Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ

4.9.1 В систему обеспечения информационной безопасности архива организации входит защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»);

Электронные документы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ в следующих случаях:

– при приеме на хранение в архив;

– через год после поступления в архив;

– при подготовке к выдаче единиц хранения электронных документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки;

– после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки электронных документов;

– при проверке технического состояния электронных документов.

Обновление антивирусных программ и сканирование с их помощью информационной системы архива производится не реже одного раза в месяц.

4.9.2 Все поступающие и хранящиеся в архиве электронные носители с документами (рабочие и резервные) проверяются на наличие «компьютерных вирусов» и других вредоносных программ.

Проверка производится с помощью специальных программных средств типа «антивирус». Непосредственно перед проведением проверки антивирусные базы должны быть обновлены (загружены предоставляемые производителем программы сведения о новых вирусах и вредоносных программах).

В случае выявления в электронных документах «вирусов» осуществляется проверка на наличие «вирусов» всех программно-технических средств архива.

4.9.3 В случае выявления на единицах хранения «зараженных» электронных документов, оформляется акт выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах (приложение 33). Единица хранения, на которой обнаружен «вирус» изымается из общего хранения и размещается в отдельном боксе с маркировкой «зараженные единицы хранения».

Если «вирус» обнаружен лишь в одном из экземпляров электронных документов (рабочем или резервном), зараженный экземпляр замещается копией, сделанной с незараженного экземпляра, а затем уничтожается. Если заражены оба экземпляра электронного документа, делается попытка удаления «вируса» с помощью антивирусной программы.

Устранением вредоносных компьютерных программ из электронных документов архива занимается структурное специальное подразделение организации.

4.9.4 Если удалось удалить «вирус» из «зараженной» единицы учета, следует провести проверку воспроизводимости этой единицы учета с целью выявления возможной потери части информации.

Если удалить «вирус» не удалось, составляются акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов (приложение 24) и карточка поврежденных единиц учета электронных документов (приложение 35), которые передаются в ЦЭК (ЭК) организации для принятия решения об уничтожении электронного документа. Решение об удалении электронного документа принимается с учетом ценности зараженного документа и степени опасности диагностированного «вируса». В карточке единицы хранения и других учетных документах обязательно делается отметка: «содержит документы зараженные «вирусом»: «название вируса»».