Формирование карточки исполнения

Данная операция доступна группе пользователей «Регистратор», «Контролер» либо «Исполнитель» и возможна для документов со статусом «На исполнении» (На рассмотрении). Операция доступна из вкладки «Рабочая область» для Исполнителей, и из вкладки «Документооборот» для Делопроизводителей, Регистраторов и Контролеров.

На панели действий «Рабочей области» расположена кнопка «Выполнение», при нажатии на которую предлагается два варианта – Создать карточку исполнения и Принято к сведению.

Для того, чтобы оформить карточку исполнения, необходимо в любой из вкладок выбрать нужный документ и открыть его. На панели действия документа нажать кнопку «Действия–Выполненный». Система предложит экранную форму карточки исполнения для заполнения (Рисунок 67– Карточка исполнения). После ввода реквизитов и нажатия кнопки «ОК» документ приобретает статус «Исполненный» (если он не был поставлен на контроль) или «Выполненный» (если документ контрольный). КИ также может быть создана с вкладки «Рабочая область» сотрудника с ролью «Исполнитель», если документ на исполнение поступил им в виде задания.

Рисунок 67– Карточка исполнения

Поля карточки исполнения «Исходящий документ», «Служебная записка» и «Примечание» предназначены для описания работы по документу, проведенной Исполнителем, а также созданием ссылки на документ, отвечающий на исполняемый документ. Поиск исходящего документ и служебной записки осуществляется вводом требуемого номера или выбором из списка (см. раздел «Регистрация документа»).

Поле «Номенклатурное дела» является обязательным для заполнения для формирования электронного архива Организации. Исполнитель выбирает в данном поле номенклатурное дело своего подразделения, в котором должен храниться бумажный документ. Исполнители видят список номенклатуры своего структурного подразделения.

Поле «Приложение» предназначено для вложения электронного документа, если таковой имеется. Для этого необходимо нажать на кнопку «Обзор», выбрать документ и нажать «ОК», предварительно заполнив все необходимые поля. Для просмотра файла в карточке исполнения необходимо просто кликнуть мышкой по нужному файлу, он откроется в формате, в котором был создан, Рисунок 68 – Открытие вложенных файлов из карточки исполнения.

Рисунок 68 – Открытие вложенных файлов из карточки исполнения

Кнопка «Принят к сведению» во вкладке «Рабочая область» позволит исполнить задание без создания КИ. Эта операция присвоит статус «Исполненный» заданию (документ останется со статусом «На исполнении»). Проведение такой операции предпочтительно для заданий со статусом «Для сведения» или если Исполнитель не является ответственным исполнителем документа.

Если карточку исполнения создает ответственный исполнитель документа, документ автоматически будет исполнен, даже если соисполнители не создали отчеты по исполнению. В этом случае соисполнители смогут создать отчеты по исполнению своих заданий, но изменить статус документа не смогут.