ГЛАВА 2. Документационное обеспечение управление в ЖЭУ № 61

2.1 Нормативно правовая база регулирующая

отношения в жилищной сфере

Нормативно правовая база регулирующая жилищные отношения представляет собой совокупность законов, иных нормативно правовых актов, посредством которых государством устанавливаются, изменяются или прекращаются соответствующие отношения в жилищной сфере, иначе говоря, жилищные правоотношения.

Законодательство, регулирующее отношения в жилищной сфере довольно обширно, и охватывает несколько отраслей права.

Конституция РФ является правовой основой всего российского законодательства, в том числе и жилищного. Она имеет высшую силу и прямое действие; законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, должны полностью соответствовать положениям Конституции РФ. В ней содержатся многие важные положения, предусматривающие правовое регулирование разнообразных жилищных отношений, защиту и охрану участников этих отношений, и прежде всего граждан- собственников жилых помещений и жилых домов, нанимателей и членов их семей, обеспечения неприкосновенности жилища, недопустимости произвольного лишения граждан их жилья.[8]

В Конституции по разному решаются вопросы компетенции Российской Федерации и её субъектов по жилищному и гражданскому законодательству. Так гражданское законодательство отнесено к ведению Российской Федерации. В отличии от этого согласно п. " к" Ст. 72 Конституции РФ жилищное законодательство является предметом совместного ведения РФ и субъектов РФ. это означает, что субъектам РФ предоставлено право иметь собственное законодательство в жилищной сфере. В этом случае субъекты вправе при отсутствии федеральных законов в опережающем порядке принимать свои законы, которые однако при издании федеральных законов должны быть приведены в соответствие с последними.

На федеральном уровне жилищное законодательство включает в себя значительное число законов, иных нормативно-правовых актов принятых в разные годы. Сохраняют действия многие акты, принятие в период существования СССР, РСФСР (например по вопросам предоставления дополнительной площади, организации и деятельности жилищно-строительных кооперативов и т.д.), разумеется они применяются в части не противоречащей Конституции РФ и других законов РФ. Однако многие из этих нормативно правовых актов устарели и нуждаются в обновлении.

Среди федеральных жилищных законов, изданных в последнее время, особое место занимает Закон РФ от 24 декабря 1992г. № 4218-1 " Об основах федеральной жилищной политики" Данный Закон является важнейшим политико - правовым актом, определяющим основные направления жилищной политики, устанавливает наиболее общие начала правового регулирования жилищных отношений и связанных с ними других общественных отношений, при становлении различных форм собственности и видов использования недвижимого имущества в жилищной сфере. Указанные начала подлежат конкретизации в нормах и актах жилищного, земельного, гражданского, административного законодательства.[9]

Закон об основах федеральной жилищной политики определяет основные принципы реализации конституционного права граждан на жилище в новых социально-экономических условиях, устанавливает общие начала правового регулирования жилищных отношений при становлении различных форм собственности и видов использования недвижимости в жилищной сфере.

Указанный закон дает более широкое определение жилищного фонда, содержит классификацию жилищного фонда. Согласно ст. 6 Закона недвижимость в жилищной сфере, включая жилищный фонд либо его часть может находится в частной, государственной, муниципальной собственности, собственности общественных объединений. В законе дается классификация видов жилищного фонда. Принципиально важным является то, что в составе жилищного фонда первым назван частный жилищный фонд, т.е. фонд находящийся в собственности граждан и юридических лиц, а также то, что в составе жилищного фонда выделяется особый жилищный фонд, социального использования, т.е. совокупность всех жилых помещений, заселяемых на условиях, договора социального найма. В законе расширены возможности существования частной собственности в жилищной сфере, установлено право частной собственности на недвижимость или её часть, а также предусмотрены возможности для развития долгосрочного кредитования индивидуального и кооперативного жилищного строительства. Ст.19 закона " Приобретение гражданами жилья в частную собственность", в соответствии с которой граждане имеют право на приобретение жилья в частную собственность без ограничения его количества, размеров и стоимости многими способами. предусмотрена возможность перехода объектов жилищной сферы из одной формы собственности в другую, в порядке установленном законодательством. Последнее обстоятельство является важным компонентом в системе реализации жилищного законодательства.

