Лекция 2 Формализованный анализ АСОИУ

Методологической основой реализации этапе анализа существующих и вновь разрабатываемых АСОИУ являются общеотраслевые руководящие методические материалы

ОРМ М-1 по проведению формализованного анализа систем

табл. 2-2. Использование такой формализации позво­ляет; а) детально дать формальное описание входных, выходных и всех промежуточных массивов как при ана­лизе существующей, так и проектируемой системы; б) определить процедуры преобразования массивов в процессе формирования требуемого выхода; в) опре­делить структуру и выбрать технические средства проектируемой системы-

Рассмотрим основные спецификации при выполнении следующих этапов:

темы; г) дать оценку характеристикам качества системы и выбрать наилучший вариант. Совокупность всех форм предегавляет точное и полное описание всей системы.

Первым этапом изучения и анализа системы являет­ся выявление целей, организационной структуры, крите­риев и ограничений, существующих в действующей сис­теме управления. Все эти данные записываются на бланках описания организации (формы 00).

На этом этапе изучения действующей системы уп­равления должны быть выявлены такие общие характе­ристики организации, как правовое положение, основные взаимосвязи ее с другими организациями, ограничения на функционирование, деление ее на подразделения (отделы) и др. Источниками получения такой информа­ции служат положения об организации, приказы и рас­поряжения вышестоящих организаций, внутренние рас­поряжения и т. д. Одним из основных источников яв­ляются сведения, полученные в результате опроса сотрудников. Так как на этом этапе рассматриваются наиболее общие характеристики организации, беседы должны проводиться на достаточно высоком уровне — между руководителями организации и ее подразделений (отделов) и руководителями групп по анализу и проек­тированию систем.

К форме ОО прилагаются структурная схема орга­низации (форма СО), таблица функций (форма ТФО), реализуемых организацией, и характеристика выполняе­мых задач (форма ХЗ).

Структурная схема организации представляет собой модель организации в виде графа, вершинами которого являются отдельные подразделения или руководители. Ориентированные ребра графа отражают администра­тивные и функциональные связи в организации.

При построении схемы СО вначале строится граф административных связей, который в случае иерархиче­ской системы управления имеет вид направленного свсрм- вниз дерево. Затем на схему СО наносят опи­санные в форме ОО функциональные связи.

Форма ТФО представляет собой прямоугольную мат­рицу, по строкам которой записаны функции, реализуе­мые организацией, а по столбцам — ее подразделения и подчиненные организации. В матрице указывается ко­личество сотрудников, реализующих соответствующие функции и трудозатраты.

Правильное заполнение бланков анализа существенно облегчает работу на стадии проектирования новой системы. Если первоначальный, приближенный анализ показывает, что некоторая процедура или документы не имеют существенного значения или не сохраняются в новой системе, то о них можно иметь лишь самые общие сведения. Если целесообразно сохранить эту процедуру или документ, то их надо изучить детально и все необходимые сведения занести в соответствующие стандартные бланки.

После получения информации о своей организации в целом и отображения ее в бланках ОО и СО последовательно изучают функциональные подразделения для более детального исследования реализации каждой из функций, представленных в схеме ТФО. Цель исследования – это выявление существующего положения в организации, а также определение требований и условий функционирования каждого подразделения в АСУ. Источниками информации служат текущая и архивная документация, положения о подразделениях, информация, содержащаяся в формах описания организации, изучение деятельности сотрудников путем опроса и др.

Результаты, полученные при исследовании подразделений, должны быть представлены в бланках описаний функций ОП-Ф и информационных потоков ОП-И подразделений.

К этим бланкам прилагаются структурные схемы подразделений (СП), таблицы реализации функций подразделениями (ТФП) и обобщенная структурно-информационно-временная схема (ОСИВС).

Схема ОСИВС служит для наглядного представления этапов решения основных задач, их последовательности, движения информации во времени и по структурным подразделениям.

На схеме по горизонтали откладывается масштаб времени в днях, неделях, месяцах – в зависимости от общей продолжительности решения рассматриваемых задач. По вертикали схема разбивается на ряд горизонтальных полос, каждая из которых соответствует организации или структурному подразделению. Удобно выделять средние полосы для структурных подразделений рассматриваемой организации, расположенные выше полосы – для вышестоящих и ниже – для подчиненных организаций. На полученную сетку наносят этапы решения задач и движение информации, использую условные обозначения по ГОСТ 194284-74. На схему дополнительно наносят необходимые количественные характеристики. Например, у линий, обозначающих передачу документов, записывают количественную характеристику этого потока в виде дроби, в числителе которой проставляют средний объем передаваемых данных, выраженный в алфавитно-цифровых знаках или в количестве документов, а в знаменателе - среднюю частоту передачи.

