Елементи системи управлінського обліку

Система управлінського обліку повинна містити такі елементи:

- центри (зони) відповідальності;

- контрольовані показники;

- первинні документи управлінського обліку;

- облікові регістри для групування даних; форми управлінської звітності;

- облікові процедури збору, обробки і представлення інформації користувачам

Організація обліку по центрах відповідальності дозволяє вимірювати результати діяльності лінійних менеджерів, оперативно відслідковувати відхилення фактичних значень показників від цільових і виявляти їх причини (це управління за відхиленнями). Під центром відповідальності ми розуміємо посадових осіб організації, яким делеговані повноваження і відповідальність за виконання певних функцій управління і для яких встановлені цільові значення контрольованих показників. Приміром, при побудові управлінського обліку в сфері фінансів можуть виділятися центри відповідальності за доходи і витрати, прибуток та інвестиції. Якщо система управлінського обліку обмежується окремим структурним підрозділом підприємства, то центри відповідальності можуть бути виділені за результатами декомпозиції функціональних областей діяльності. Наприклад, у службі головного інженера на промисловому підприємстві можуть бути виділені центри відповідальності за досягнення цільових показників у таких областях: технологічне забезпечення;

- промислова безпека й екологія;

- технічне обслуговування і ремонт устаткування;

- технічний розвиток і прикладні наукові дослідження; забезпечення виробництва певними ресурсами (електроенергія, газ, вода тощо)

Для того щоб дані управлінського обліку формувалися цілеспрямовано, необхідно чітко визначити склад контрольованих показників по центрах відповідальності.

При цьому мають бути виконані такі дії:

1. Визначення основної мети діяльності підрозділів організації, що охоплюються системою управлінського обліку. Мета діяльності підрозділу визначається загальною (стратегічною) метою організації, її місією.

2. Декомпозиція основної мети діяльності на її складові під-цілі і завдання. У результаті декомпозиції визначають набір завдань, для кожної з яких може бути поставлений у відповідність вимірник досягнення результатів - грошовий або натуральний показник. При цьому також відбувається поділ під-цілей і завдань по рівнях управління (стратегія, плани по реалізації стратегії, бюджети). Залежно від потреб менеджменту управлінський облік може формувати показники як для всіх рівнів управління, так і для якогось окремого рівня (наприклад, облік за бюджетними показниками).

3. Далі по кожному завданню визначається набір показників, що відображають результат його виконання. Практика показала доцільність виділення двох груп показників - ключових і допоміжних. Ключові показники оцінюють діяльність підприємства (підрозділу, служби тощо) у цілому, тобто характеризують ступінь досягнення основної мети. Допоміжні відображають ступінь виконання вимог і обмежень по досягненню цілей. Наприклад, у функціональній області " екологія" ключовим показником може бути рівень викидів в атмосферу, допоміжним - відхилення від установлених нормативів викидів у навколишнє середовище.

4. Після розробки низки контрольних показників необхідно розподілити їх між виділеними раніше центрами відповідальності. При цьому встановлюється відповідність між складом розв'язуваних завдань у рамках центра відповідальності і вимірниками кінцевого результату його діяльності.

5. Завершальним етапом є визначення цільових значень контрольних показників, які є предметом планування. Вони можуть виступати як показники, що відбивають результат виконання планів (наприклад, значення доходів, витрат, прибутку у фінансовому плані), або відправною точкою для розробки планів. Наприклад, визначення цільового рівня рентабельності продажів є підставою для розробки плану заходів щодо його досягнення.

Завдання управлінського обліку — формування фактичних даних про значення контрольованих показників і надання їх зацікавленим особам усередині організації.

Іншим важливим моментом є визначення облікових періодів, тобто інтервалів часу, по закінченні яких стає доступною інформація про значення контрольованих показників. Очевидно, чим коротшими будуть облікові періоди, тим вищою оперативність управлінського обліку. Разом з тим, слід враховувати, що вибір коротких облікових періодів істотно ускладнює процедури управлінського обліку, збільшує його трудомісткість і висуває підвищені вимоги до професійної підготовки й інтенсивності роботі персоналу, зайнятого в обліковому процесі.