Документооборот и график документооборота

Целью данного раздела практики является изучение документооборота организации и составление графика документооборота.

Задачами раздела являются:

– ознакомление студентов с документооборотом организации [19];

– рассмотрение графика документооборота на практическом примере;

– изучение направлений совершенствования документооборота.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

Документооборот в организации утверждает руководитель в виде графика документооборота. График документооборота может содержать:

1. Номер формы документа.

2. Наименование документа.

3. Число экземпляров документа.

4. Кто составляет документ.

5. Время составления и срок действия документа.

6. Сроки поступления документов в бухгалтерию и ответственные лица.

7. Ответственное лицо за проверку документа.

8. Кто утверждает документ.

9. Сроки регистрации документа и ответственные лица за регистрацию.

10. Какие учетные записи делаются на основании документа.

11. Сроки отправки документа сторонним организациям и ответственные лица.

12. Текущее хранение документа в организации (место, срок, ответственные лица).

13. Хранение документа в архиве организации (срок, ответственные лица).

14. Передача документа в государственный архив (срок, ответственные лица).

15. Уничтожение документов (срок, ответственные лица).

Необходимо составить график документооборота для следующих форм документов (табл. 5).

Таблица 5

Примерный график документооборота организации

Окончание табл. 5