Ваши офисные привычки.

1. Не смотря на то, большая ваша миссия или маленькая, ваш вид должен быть солидным и профессиональным. Когда пишите письма заключенным и миссиям, или частные письма, самое главное правило, которое вы не должны никогда забывать – никогда не посылайте ничего, написанного от руки. Фактически одна треть писем во всем мире или вообще не читается, или просто проглядывается, так как у людей нет времени читать рукописный текст или люди просто-напросто не понимают почерк.

2. Если вы посылаете письмо кому-нибудь, пожалуйста, удостоверьтесь в том, что ваш почтовый адрес находится не только на конверте, но и также в тексте письма. Еще лучше – вставьте или пропечатайте текст как тонкую линию внизу каждой страницы. Почему это необходимо? Конверты часто бывают разделены с содержанием. Они могут передаваться из офиса в офис, письмо может попадать в другие руки без конверта. Адрес на конверте может быть испорчен. На Западе некоторые почтовые службы используют штрих коды, которые клеят на липучках в любое место конверта. Таким образом, штамп или наклейки могут сделать обратный адрес на конверте невозможным для прочтения.

3. Если у вас есть возможность на почте – используйте несколько более дешевых и ярких марок, чем одну дорогую. Это сделает ваше письмо выделяющимся из всех писем, увеличит его шанс быть прочитанным.

4. Купите пачку хорошей бумаги, не экономьте деньги. Бумага может быть немного цветной, структурированной. Эта бумага – лицо вашей миссии. Всегда используйте эту бумагу для вашей исходящей почты. Пусть ваши письма и рекламные пакеты, рекламные страницы выглядят дорого и привлекательно. Также нужно использовать одинаковую бумагу для вашего рекламного пакета, чтобы легко было вытащить одни страницы и заменить другими, если информация нуждается в обновлении.

5. Не используйте пишущую машинку. Используйте любую возможность сделать компьютерный набор. Поищите службы, которые занимаются компьютерным набором и узнайте у них о превосходстве компьютера перед печатной машинкой. Вы увидите разницу между документом, приготовленным на машинке и набранном на компьютере:

А) Все ваши документы будут выглядеть профессионально. Вы можете поиграть с расположением текста на странице, с буквами, размером и даже цветом. Цветная печать может быть пока немного дорогая, но со временем цена цветной распечатки будет уменьшаться.

Б) у вас будет возможность редактировать существующих документы, потому что не нужно перепечатывать их, чтобы исправить ошибки или сделать обновление материала.

Г) с течением времени у вас будет возможность дать шаблоны постоянно используемых документов, писем, заявок и форм. Шаблоны могут быть легко использованы для того, чтобы написать любой документ.

Д) у вас будет возможность создать выпуск новостей, или благодарственное письмо, а потом модифицировать имя и адрес получателя для того, чтобы послать эту важную почту персонифицировано.

Е) все ваши документы могут поместиться на одной флеш-памяти, дискете, которую вы можете носить с собой в компьютерный сервис. У вас не скоро закончится место на этом диске. Не доверяйте компьютерному сервису держать ваши файлы на их компьютере без того, чтобы не давать вам копию на вашу дискету. У них есть свои причины заставлять вас обращаться к ним. Вирусы могут разрушить ваши документы в офисе. А нечестные офисы могут даже обмануть вас и сказать, что документы ваши потеряны для того, чтобы скачивать деньги за перепечатку старых документов.

Ж) ваш выпуск новостей и письмо с просьбой о финансовой помощи легко создать, а потом модифицировать, используя существующий текст в колонках и под фотографиями.

6. Вы можете предоставлять вашим корреспондентам конверт с обратным адресом. Ваш адрес уже напечатан на конверте. Вы можете использовать такие конверты для того, чтобы общаться с заключенными, а также с вашими спонсорами. Это вы нуждаетесь в их почте, а не они в вашей. Также очень полезно использовать подписанные конверты с обратным адресом в переписке с другими учреждениями или официальными лицами.