Документов и учетных регистров

Целью данного раздела практики является изучение порядка и сроков хранения первичных документов и учетных регистров.

Задачами раздела являются:

– ознакомиться с порядком хранения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей к ним и первичных документов;

– изучить сроки хранения первичных документов и учетных регистров в соответствии с законодательством РФ [1, 16-18].

Порядок хранения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей к ним и первичных документов должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по записям в учетных регистрах.

Бухгалтерский архив при журнально-ордерной форме учета должен храниться в следующем порядке.

Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы брошюруются в порядке последовательности записи в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу-ордеру или ведомости, должна быть приложена справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с № __ по № __ включительно) и количество листов.

На папках указывается название предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала-ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Журналы-ордера и ведомости хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждой ведомости и журнала-ордера.

Производственные отчеты по растениеводству и животноводству, по промышленным, вспомогательным и прочим производствам и расходам, по общепроизводственным и общехозяйственным расходам хранятся в отдельных папках, открываемых на год, по каждой отрасли, отделению, ферме и хозяйству.

Регистры по учету расчетов с дебиторами и кредиторами хранят в отдельных папках.

Листки-расшифровки хранят вместе с документами, относящимися к журналам-ордерам или вспомогательным ведомостям, в которых производились записи на основе этих документов или листков-расшифровок.

Расчетные ведомости по заработной плате хранятся в отдельной папке по месяцам или в целом за год, что зависит от числа ведомостей.

Папки для хранения следует изготовлять с внутренними корешками (в виде узких полосок); формат папок должен соответствовать формату журналов-ордеров и ведомостей. К каждому корешку приклеивается бланк журнала-ордера или ведомости в строгой последовательности месяцев, номеров отделений и т. п.

Если по какому-либо журналу-ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, то каждая партия таких документов хранится в папках, открываемых на год. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого узкими полосками.