В настоящем законе четко определены обязанности органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления по обеспечению права граждан на жилище. Так в соответствии со ст. 3 указанного закона органы государственной власти и управления, органы местного самоуправления в целях реализации жилищного законодательства обеспечивают: [10]

- порядок учета жилищного фонда, распределения и предоставления гражданам жилых помещений по договорам найма, аренды, а также их продажи гражданам в государственном, муниципальном и общественном жилищных фондах;

- доступность для населения условий найма жилых помещений в пределах социальной нормы площади жилья, а также возможность кредитной поддержки граждан и предоставления налоговых льгот при строительстве, приобретении и аренде жилья;

- жилищное строительство за счет государственных и местных бюджетов для предоставления жилья гражданам на условиях найма, аренды, купли-продажи, в том числе с учетом льгот, предусмотренных для военнослужащих, беженцев, вынужденных переселенцев, детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, граждан, проживающих и работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, других категорий граждан;

- предоставление, продажу в установленном земельным законодательством порядке земельных участков застройщикам для жилищного строительства на территориях, определенных градостроительной документацией;

- содержание и развитие объектов инженерной, социальной, транспортной инфраструктуры, обслуживающих жилищную сферу;

- возможность получения налоговых и финансово-кредитных льгот предприятиями, учреждениями, организациями, предпринимателями, осуществляющими строительство, содержание, ремонт жилищного фонда и объектов коммунального хозяйства; [11]

- поддержку банкам, предоставляющим льготные кредиты для жилищного строительства;

- правовое регулирование деятельности субъектов жилищной сферы (нанимателей, арендаторов и собственников недвижимости в жилищной сфере, застройщиков, исполнителей работ, агентов по торговле и аренде, страховых компаний);

- бронирование нанятого или арендованного жилища, а также сохранение права пользования жилищем, неприкосновенность жилища в порядке и на условиях, установленных законодательством;

- осуществляют контроль за исполнением законодательства в жилищной сфере.

Законом установлены весьма широкие полномочия собственника, владеющего недвижимостью в жилищной сфере либо его частью, урегулированы также отношения найма жилья, порядок обмена жилого помещения, включены нормы посвященные регулированию земельных отношений: строительству, содержанию и ремонту жилья, налогово-кредитной поддержке жилищной реформы.

В числе законодательства регулирующего жилищные правоотношения не последнее место занимает Жилищный Кодекс. Жилищный кодекс включает почти все жилищно-правовые нормы, содержавшиеся ранее, также много новых норм, соответствующих периоду принятия Кодекса и введения его в действие. В Жилищный кодекс в определенной последовательности и системе включены нормы, регулирующие разнообразные жилищные отношения: обеспечение граждан жилыми помещениями и пользования ими; управление жилищным фондом и обеспечение его сохранности, надлежащей эксплуатации; ответственность за нарушение жилищного законодательства. В настоящее время жилищный кодекс является наиболее полным кодифицированным актом, регулирующим достаточно полно и конкретно отношения в жилищной сфере. В нем собраны воедино правовые нормы, отметить, что многие нормы ЖК РСФСР в значительной степени систематизированные по отдельным институтам жилищного законодательства. В тоже время следует отметить, что многие[12] нормы содержащиеся в кодексе устарели и пришли в противоречие с другими, позднее принятыми нормативно правовыми актами. Поэтому нормы ЖК должны применяться в части не противоречащей закону " Об основах жилищной политики", который в настоящее время является, одним из основных нормативным актом, регулирующим жилищные отношения, а также другим более поздним законодательным актам РФ.

Федеральный закон «О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации» от 04 июля 1991г устанавливает основные принципы осуществления приватизации государственного и муниципального жилищного фондов, определяет правовые, социальные, экономические основы преобразований отношений собственности на жилье. Согласно данному закону происходит безвозмездная передача в собственность граждан на добровольной основе занимаемых ими жилых помещений в домах государственного и муниципального жилищных фондов. Таким образом, Закон создает условия для перехода жилища как объекта государственной или муниципальной собственности в частную собственность граждан. Вступление граждан в права собственности на жилье, дает им возможность эффективно вкладывать свои средства, выступать со своей недвижимостью на рынке жилья, свободно владеть, пользоваться и распоряжаться своим жильем. Закон подробно определяет как и в каком порядке, с соблюдением каких правил производится приватизация жилья.

Кроме названных федеральных законов, роль базовых законодательных актов в жилищной сфере в настоящее время играют такие акты, как Гражданский Кодекс, а также Федеральные Законы от 15 июня 1996г. № 72-ФЗ " О товариществах, собственниках жилья", от 21 июля 1997г. № 129-ФЗ " О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" [13]

Ряд важнейших жилищно-правовых норм содержится в Градостроительном Кодексе РФ от 7 мая 1998г., где наряду с нормами регламентирующими осуществление чисто градостроительной деятельности (отношения в области создания системы расселения, градостроительного планирования, застройки, благоустройства городских и сельских поселений,), содержатся нормы, касающиеся реализации прав граждан в жилищной сфере, в частности обеспечения благоприятной среды проживания населения, а также предусматривающие дополнительные социальные и правовые гарантии в области реализации гражданами права застройки на земельных участках Так Ст. 7 градостроительного Кодекса провозглашает право граждан на благоприятную среду жизнедеятельности. Осуществление такого права предусматривает:

градостроительное планирование развития территорий и поселений;

участие граждан и общественных объединений в осуществлении градостроительной деятельности;

