Порядок заполнения учетных регистров по отражению кассовых операций

Целью данного раздела практики является изучение порядка заполнения учетных регистров.

Задачами раздела являются:

– ознакомиться с порядком заполнения и хранения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей к ним;

– изучить сроки хранения первичных документов и учетных регистров в соответствии с законодательством РФ [1, 16-18].

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Синтетический учет кассовых операций ведется в журнале-ордере № 1 (прил. 8) по кредиту счета 50 «Касса» и Главной книге (прил. 9).

Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы брошюруются в порядке последовательности записи в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу-ордеру или ведомости, должна быть приложена справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с № __ по № __ включительно) и количество листов.

На папках указывается название предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала-ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Журналы-ордера и ведомости хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждой ведомости и журнала-ордера.

Задание 2. На основании кассовых ордеров заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (табл. 3).

Таблица 3

Окончание табл. 3

Задание 3. На основании кассовых ордеров заполнить кассовую книгу (прил. 7).

Задание 4. Рассчитать лимит остатка кассы для ООО «Время» на 2010 г.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П " О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ" все предприятия, осуществляющие налично-денежные расчеты, обязаны ежегодно предоставлять в обслуживающий банк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (расчет лимита остатка кассы) по форме № 0408020 в 2-х экземплярах.

При наличии нескольких расчетных счетов в различных банках и установлении лимита остатка кассы в одном из них, предприятию необходимо предоставить в Банк копию расчета лимита остатка кассы, заверенную оттиском печати и подписями согласно карточке образцов подписей и оттиска печати предприятия.

По предприятию, не предоставившему расчет лимита остатка кассы ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков.

Лимит остатка кассы устанавливается:

– для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков ежедневно, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

– для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков на следующий день, - в пределах среднедневной выручки;

– для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков не ежедневно (1 раз в несколько дней), - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

– для предприятий, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

– для предприятий, имеющих незначительный объем выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) с предоставлением письменного обоснования.

Все графы расчета лимита остатка кассы должны быть заполнены следующим образом:

1. В строке «налично-денежная выручка за последние 3 месяца» указывается фактическая выручка за данный период (в случае резких изменений объемов выручки приводятся данные за последний месяц; вновь организуемые предприятия или предприятия, которые только планируют вести налично-денежные расчеты, показывают ожидаемую сумму выручки на предстоящий месяц).

2. Среднедневная выручка рассчитывается путем деления общего объема выручки на количество рабочих дней за указываемый период.

3. Среднечасовая выручка рассчитывается путем деления среднедневной выручки на количество рабочих часов в сутках.

4. Если предприятие не имеет налично-денежной выручки - ставится прочерк в указанных строках.

5. В строке «выплачено наличными деньгами за последние 3 месяца» указывается фактическая сумма произведенных расходов за данный период кроме расходов на зарплату и выплаты социального характера. Денежные средства, полученные в учреждении банка по чеку, так же включаются в сумму по данной строке (в случае резких изменений объемов расходов - приводятся данные за последний месяц; вновь организуемые предприятия или предприятия, которые только планируют вести налично-денежные расчеты, показывают ожидаемую сумму расходов на предстоящий месяц).

6. Среднедневной расход рассчитывается аналогично пункту 2.

7. В строке количество рабочих дней указывается фактическое количество рабочих дней предприятия с учетом пункта 1.

В декабре 2009 г. кафе ООО «Время» подало в обслуживающий банк расчет остатка лимита кассы на 2010 г. Фирма работает ежедневно с 10.00 до 20.00 без выходных и праздничных дней. Следовательно, за период с сентября по ноябрь 2009 г. число рабочих дней составило 91 (30+31+30), количество рабочих часов – 910 (91 день х 10 ч). В течение 3 последних месяцев кафе получило выручку в сумме 457000 руб.

Среднедневная выручка кафе составила:

457000 руб.: 91 день = 5022 руб.

Среднечасовая выручка кафе равна:

457000 руб.: 910 раб. ч = 502 руб.

За рассматриваемый период из кассы кафе было выдано 45000 руб. на командировочные расходы и 10000 руб. на оплату такси. При этом общехозяйственные расходы составили 25000  руб. Таким образом, всего расходов:

45000 +10000 + 25000 = 80000 руб.

Среднедневной расход составил компании:

80000 руб.: 91 день = 879 руб.

Выручку ООО «Время» сдает в банк в 11.00 на следующий день. Компания определила лимит в сумме 5000 руб. (т. е. в несколько большем размере, чем разница между среднедневной выручкой и среднедневным расходом). При этом в расчете компания указала такие направления использования наличных денежных средств: командировочные расходы, общехозяйственные расходы.

Бланк расчета лимита кассы заполняется в 2 экземплярах. Один из них остается в банке, а другой передается в бухгалтерию организации, где хранится вместе с кассовыми документами.

Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) на основании письменного заявления, оформленного от имени предприятия, с изложением причин и предоставлением нового расчета лимита остатка кассы. Заявление необходимо заверить оттиском печати и подписями, согласно карточке образцов подписей и оттиска печати предприятия.

Задание 5. Заполнить журнал-ордер № 1, ведомость № 1 (прил. 8) и главную книгу (прил. 9).

Задание 6. Рассмотреть порядок заполнения чека на получение наличных денег в банке (прил. 10).

Получение наличных денег в банке осуществляется по предъявляемому в банк чеку из получаемой в банке денежной чековой книжки.

Форма денежного чека законодательно не установлена. Поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму чека, сохраняя при этом обязательные реквизиты денежного чека.

Чековые книжки выдаются представителю организации банком, в котором открыт расчетный счет и заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание, на основании поданного в банк заявления о выдаче чековой книжки.

Обычно в чековой книжке содержится 25-50 страниц, каждая из которых состоит из двух частей: собственно чек, подлежащий сдаче в банк, и корешок, который остается в организации.

Ошибки, помарки и исправления при заполнении лицевой стороны чека не допускаются.

Испорченные бланки чеков остаются в чековой книжке (подклеиваются к корешку) и погашаются подписью «Испорчен».

Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее 3 лет.

Денежная чековая книжка хранится под ключом у главного бухгалтера. Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой любого цвета, кроме желтого, красного и зеленого, и одним почерком, т.е. одним человеком.

Наименование чекодателя, т.е. владельца расчетного счета и чековой книжки, и номер счета чекодателя проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках.