предметам.

Задача 1. Создание таблицы учета оценок Mark.

Работа со структурой таблицы Mark. Для учёта оценок достаточно трёх полей в таблице Mark:

· mark — оценка;

· ID_subject — код предмета;

· ID_schoolchild — код ученика;

1. Выполните запуск приложения MS Access.

2. В приложении MS Access откройте файл SCHOOL.mdb.

3. Создайте таблицу Mark, задав поля и их свойства в соответствии с таблицей свойств полей (Таблица 4).

Таблица 4. Таблица свойств полей

4. Учёт итоговых оценок предусматривает единственную оценку ученика по конкретному предмету. Для исключения ошибочного ввода оценок по любому предмету для любого ученика создайте уникальный индекс на паре полей ID_schoolchild и ID_subject:

· выполните команду Индекс панели инструментов База данных;

· в диалоговом окне команды введите имя индекса ind, выберите требуемые поля и задайте для индекса ind свойство Уникальный индекс — Да (рис. 24).

5. Введите примерные данные для ученика с кодом, равным 1, по всем предметам (рис. 56).

Рис.24.

Рис.25.

6. Измените параметры таблицы Schoolchild, а именно: поле ID_schoolchild задайте как ключевое поле:

· откройте таблицу Schoolchild в режиме конструктора;

· выберите поле ID_schoolchild и примените к нему команду Ключевое поле панели инструментов Конструктор таблиц (рис. 26).

Схема данных в базах данных представляет собой множество связанных таблиц. При этом в любой паре связанных таблиц одна из них является родительской, другая — дочерней. В родительской таблице имеется ключевое поле, являющееся источником значений. В дочерней таблице имеется поле-потребитель значений ключевого поля родительской таблицы. Поле дочерней таблицы, используемое для связи с родительской таблицей, будем называть внешним ключом.

Свойства внешнего ключа:

· структурно — тип данных поля должен совпадать с типом данных первичного ключа родительской таблицы;

· содержательно — значения внешнего ключа должны быть только такими, какие имеются в качестве значений первичного ключа родительской таблицы.

Рис.26.

В нашем случае родительской является таблица Schoolchild с ключевым полем ID_schoolchild, а дочерней — Mark с точно также поименованным полем ID_schoolchild. По свойствам поле ID_schoolchild таблицы Schoolchild исключает повторение значений кода учеников, иначе говоря, каждый ученик имеет уникальный код. В дочерней таблице Mark поле ID_schoolchild допускает повторения, что означает: каждый ученик может иметь несколько оценок (т.к. оценки ученику выставляются по разным предмета). Однако, значения кодов учеников в таблице Mark должны быть только такими, какие имеются в таблице Schoolchild. Тогда мы можем создать схему данных на двух таблицах.

Задача 2. Создание схемы данных на таблицах Schoolchild и Mark.

1. На вкладке Работа с базами данных, выполните команду группы Отношения Схема данных→ Добавить таблицу.

2. В диалоговом окне поочередно добавьте обе таблицы.

3. Установите связи между таблицами буксировкой поля ID_schoolchild таблицы Schoolchild на поле ID_schoolchild таблицы Mark. В результате появится окно Установление/изменение связей на таблицах (рис. 27).

4. Для поддержания синхронности данных между ключевыми полями двух таблиц, установите три опции (рис. 27):

· обеспечение целостности данных — позволяет установить связи между записями обоих таблиц в соответствии с совпадением кодов первичного и внешнего ключа;

Рис.27.

· каскадное обновление связанных полей — при редактировании значений первичного ключа в родительской таблице происходят синхронные изменения записей внешнего ключа в дочерней таблице;

· каскадное удаление связанных записей — удаление записей в родительской таблице приводит к синхронному удалению записей в дочерней таблице.

Замечание. Команда по установлению/изменению связей будет успешно завершена, если:

· типы данных ключевых полей обоих таблиц одинаковы;

· множество значений ключевого поля дочерней таблицы (Mark) является подмножеством значений ключевого поля родительской таблицы (Schoolchild).

5. В результате получим графическую интерпретацию схемы данных на двух таблицах типа " один-ко-многим" (рис. 28).

Рис.28.

Тип связи " один-ко-многим" означает, что одной записи в родительской таблице Schoolchild (отдельному ученику) соответствует несколько синхронно связанных записей в дочерней таблице Mark (несколько оценок по разным предметам).

Контрольные вопросы.

1. Дайте понятия " схема данных", " первичный ключ", " внешний ключ".

2. Перечислите свойства внешнего ключа.

3. Сформулируйте назначение опции " обеспечение целостности данных" при изменении связей между таблицами.

4. Сформулируйте назначение опции " каскадное обновление связанных полей" при изменении связей между таблицами.

5. Сформулируйте назначение опции " каскадное удаление связанных записей" при изменении связей между таблицами.

