Требования к помещениям и хранилищам

4.2.1 Электронные документы хранятся в специально приспособленных для них помещениях административных зданий организации.

Архив размещается в отдельных помещениях, которые должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Состав, расположение, оборудование в помещениях для хранения электронных документов должны обеспечивать рациональное взаимодействие работников, сохранность электронных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности, информационной безопасности и производственной санитарии.

4.2.2 К помещениям основного назначения архива при хранении электронных документов относятся:

– хранилища;

– помещение для размещения технических средств по обеспечению работы локальной вычислительной сети, программного обеспечения архива и средств информационной безопасности;

– помещения для контроля технического состояния, копирования и миграции электронных документов;

– помещение для приема и временного хранения, акклиматизации электронных носителей;

– помещение для проведения профилактических и специализированных работ с электронными носителями (обеспыливание, очистка, упаковка и т.п.);

– помещение для хранения учетных документов на бумажной основе;

– рабочие помещения работников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений.

4.2.3 Хранилища электронных документов должны быть удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Давление воздуха в хранилищах должно поддерживаться на более высоком уровне, чем в соседних помещениях (коридорах и комнатах).

Не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м[2]. Хранилища должны быть удалены на несколько метров от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

По окончании работы в хранилищах аппаратура, электрические розетки должны быть последовательно обесточены.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в помещениях для хранения электронных документов, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с электронными носителями, должна иметь защиту от поражения электрическим током, по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863–87; 12.2.006.

Средства хранения электронных носителей (стеллажи, шкафы, боксы, футляры) должны быть сделаны из материалов, устойчивых к воздействию температуры +150 °C в течение 4 часов.