Информационное обеспечение. Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующий в системе управления при ее функционировании.

Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСП), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:

- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;

- возможность машинной обработки, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;

- необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Основные функции документационного обеспечения:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Унифицированные системы документации в СУП.

1. Плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

2. Первичная учетная (по учету труда и заработной платы);

3. Отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

4. По социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

5. Организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель СУП, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.