Создание форм и запросов

Цели обучения: формирование у учащихся умений осуществлять разработку интерфейса для работы с данными таблицы.

Ожидаемые результаты обучения: учащиеся должны

знать:

· назначение запросов и форм;

· назначение вычисляемых полей в запросе и итоговых полей в форме, понимать различие между ними;

уметь:

· создавать запросы для создания форм;

· разрабатывать интерфейс (формы) для работы с данными таблицы.

На практике ввод данных непосредственно в таблицы не осуществляется по ряду причин:

1. Таблицы не поддерживают логическое упорядочивание отображаемых данных, например, в алфавитном порядке.

2. Таблицы не отображают вычисляемые данные, например, возраст ученика.

3. Таблицы не предусматривают формирование итоговых данных, например, средний рост учеников в классе, средний возраст и пр.

Кроме этого, существуют проблемы интерфейсного характера: использование элементов автоматизации работы оператора и др.

В приложениях баз данных предусмотрен интерфейс — экранные формы, фактически являющиеся некими оболочками для отображения данных. В основе форм используются запросы. В запросах решаются задачи упорядочивания и вычисления данных. Результат запроса проецируется в форме, на которой дополнительно реализуются итоговые вычисления и элементы автоматизации (кнопки команд печати документов и др.).

В MS Access предусмотрены следующие виды форм:

1. Одиночная форма.

2. Ленточная форма (модификация одиночной формы).

3. Табличная форма (используется как элемент сложных форм, иначе говоря, самостоятельно не используется).

Задача 1. Создание запроса на упорядочивание данных.

1. Откройте ФБД SCHOOL.mdb.

2. На вкладке Создание выберите команду Конструктор запросов. В появившемся окне (бланке запроса) Запрос1 в диалоговом окне Добавление таблицы выберите Schoolchild и подтвердите выбор нажатием кнопки Добавить (рис. 9). Запрос 1 является запросом на выборку данных.

3. Выделите все поля таблицы Schoolchild (находится в верхней области окна) и перетащите их мышкой на первую ячейку области Поле.

4. В области Сортировка установите значение По возрастанию для следующих полей: surname, name, lastname (рис. 9).

5. Просмотрите полученный результат, выполнив на вкладке Главная в группе Результаты команду Режим таблицы или используя соответствующую кнопку в строке состояния (рис. 9).

Рис.9.

6. Сохраните запрос с именем Ученики (рис. 11). В области Все объекты Access появится раздел Запросы, в котором находится созданный запрос Ученики.

Рис.10.

Задача 2. Создание запроса с вычисляемыми полями.

Замечание. В запросах выражения используются для обновления значений в группе записей или для создания вычисляемых полей. Вычисляемое поле — поле, определенное в запросе для вывода результата расчёта выражения, а не для сохранения данных. Значение пересчитывается при каждом изменении выражения. В корректных базах данных все данные, которые могут быть вычислены, никогда не хранятся, а каждый раз вычисляются.

1. Создайте запрос Учащиеся на базе таблицы Schoolchild, выполните упорядочение по возрастанию для следующих полей: surname, name, lastname.

2. Введите в первом пустом столбце выражение для расчёта полных лет в текущем году (рис. 11): Полных лет в тг: Year(Now())-Year([birthday]). Здесь при создании вычисляемого поля используется встроенная функция Year([выражение, определяющее календарный тип данных]) — возвращает значение года из календарных данных. Now() — возвращает текущую дату и время компьютера. В нашем случае:

· Year(Now()) — возвращает значение текущего года;

· Year([birthday]) — возвращает значение года рождения ученика. При каждом выполнении запрос будет возвращать число полных лет ученика в текущем году (тг).

3.

Рис.11. Создание запроса Учащиеся (с вычисляемыми полями).

Задача 3. Создание одиночной формы.

1. На вкладке Создание в группе Формы выберите команду Конструктор форм. Автоматически будет создана новая форма Form 1. (рис. 12).

Замечание: в Access имеется различные методы создания формы: с помощью мастера форм, функции автоформата, а также в режиме конструктора. Метод создания формы в режиме конструктора является наиболее эффективным, когда пользователь хотел бы при этом в максимальной мере реализовать свои предпочтения. В режиме конструктора полученный результат полностью зависит от пользователя.

2. На появившейся вкладке Конструктор в группе Сервис командой Страница свойств откройте Окно свойств. Источником данных для создаваемой формы является запрос Учащиеся. В окне свойств на вкладке Все выберите в качестве источника записей запрос Учащиеся (рис.12).

Рис.12. Создание формы на базе запроса Учащиеся

3. Используя команду Заголовок группы Колонтитулы на вкладке Конструктор, подключите области Заголовок/Примечание формы (рис. 13). Введите заголовок формы Учащиеся.

4. На вкладке Конструктор командой Добавить поля подключите список полей запроса Учащиеся (рис. 13).

5. Выделите поля запроса Учащиеся (по 5 полей) и последовательно перетащите их мышкой в Область данных формы, размещая их в две колонки так как показано на рис. 13.

Замечание: на форме появились два типа объектов: надписи (Фамилия, Имя, Отчество и т.д.) и поля (surname, name, lastname и т.д.). Надписи и поля образуют попарно связанные элементы. Местоположение полей и надписей можно менять независимо друг от друга, перетаскивая указателем мыши (курсор в виде указательного пальца) за левый верхний маркер элемента.

Рис.13.

6. Выполните выравнивание элементов (надписей и полей) по левому краю (рис. 13):

· выделите элементы первого столбца и в контекстном меню выберите команду Выровнять→ Слева.

· аналогично выполните выравнивание по левому краю элементов второго столбца. Результат приведён на рис. 13.

7. Сохраните форму с именем Учащиеся и посмотрите результат в режиме Формы.

Замечание. Важнейшими свойствами формы являются (рис. 27):

· свойство " Режим по умолчанию", в нашем случае, режим Простая форма, определяющий её внешний вид типа карточки;

· свойство " Подпись" (Учащиеся), определяющий заголовок окна формы;

· свойство " Источник записей" (запрос Учащиеся).

Задача 4. Создание итоговых полей на одиночной форме.

На формах могут быть созданы поля, отображающие всевозможные вычисления помимо тех, которые имеют место в запросах.

Чаще всего, это разнообразные итоговые данные по всему множеству записей запроса. Это могут быть, например, средние, минимальные и максимальные значения по какому-либо числовому параметру и пр. Для этого используются встроенные функции Avg(), Min(), Max() и др. Приведем пример создания итогового поля Средний рост группы учащихся.

1. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите инструмент Поле и задайте элемент в области Примечания. В поле Надпись введите текст Средний рост (см).

2. Задайте основные свойства поля как показано на рис. 14:

· Имя: СреднийРост;

· Данные: =Avg([Height]);

· Формат поля: 0, # (это означает, что результат будет выведен с одним десятичным знаком после запятой).

3. Сохраните изменения формы и просмотрите результат.

4. Закройте форму Учащиеся.

Рис.14.

Задание для самостоятельной работы

1. В форме Учащиеся:

· задайте размеры полей в соответствии с размерами данных. Например, поле для имени ученика должно быть меньше, чем для фамилии, отчество — длиннее. Основной критерий — информация в этих полях должна полностью отображаться (у всех учеников);

· создайте итоговые поля Максимальный рост (см), Минимальный рост (см).

2. Создайте одиночную форму Учащиеся_1, расположив все поля в одну колонку.

3. Создайте одиночную форму Учащиеся_3, расположив все поля в три колонки.

Рис.15.