2.2.2. СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ПОДЧИНЁННОЙ ФОРМОЙ

Цели обучения: формирование у учащихся умений создавать сложные формы, обеспечивающие синхронное/связанное отображение и обработку данных.

Ожидаемые результаты обучения: учащиеся должны

знать:

· структурную основу сложной формы;

· понятия основного и подчинённого полей, обеспечивающих синхронное/связанное отображение и обработку данных;

уметь:

· создавать запросы для подчинённых форм;

· создавать подчинённые формы;

· создавать сложные формы с использованием подчинённой формы, обеспечивающие синхронное/связанное отображение и обработку данных.

Для обеспечения синхронного доступа к оценкам учеников необходимо создать табличную форму Оценки и встроить её в форму Учащиеся.

Задача 1. Создание запроса для табличной формы Оценки.

1. Создайте запрос Оценки на основе таблицы Mark:

· в запросе должны быть спроецированы все поля таблицы Mark;

·
необходимо создать вычисляемое поле Предмет (на рис. 29).

Рис.29. Выражение для поля Предмет в запросе Оценки (режим Конструктора).

Замечание. Для вычисления названия предмета необходимо использовать функцию Choose(), которая интерпретирует значения кодов предметов их названиями: 1 — Алгебра; 2 — Геометрия и т.д. согласно таблице 3. Кроме того, упорядочивание записей по возрастанию основывается на словесной интерпретации предметов, а не на их кодах (рис. 29).

2. Сохраните запрос с именем Оценки и просмотрите результат (рис. 30).

Рис.30.

Задача 2. Создание табличной формы Оценки.

1. Создайте табличную форму Оценки с использованием команды Автоформа: спозиционируйтесь на источник данных — запрос Оценки — и выполните команду Форма на вкладке Создание, группа Формы.

2. Выполните необходимые изменения вновь создаваемой формы в режиме Конструктора (рис. 65):

· на панели элементов включите режим работы с Мастером ;

удалите поля ID_subject и Предмет вместе со связанными надписями. Внешний вид формы примет вид, приведённый на рис. 31.

Рис.31.

3. Для выбора предмета создайте поле с ниспадающим списком на форме:

· На панели Конструктор выберите инструмент Поле со списком , и в любом месте формы в области данных щелчком мыши начните работу с Мастером поля со списком;

· сначала выберите вариант фиксированного набора значений поля со списком в окне Создание полей со списком;

· задайте число столбцов — 2, назначение которых — столбец кодов (столбец 1) и столбец названий предметов (столбец 2) в соответствии с таблицей 3 (рис. 32);

· столбец 1 сделайте скрытым, установив с помощью мыши его ширину, равную 0;

· выберите столбец 1 (col 1) в качестве источника данных (Код предмета) для поля ID_subject таблицы Mark (посредством запроса Оценки) (рис. 33, 34);

· задайте подпись, которую будет содержать поле со списком;

· создание поля со списком завершено.

4. Просмотрите важнейшие свойства созданного поля со списком:

· Данные — ID_subject;

· Число столбцов — 2;

· Источник строк — 1; " Алгебра"; 2; " Геометрия";... — попарно задаёт таблицу 3;

· Ширина столбцов — 0 см; 2, 54 см — говорит о том, что первый столбец (Код предмета) скрыт;

· Присоединённый столбец — 1 — говорит о том, что первый столбец (Код предмета) является источником данных для поля ID_subject таблицы Mark.

Рис.32.

Замечание. При необходимости внесения изменений, касающейся таблицы предметов, это свойство, соответственно, должно быть изменено.

Рис.33.

Рис.34.

5. Завершите создание формы Оценки:

· задайте режим по умолчанию — Режим таблицы;

· сохраните форму с именем Оценки;

· просмотрите результат (рис.35).

6. Измените макет формы Оценки:

· скройте столбец Код ученика;

· столбец Предмет с помощью буксировки сделайте первым в макете табличной формы Оценки;

·

Рис.35. Результат создания формы Оценки (режим Таблицы).

Для синхронной обработки информации о личных данных учеников и их оценок по предметам необходимо создать форму с подчинённой формой. Для этого в качестве основной формы будем использовать форму Учащиеся, в которую встроена табличная форма Оценки.

Рис.36.

Задача 3. Создание формы с подчинённой формой.

7. Откройте форму Учащиеся в режиме Конструктора.

8. Интегрируйте форму Оценки в область данных формы Учащиеся, например, осуществив перетаскивание мышью формы оценки из окна Базы данных (рис. 36).

9. Для синхронной (связанной) обработки информации по оценкам каждого ученика в свойствах подчинённой формы задайте значения основного и подчинённого полей (рис. 36):

· воспользуйтесь Построителем выражений .

· при наличии схемы данных в окне Построителя выражений предлагаются корректные значения основного и подчинённого полей (рис. 37).

10. Сохраните изменения формы Учащиеся и просмотрите результат (рис. 38).