Сутність інформації та її місце у менеджменті

ТЕМА 1. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМИ МЕНЕДЖМЕНТУ

1.1. Поняття організації як об’єкта управління

1.2. Сутність інформації та її місце у процесі управління організацією

1.3. Інформаційне забезпечення управлінського процесу

1.4. Види та класифікації інформації у процесі менеджменту

Поняття організації як об’єкта управління

Сучасна організація — це відкрита, самокерована соціально-економічна система, яка володіє функцією управління, що забезпечує збереження чи розвиток основних властивос­тей системи згідно визначеної цілі. Управління дозволяє, в за­лежності від особливостей конкретних організацій і цілей управ­ління, стабілізувати діяльність організації, зберегти її якісну визначеність, підтримувати динамічну рівновагу із середовищем, забезпечити удосконалення організації і досягнення того чи іншого корисного ефекту.

Управління організацією — важлива функція самокерованої системи, на її виконанні спеціалізуються окремі елементи, су­купність яких утворює управляючу систему організації, або ме­неджмент організації.

Об'єктом управління в менеджменті є діяльність організації в цілому або окремих її підрозділів. Систе­му, що реалізує функції управління, називають системою управ­ління.

Система управління (далі СУ) організацією — це су­купність управляючої та управляємої (керованої) систем, відпо­відно суб'єкта та об'єкта управління.

Процес управління — це комплексна неперервна свідома діяльність управляючої системи, яка спрямована на розроблення та здійснення впливу на керовану систему з метою досягнення загальних цілей організації.

Процес управління в системі управління організацією має циклічний ха­рактер і протікає неперервно в часі та просторі.

Управлінські дії, які надходять з управляючої частини в керовану частину, можуть мати різний характер: енергетичні, матеріальні, інформаційні, в залежності від природи керованої частини.

Сутність інформації та її місце у менеджменті

Будь-який процес управління — це передусім інформаційний процес, який передбачає перетворення повідомлень, що надійшли, і формування таких керівних дій, за яких досягаються поставлені цілі управління. При цьому прийняття управлінського рішення можливе тільки за наявності достовірних, актуальних і зрозумілих повідомлень та подальшого опрацювання тих із них, які необхідні для вирішення саме цього економічного завдання. Для управління потрібні різні повідомлення, які відображають господарські процеси та явища, що відбуваються на підприємстві й поза ним. Опрацювання даних є процесом доведення їх до таких відомостей, які дають змогу ухвалювати раціональні управлінські рішення. На основі потреб управління інформацію можна визначити як повідомлення та знання, які допоможуть вирішити те чи інше завдання. На всіх етапах перетворення Даних вони відіграють роль інформаційного ресурсу, а інформація як продукт отримується на останній стадії опрацювання даних.

Розглянемо, існуючі визначення інформації:

· Інформація — це знання про особливий факт, подію або ситуацію.

· Інформація — це сукупність відомостей, повідомлень про господарську (комерційну) діяльність підприємств та їх зовнішнє середовище.

· Інформація — основа процесу управління, є предметом праці управлінських працівників, що представляє сукупність про стан керованої і керуючої систем, зовнішнього середовища.

· Інформація — повідомлення, що дозволяє усунути невизначеність значення в користувача про стан об'єкта, поточні події, розвиток системи.

Не всі повідомлення, дібрані з даних, можна вважати інформацією.

Отже, інформацією є ті дані, які поглиблюють знання про певну подію та викликають безпосередній інтерес під час вирішення того чи іншого функціонального завдання управління.

Відомий американський менеджер Якокка Лі стверджував, що для прийняття рішення необхідно володіти 95 % інформації з відповідної галузі. Через відсутність решти 5 % (ентропія – міра невизначеності ситуації) під час прийняття рішення виникає ризик. Хоч деякі автори вважають, що повна поінформованість обмежує творчу фантазію.

Менеджери провідних фірм змушені витрачати до 30 % робочого часу на пошук інформації. На сьогодні вони мають у своєму розпорядженні спеціальної інформації на 60 % більше, ніж десять років тому. Але час, відведений для прийняття рішень, скоротився в 3 рази.

В менеджменті уп­равлінські дії спрямовані на працівників організації з метою ко­ординації (узгодження) поведінки окремих людей чи колективів, тому управлінські дії мають інформаційний характер. Інформа­ційна взаємодія управляючої та керованої систем у СУ здійснюєть­ся у вигляді обігу інформації.

Обов'язковими вимогами до процесу обігу інформації є на­явність носія інформації, джерела і приймача, а також каналів зв'язку між ними, як представлено на рис.

В системі управління організацією як джерелом так і прий­мачем інформації є як суб'єкт управління, так і об'єкт управлін­ня, які є учасниками інформаційної взаємодії. Отже, інформаційний зв'язок між суб'єктом та об'єктом управління є двостороннім.

Інформаційні зв'язки в СУ підприємством зображені на рис. 3.2.

Прямий інформаційний зв'язок здійснюється потоком директивної інформації, яка формується в суб'єкті управління і є результатом логіко-розумової обробки інформації суб'єктом управління, відповідно до обраної техно­логії управління, в залежності від особливостей об'єкта управління, його стану в теперішньому часі та від цілі, яка визначає май­бутній стан об'єкта управління. Зворотний інформаційний зв'я­зок — це потік звітної інформації, який рухається в зворотному напрямку і містить відомості про виконання прийнятих рішень, про рівень впливу зовнішнього середовища на внутрішню управ­лінську ситуацію, про можливі відхилення від запланованого, тобто про стан об'єкта управління.

Менеджери організацій використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Вони залежать від інформації. Зазвичай люди не розрізняють інформацію і дані. Дані є характеристикою фактів і подій, джерелом інформації. Але самі по собі вони нічого не варті. Для того щоб зрозуміти, як менеджери використовують інформацію, охарактеризуємо інформаційні потреби в двох вимірах:

1. Рівень, на якому використовується інформація.

2. Тип використовуваної інформації.