Управлінська інформація

Для успішної діяльності будь-якій фірмі потрібен постійний потік правдивої та своєчасної інформації. На основі цієї інформації ухвалюються всі управлінські рішення. Система управлінської інформації на підприємстві складається із чотирьох підсистем:

• внутрішньої звітності;

• зовнішньої поточної інформації про зовнішнє середовище;

• показників маркетингових досліджень;

• даних аналізу інформації.

Є багато видів інформації, наприклад: технологічна, економічна, наукова, соціальна, медицинська, культурна, семантична (інформація, представлена у вигляді таблиць, формул і документів), але нас передусім цікавить економічна інформація, яка відображає дію економічних законів і містить характеристику господарських явищ і процесів.

Сприйняття та оцінка інформації і реакція на інформацію передбачає необхідність вольового й фізичного зусилля керівників усіх рівнів. Кожний керівник повинен бути налаштований на прийом, переробку, передавання інформації у вигляді управлінських рішень. Це допоможе йому зрозуміти випадкові та непередбачені проблеми, зробити прорив у невідоме, адаптуватися в мінливій обстановці та проявити інноваційний підхід, коли для досягнення результатів необхідно буде відшукати цілком нові рішення та ідеї.

Управлінська інформація - це дані, які є об'єктом зберігання, передачі, перетворення і використовуються для активного впливу на регулювання виробничої діяльності організації.

Інформація в процесі управління - це і об'єкт і продукт праці. Вона усуває невизначеність, дозволяє вивчати стан об'єкта, форми і методи діяльності. Без цих свідчень не може бути опрацьовано управлінське рішення. В свою чергу, само це рішення - це певна інформація для працівників сфери виробництва. Інформація - це основа управлінського рішення, так як вона передбачає її збір, обробку та аналіз в процесі опрацювання рішення. За допомогою інформації здійснюється циклічно повторюючи стадії процесу управління, одержання і переробки свідчень про стан управляючого об'єкта і передача управлінських команд цьому об'єкту. За допомогою інформації реалізується взаємозв'язок між органом управління і об'єктом управління, або між різними рівнями управляючої системи.

Інформація має такі ознаки:

· на певному етапі процесу управління виступає продуктом праці, а на послідуючому-його предметом;

· може тривалий час застосовуватися, і при використанні не втрачає споживчих якостей;

· має здатність накопичуватися, що дозволяє більш чітко встановлювати зв'язки і тенденції розвитку управляємого процесу, а в той же час може морально застаріти в результаті змін;

· структурні підрозділи організації виступають як споживачами інформації, так і джерелами.

Джерелами управлінської інформації можуть бути вище керівництво, підлеглі їм керівники і органи управління, засоби масової інформації, інформаційні системи, періодичний друк, зразки техніки, технічна документація, документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення в засобах масової інформації, публічні виступи ін.

Також джерелами будь-якої інформації є передбачені або встановлені законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення в засобах масової інформації, публічні виступи.

Найважливішу роль у менеджменті відіграє документ.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації иіляхом фіксації її на папері, магнітному або оптичному носії, чіпах (флеш-пам'яті), на кіно-, відео-, фотоплівці або іншому магнітному, оптичному чи електронному носії.

Для ефективного управління важливе значення має режим доступу до інформації. Це передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації. За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Слід мати на увазі, що держава здійснює контроль за режимом доступу за інформацією. Завданням його є забезпечення дотримання вимог законодавства про інформацію всіма державними органами, підприємствами, установами та організаціями, недопущення необґрунтованого віднесення відомостей до категорії інформації з обмеженим доступом.

Державний контроль за дотримання встановленого режиму здійснюється спеціальними органами, які визначають Верховна Рада і Кабінет Міністрів України.

Доступ до відкритої інформації забезпечується шляхом:

- систематичної публікації її в офіційних друкованих виданнях (бюлетенях, збірниках);

- поширення її засобами масової комунікації;

- безпосереднього її надання зацікавленим громадянам, державним органам та юридичним особам.

Порядок і форми надання громадянам, державним органам, юридичним особам і представникам громадськості відомостей за запитами встановлюються законодавством або договорами (угодами), якщо надання інформації здійснюється на договірній основі.

Обмеження права на отримання відкритої інформації забороняється законодавством.

Переважним правом на одержання інформації користуються громадяни, яким ця інформація необхідна для виконання професійних обов'язків.

Щодо інформації з обмеженим доступом, то вона за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну (КТ) і таємну.

Конфіденційна інформація — це відомості, які перебувають у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, отриманою за власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законодавством таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної та встановлюють для неї систему (способи) захисту.

Винятком є інформація комерційного та банківського характеру, а також інформація, правовий режим якої встановлено Верховною Радою України за поданням Кабінету Міністрів України (з питань статистики, екології, банківських операцій, податків тощо), та інформація, приховування якої є загрозою для життя і здоров'я людей.

Відомості, що не складають комерційної таємниці підприємства:

- установчі документи або документи, що дозволяють займатися підприємницькою або господарською діяльністю та її окремими видами;

- інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

- дані, необхідні для перевірки нарахування і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

- відомості про кількість і склад працюючих, їх заробітну плату в цілому і по професіях та посадах, а також наявність вільних робочих місць;

- документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

- інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпеки умов праці, реалізації продукції, що завдає шкоди здоров'ю;

- документи про платоспроможність;

- відомості про участь посадових осіб підприємства в товариствах, кооперативах, малих підприємствах, об'єднаннях та інших організаціях, що займаються підприємницькою діяльністю;

- відомості, які відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 9 серпня 1993 року, підприємства зобов'язані передавати перераховані відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства за їх вимогою.

Право власності на інформацію визначено Законом „Про інформацію", де вказано не лише права та обов'язки власника інформації, але й її споживачів, а також характер їхніх інформаційних відносин.

Право власності на інформацію — це врегульовані законом суспільні відносини щодо володіння, користування і розпорядження інформацією.

Інформація є об'єктом права власності громадян, організацій (юридичних осіб) і держави. Інформація може бути об'єктом права власності як у повному обсязі, так і об'єктом лише володіння, користування чи розпорядження.

Власник інформації щодо об'єктів своєї власності має право здійснювати будь-які законні дії.

Підстави для виникнення права власності на інформацію є такими:

- створення інформації своїми силами і за власний рахунок;

- договір на створення інформації;

- договір, що містить умови переходу права власності на інформацію до іншої особи

Власник інформації має право призначити особу, яка здійснює володіння, використання і розпорядження інформацією, і визначити правила опрацювання інформації та доступ до неї, а також встановлювати інші умови щодо інформації.

Слід мати на увазі, що згідно із Законом „Про інформацію", передбачено інформація може виступати як товар, продукція і послуги.

З переходом на ринкові відносини, розвитком форм власності, появою підприємств, які здійснюють комерційну діяльність, переходом на принципово нові економічні відносини між державою, виробниками, підприємствами торгівлі, банками, біржами тощо забезпечення економічною інформацією значно ускладнюється.