Порядок выдачи электронных документов из архива

4.6.1 Единицы хранения с электронными документами выдаются из хранилища:

– для использования работниками организации;

– для использования гражданами в помещении архива для научных и иных исследований;

– во временное пользование правоохранительным органам, судам, прокуратурам;

– для проведения архивных работ с электронными документами (научно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т.п.);

– для проведения работ по созданию рабочих и резервных экземпляров электронных документов, экземпляров документов в страховых пользовательских форматах; создания экземпляров электронных документов по запросам организаций и частных лиц; другой специальной обработки электронных документов.

Не рекомендуется выдавать единицы хранения с электронными документами во временное пользование иным организациям. Для этих целей предусмотрено создание и выдача внешним организациям экземпляров электронных документов по их запросам (см. п. 8.2.2).

4.6.2 Единицы хранения электронных документов выдаются во временное пользование из хранилища на срок, не превышающий:

– одну неделю – работникам архива для служебных и производственных целей;

– один месяц – для использования работниками других структурных подразделений организации;

– один месяц – для использования гражданами в помещении архива.

Срок выдачи электронных документов для создания экземпляров документов в страховых и пользовательских форматах, их специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ сторонними организациями.

Правоохранительным органам, судам, прокуратурам единицы хранения с рабочими экземплярами электронных документов выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи электронных документов во временное пользование, в том числе правоохранительным органам, судам, прокуратурам допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности электронных документов.

4.6.3 Выдача единиц хранения из хранилища оформляется следующими документами:

– заказами (требованиями) на выдачу электронных документов работникам организации или гражданам (приложение 41);

–актами о выдаче электронных документов во временное пользование правоохранительным органам, судам и прокуратурам (приложение 42);

– заказами на проведение работ по созданию рабочих и резервных экземпляров электронных документов, экземпляров документов в страховых пользовательских форматах.

Выдача электронных документов из хранилищ регистрируется в книгах выдачи электронных документов (приложение 43), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи:

– в рабочие помещения архива;

– работникам других структурных подразделений организации;

– гражданам в помещение архива;

– во временное пользование правоохранительным органам, судам, прокуратурам.

Выдача электронных документов во временное пользование правоохранительным органам, судам, прокуратурам оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, а другой выдается получателю. Подписи в актах скрепляются печатями. После возвращения единиц хранения в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда архива организации.

Заказ на проведение работ по созданию рабочих и резервных экземпляров электронных документов, экземпляров документов в страховых пользовательских форматах оформляется по форме акта о выдачи во временное пользование другой организации.

Выдача экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах оформляется заказами на выдачу электронных документов или актами о выдаче электронных документов во временное пользование и регистрируется в книгах выдачи электронных документов из хранилища на общих основаниях.

Исполненные заказы (требования) исследователей (граждан) хранятся в личных делах исследователей, все прочие – до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и технического состояния электронных документов.

4.6.4 Электронные документы, находящиеся в плохом физическом или техническом состоянии, не имеющие полного комплекта рабочих и резервных экземпляров, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

Единицы хранения, выдаваемые из хранилища, должны иметь учетный номер и другие поисковые данные, а также лист использования единицы хранения электронных документов (приложение 44).

Перед выдачей единиц хранения из хранилища проверяется соответствие данных из заказа (требования) на выдачу (номера фондов, единиц хранения, номеров и названий описей, номеров единиц учета) со сведениями из описи. Сверка учетного номера единицы хранения, номеров и названий описей предполагает проверку правильности оформления вкладыша в футляре единицы хранения. При наличии ошибок вкладыш переоформляется.

На место выдаваемых из хранилища единиц хранения с электронными документами подкладывается карта-заместитель единицы хранения электронного документа, в которой указывается:

– номер фонда;

– номер единицы хранения;

– номера описей единиц учета электронных документов;

– топографический шифр единиц хранения;

– кому и куда выдана единица хранения;

– дата выдачи;

– дата возврата;

– подпись работника, выдавшего единицу хранения с указанием должности.

После возвращения единицы хранения в хранилище карта-заместитель изымается.

4.6.5 При возвращении единиц хранения электронных документов в хранилище в присутствии лица, возвращающего документы, должно быть проверено физическое состояние электронного носителя и с помощью специализированного программного обеспечения – техническое состояние электронных документов. В книгах выдачи электронных документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их лиц.

Если выявлены повреждения возвращаемых единиц хранения и записанных на них электронных документов, составляется акт в двух экземплярах, который подписывается работником хранилища и лицом, возвращающим документы. Одни экземпляр акта предоставляется лицу, возвращающему документы, или руководителю организации, использовавшей электронные документы, второй – остается в архиве электронных документов организации.