Дл составления ОСИВС используют все ранее заполненные формы. В процессе составления ОСИВС необходимо провести детальный временной анализ прохождения информации в подразделениях и в случае необходимости уточнить параметры информационных потоков между подразделениями (внутренние потоки) и другими организациями (внешние потоки).

Второй этап анализа – изучение алгоритмов, реализующих функции подразделений, и детализация информационных потоков. Полученные на этом этапе сведения должны быть представлены в следующих формах: АД – анализ документов, АМ – анализ массивов, АП – анализ процедур.

Дополнительную информацию для заполнения этих бланков получают в результате опроса специалистов, выполняющих те или иные функции в действующей системе управления, исследования архивных материалов и существующей документации, а также в результате наблюдений за работой сотрудников.

При анализе существующих систем управления следует обращать внимание на процессы принятия решений и на документооборот. Ориентация на процессы принятия решений позволяет правильно выбрать потоки информации, необходимые для подсистем различного уровня. На основании информации, содержащейся в форме ОП-И, для исследуемого подразделения следует выявить функциональное назначение каждого документа, информацию, необходимую для его подготовки, алгоритм подготовки и последовательное использование каждого документа. При этом должны быть раскрыты содержание каждого документа. При этом должны быть раскрыты содержание каждого документа, способы получения, представления показателей элементов каждого документа и пределы их изменения. Вся эта информация отражается на формах АД и в формах АП и АП-С.

Изучение и анализ информационных массивов, используемых в данном подразделении, можно проводить одновременно с изучением и анализом входных и выходных документов. На основании информации, содержащейся в форме ОП-И для исследуемого подразделения, выявляются функциональное назначение каждого информационного массива, подробное содержание массивов, особенности работы с ними и т.д. Эта информация отражается на формах АМ.

Схему детального анализа процедур АП-С составляют для основных информационных потоков, требующих тщательного исследования. Проектируемые информационные потоки могут существенно отличаться от существующих, а составление схемы АП-С – весьма трудоемкая работа, так как основное ее назначение – дать подробное описание укрупненных блоков ОСИВС. Поэтому необходимость такого анализа должна быть тщательно рассмотрена.

Целесообразно разобрать схему АП-С вначале только для тех блоков ОСИВС, которые предполагается автоматизировать при реализации их в АСУ, а для остальных блоков – по мере необходимости после согласования и утверждения руководством заказчика предложений по автоматизации и разработке новой системы.

Сущность построения схемы АП-С заключается в следующем. Процесс формирования, передачи и переработки информации разбивается на ряд элементарных операций, под которыми понимается неделимая логически завершенная часть всего комплекса операций данного процесса. Элементарная операция характеризуется средствами и способами ее выполнения. Каждая элементарная операция отражается на схеме отдельным прямоугольником. Последовательность операций во времени и в пространстве указывается стрелками, соединяющими элементарные операции. Операции, происходящие нерегулярно, соединяют пунктирными стрелками.

Каждый прямоугольник, отражающий операцию, разбивают на 5 частей, в которых указывают: должность лица, выполняющего данную операцию или отвечающего за ее исполнение; технические средства, используемые при выполнении данной операции; наименование операции, достаточно полно и однозначно определяющее ее смысловое содержание; среднее время начала данной операции и максимальное отклонение от него; средняя и максимальная продолжительность выполнения данной операции.

Рядом с используемыми символами могут быть помещены различные вспомогательные обозначения, например внутри символа документа можно указать его номер или шифр, количество алфавитно-цифровых знаков, у символа перемещения документов – число пересылаемых документов за день, месяц или количество знаков и др. Допускаются и другие поясняющие или дополняющие записи на поле схемы, справа или снизу от соответствующего символа.

Схема АП-С позволяет разбить совокупность элементарных операций на группы по различным признакам, оценить соотношение между ними. На схеме наглядно видны дублирующие пути и петли в движении информации; могут быть получены итоговые количественные характеристики. С помощью таких схем легко получить самые различные количественные характеристики процесса выполнения комплекса операций и выявить противоречивость сведений, получаемых из разных источников. При этом некоторая часть информации, содержащейся в форме АД, АМ, АП и АП-С, может оказаться избыточной и не будет использована при проектировании новой системы управления.

Информация о существующей системе управления, содержащейся в описанной выше совокупности стандартных документов, детализируется и уточняется по мере их заполнения. Поэтому в случае каких-либо расхождений должно быть проведено дополнительное исследование для выявления достоверной информации. На этом же этапе должны быть проверены и окончательно заполнены графы перекрестных ссылок.

Вся информация, полученная в результате изучения существующей системы, содержится в указанных бланках, совокупность которых является, таким образом, описательной моделью существующей системы.

На основе анализа информации, содержащейся в бланках, специалистами по анализу и проектированию систем совместно с сотрудниками гостиничной организации, для которой разрабатывается АСУ, составляется задание на разработку новой АСУ.