Некоторые элементы делового речевого этикета

Этикет – это установленный порядок поведения, следование моральным, общественным нормам.

Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе. Он составляет систему устойчивых формул общения: обращения, выражения просьбы, поручений, отказов, претензий.

Обращение – это апелляция к адресату, его наименование в процессе коммуникации. Обращение является обязательным элементом коммерческой корреспонденции. Оно используется также в служебной переписке при коммуникативной ситуации, требующей обращения к должностному лицу.

Наименование адресата в документе должно быть универсальным и профессиональным. Универсальные наименования используются как формы вежливого обращения к адресату и обобщенно характеризуют его как члена общества, включенного в систему социальных отношений и наделенного определенными правами и обязанностями: господа, господин, госпожа, граждане, гражданин, гражданка, коллеги. Такие наименования адресата часто сочетаются с фамилией, именем, отчеством адресата и прилагательными уважаемые, уважаемый, уважаемая.

Наиболее общие формулы обращения:

Уважаемые господа!

Уважаемый господин…(фамилия)!

Уважаемая госпожа…(фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый или Многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

В письмах-приглашениях допустимо обращение по имени и отчеству: Уважаемая Елена Алексеевна!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги!; Уважаемый коллега!

В официальном общении, в том числе в деловой переписке, свою специфику употребления имеют личные местоимения. Из местоимений 2-ого лица (ты, вы) допустима только форма множественного числа, при обращении к одному лицу – местоимение Вы.

При формулировке просьб, запросов, предложений используется форма 1-го лица множественного числа («представительское «мы»): Мы предлагаем Вам…

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. В них целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам…

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, например: Нам приятно сообщить, что… Мы полагаем, что оптимальное решение…

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации. От выбора соответствующих языковых средств зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…! Уважаемые…! Следует помнить, что после обращения ставится восклицательный знак.

Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, вытесняется словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений (гражданин начальник).

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Необходимо учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускаются ирония, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости, например: Не могли бы Вы быть так любезны...

Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

Вопросы для самоподготовки