государственное нормирование градостроительной деятельности;

лицензирование градостроительной деятельности отдельных видов:

сертификацию строительных материалов отдельных видов и услуг в области строительства;

государственный и общественный контроль за осуществлением градостроительной деятельности и соблюдением законодательства РФ о градостроительстве;

компенсацию в административном порядке вреда, причиненного гражданам в результате нарушения законодательства РФ о градостроительстве и повлекшего за собой ухудшение окружающей среды;

возмещение вреда, причиненного здоровью и имуществу граждан в результате нарушения законодательства РФ о градостроительстве;

привлечение к ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства РФ о градостроительстве.[14]

Вместе с тем, следует отметить что, градостроительное законодательство применяется в жилищной сфере в части, касающейся регулирования жилищных отношений, если эти отношения не урегулированы жилищным законодательством.

В области регулирования жилищных отношений видная роль отводится указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ. В их числе Указ Президента РФ " О реформе жилищно - коммунального хозяйства в РФ" от 27. 05.1997г.

Наряду с законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, к источникам жилищного законодательства относятся акты государственных комитетов, министерств и ведомств, не смотря на то, что они прекратили свое существования, были упразднены. Так продолжает действовать Инструкция о порядке обмена жилыми помещениями, утвержденная министерством коммунального хозяйства РСФСР от 9 января 1967г., Инструкция " О порядке сохранения за гражданами временно отсутствующими по условию и характеру работы, жилого помещения в месте постоянного жительства" которая утверждена Министерством юстиции СССР, Госкомтрудом СССР и МВД СССР 20 января 1989 г.^., а также ряд других нормативных актов, принятых как на общесоюзном так и на республиканском уровне. Но, разумеется, они действуют в части не противоречащей Конституции РФ и иным нормативным актам принятым позднее.

Поскольку жилищное законодательство отнесено к совместному ведению РФ и её субъектов, то нормативные акты, регулирующие данные отношения принимаются и на региональном уровне -представительными и исполнительными органами. К правообразующим актам в области жилищного законодательства можно отнести [15]Постановления Конституционного Суда Российской Федерации, в которых производится проверка конституционности ряда нормативных актов, в том числе и норм Жилищного Кодекса. В частности, постановление Конституционного суда от 25 апреля 1995г. по делу о проверке Конституционности ч.1.и ч.2 Ст.54 Жилищного Кодекса, постановление от23 июня 1995г. по делу о проверке конституционности ч.1., п.2. Ст.60 Жилищного Кодекса. Признание Конституционным Судом РФ тех или иных норм права неконституционными означает утрату ими силы, прекращение действия, независимо о последующего изменения или отмены данного акта законодателем.[16]

2.1 Особенности делопроизводства в ЖЭУ № 61

Официальное сокращенное наименование организации: ООО ЖЭУ №61. Целями создания организации являются выполнения работ, производство продукции, оказание услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получение прибыли. Для достижения указанных целей организации осуществляет следующие основные виды деятельности: обеспечение содержания, технической эксплуатации и обслуживания объектов и систем тепло и водоснабжения; выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий; эксплуатация, текущий и капитальный ремонт жилого фонда; банно-прачечные услуги; производство товаров народного потребления; предоставление услуг по санитарной очистке территорий населенных пунктов; предоставление транспортных услуг; производство ремонтно-строительных услуг; торгово-закупочная деятельность; иные виды работ, не запрещенные законодательством РФ. Организационная структура управления выглядит следующим образом. Организационная структура управления ООО ЖЭУ № 61. Как видно из Организационной структуры управления ООО ЖЭУ № 61 служба ДОУ как отдельная служба не существует. Структура службы делопроизводства представлена секретарем. Должностная инструкция Секретаря приемной руководителя. Общие положения: Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет. Секретарь приемной руководителя подчиняется главе администрации. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется: законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы; методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности; уставом предприятия; приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя); правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией. Секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; Правила делового общения; основы организации труда и управления; Правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение. На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции: Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации. Ведение делопроизводства. Организация проведения телефонных переговоров руководителя. Организационная подготовка заседаний и совещаний. [17] Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль. Ведение контрольно-регистрационной картотеки. Организация приема посетителей. Должностные обязанности секретаря приемной: Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.[18] Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль. Вести контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Копировать документы на персональном ксероксе. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Секретарь приемной руководителя имеет право: Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей. Повышать свою квалификацию в установленном порядке. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей. Секретарь приемной руководителя несет ответственность: За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. Секретарь приемной руководителя осуществляет взаимоотношения: С руководителем предприятия: по всем вопросам документационного и информационно-технического обеспечения деятельности и организации труда. С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства. [19]С организациями и должностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию. Документооборот на предприятии Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО ЖЭУ №61. Они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой " лично" передаются по назначению. ООО ЖЭУ № 61 отсутствует перечень нерегистрируемых документов. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; 2.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются к секретарю, второго потока - в структурные подразделения. Секретарь производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ.[20] Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в ООО ЖЭУ № 61. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом " грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом " визы согласования документа". Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО ЖЭУ № 61. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: ООО ЖЭУ № 61, его подразделений и секретариата; потребности ООО ЖЭУ № 61 в организационной и электронно-вычислительной технике. При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно.[21] Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Движение документов внутри ООО ЖЭУ № 61 за 2013 год. Анализ локальных нормативных документов Локальные нормативные акты – это внутренние рабочие документы, специально разработанные как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета, и обязательные для применения на предприятии по требованию трудового законодательства, которые снижают трудовые и налоговые риски организации, решают спорные ситуации в пользу организации и позволяют обосновать порядок ведения учета и все нюансы социально-трудовых отношений. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют некоторые документы, регламентирующие деятельность делопроизводства. На предприятии нет инструкции по делопроизводству, схемы документооборота организации. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы. В процессе организационной деятельности МУП ООО ЖЭУ № 61 формируется система организационно-правовых или локальных нормативных актов, содержащих положения, которые определяют статус ООО ЖЭУ № 61, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности ООО ЖЭУ № 61, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность. К основным локальным документам, регламентирующим деятельность ООО ЖЭУ № 61 относятся: -устав ООО ЖЭУ № 61 -должностные инструкции -штатное расписание. Разрабатываются локальные нормативные документы руководством ООО ЖЭУ № 61. Эти документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Рис. 3-Копия титульного листа Устава ООО ЖЭУ № 61. Представлена копия титульного листа Устава ООО ЖЭУ № 61. Этот документ нужен секретариату ООО ЖЭУ № 61 прежде всего, потому что он является основным внутренним нормативным документом организации.[22] Устав ООО ЖЭУ № 61 утвержден собранием общего собрания участников протоколом от (ТУТ ДАТА). Текст устава ООО ЖЭУ № состоит из разделов: 1.Общие положения 2.Предмет и цели деятельности предприятия 3.Уставной фонд 4.Имущество предприятия 5.Организация деятельности предприятия 6.Права собственников имущества 7.Управление предприятием 8.Ликвидация и реорганизация предприятия 9.Внесение изменений в Устав В процессе оформления документации ООО ЖЭУ № 61 из основных положений устава наиболее часто использует следующую информацию: -наименование организации, его вид (раздел “Общие положения”); -местонахождение (почтовый адрес) (раздел “Общие положения”); -порядок образования имущества (раздел “Уставной фонд”); Устав содержит всю информацию, необходимую для нормального функционирования канцелярии ООО ЖЭУ № 61.Регистрация документов Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", не все положения которого соблюдаются. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует список нерегистрируемых документов. Не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем. Работы с входящими документами. Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение. К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан[23]. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения. Прием и обработка документов на предприятии осуществляется секретарем. После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.[24] Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из предприятия. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом " грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом " визы согласования документа". Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО ЖЭУ № 61, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.[25] К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Различные служебные, докладные записки, заключения, приглашения оформляются в виде регистрационных карточек. Обмен же внутренней корреспонденцией по кадровым и финансовым вопросам, а также документами с пометкой «Для служебного пользования» производится в бумажном виде. Внутренний документ (служебная записка) ООО ЖЭУ № 61. При анализе служебной записки были найдены следующие ошибки: отсутствует наименование структурного подразделения, не правильно расположен и написан реквизит [26]10 (наименование документа), отсутствует реквизит 11 (дата документа), отсутствуют реквизиты 12 (регистрационный номер документа) и 18 (заголовок к тексту). Служебная записка оформлена с нарушениями ГОСТ Р 6.30-2003, пункты 3.10, 3.11, 3.12, 3.18. Внутренний документ (приказ) ООО ЖЭУ № 61. При анализе приказа были найдены следующие ошибки: не правильно расположен и написан реквизит 10 (наименование документа), реквизит 20 (текст документа). Неверно оформлен номер приказа. Внутренний документ (акт). При анализе акта были найдены следующие ошибки: реквизит 08 (наименование организации), реквизит 12 (регистрационный номер документа), реквизит 14 (место составления документа), реквизит 18 (заголовок к тексту). Внутренний документ (объяснительная записка) ООО ЖЭУ № 61. При анализе объяснительной записки были найдены следующие ошибки: реквизит 08 (наименование организации), реквизит 12 (регистрационный номер документа), реквизит 14 (место составления документа), реквизит 18 (заголовок к тексту), подпись не должна закрывать печать, адресат пишется без точки, красная строка отсутствует. Исходя из анализа внутренних документов предприятия, можно сделать выводы о том, что не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Не соблюдаются ГОСТ Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) (отменен), ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). [27]Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.